هل ترغب في تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني انت في المكان الصحيح في هذه المقالة سوف تتعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني، سواء أكان رسميًا أم غير رسمي. أولاً، سنتعرف على أساسيات البريد الإلكتروني وكيفية إنشاء عنوان بريدك الإلكتروني الخاص، ثم سنراجع المقالة كيفية كتابة خطاب رسمي أو غير رسمي، وإرساله عبر البريد الإلكتروني، مع أمثلة أخرى لأنواع مختلفة من الرسائل التي تقوم بها. سوف تحتاج إلى إرسال في حالات مختلفة. تابع القراءة لمعرفة المزيد ثم ابدأ رحلتك إلى عالم البريد الإلكتروني.
أساسيات كتابة البريد الإلكتروني
- يجب تحديد التنسيق المناسب للبريد الإلكتروني، سواء كان رسميًا أم غير رسمي.
- الاعتماد على التنسيق الخاطئ لتوجيه بريدك الإلكتروني يمكن أن يسبب سوء فهم مع المرسل إليه.
- ستحتاج إلى حساب بريد إلكتروني على موقع ويب مزود خدمة موثوق به.
خطوات
أساسيات البريد الإلكتروني
1 ابدأ بإنشاء عنوان بريد إلكتروني لنفسك. هل لديك عنوان بريد إلكتروني أم لا يمكنك إنشاء حساب على خدمة البريد الإلكتروني. هناك بالفعل العديد من مواقع الويب لخدمات البريد الإلكتروني المجانية حيث يمكنك إنشاء حسابك الخاص دون أي تكلفة. بعض الأمثلة على هذه المواقع الشعبية هي
- بريد Gmail.
- هوتميل.
- بريد ياهو بريد ياهو.
2 انقر فوق إنشاء أو رسالة جديدة. افتح مربع إنشاء الرسالة لكتابة بريدك الإلكتروني. تختلف الطريقة اعتمادًا على مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك، ولكنك ستجد دائمًا إما زر “إنشاء” أو “رسالة جديدة”.
- إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة، فراجع صفحة المساعدة الخاصة بخدمة البريد الإلكتروني التي اخترتها لمعرفة خطوات إنشاء رسالة جديدة.
3 إضافة عناوين. لست بحاجة إلى كتابة عنوان بريدك الإلكتروني، لكنك تحتاج إلى إضافة عناوين الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني.
- افصل بين كل بريد إلكتروني بمسافة أو فاصلة (،)، حسب مزود الخدمة. سيوضح لك مزود الخدمة الطريقة الصحيحة لفصل عناوين البريد الإلكتروني المختلفة.
- أضف عنوان أو عناوين المرسل إليه الأساسي في الحقل “إلى”. المرسل إليه الأساسي هو الشخص الذي من المتوقع أن تصل رسالتك مباشرة.
- أضف عناوين البريد الإلكتروني الأخرى في حقل “نسخ – نسخة” ؛ تم تخصيص هذا الحقل للعناوين التي تريد إرسال الرسالة إليها، ولكن بدون توجيهها مباشرةً إلى مالك العنوان، ولكن بدلاً من ذلك، اتبع فقط المعلومات الواردة في الرسالة.
- أضف عناوين البريد الإلكتروني التي ترغب في إخفائها في حقل “نسخة عمياء – نسخة مخفية الوجهة” ؛ هذا المربع مخصص للعناوين التي لا تريد أن تظهر لمستلمي الرسالة في الحقلين السابقين، ولكن في نفس الوقت تمكن مالك عنوان البريد الإلكتروني المضاف في المربع من عرض الرسالة.
4 أضف عنوانًا مناسبًا لرسالتك. تسمح لك مواقع موفري الخدمة بإضافة عنوان إلى رسالتك في حقل “الموضوع”.
- اختر عنوانًا قصيرًا ومحددًا ومعبرًا لرسالتك.
- على سبيل المثال هل تتحقق من حالة صديقك اكتب عنوانًا بسيطًا مثل “ما الأخبار” إذا كنت تكتب إلى أستاذك في الجامعة للاستعلام عن بحثك الأكاديمي القادم، فيجب أن يكون سطر الموضوع “بخصوص بحثك القادم”.
- يمكنك أيضًا تحديد طبيعة الرسالة إذا كانت استفسارًا بخصوص مشكلة، عن طريق كتابة العنوان “استفسار بخصوص …” أو “استفسار”، ثم إضافة كلمات رئيسية سريعة بخصوص الموضوع.
- تصل الرسائل غير المعنونة إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم الموضوع عليه علامة “بلا عنوان”.
- اختر عنوانًا قصيرًا ومحددًا ومعبرًا لرسالتك.
5 اكتب محتوى البريد الإلكتروني. اكتب رسالتك في المربع الأبيض أسفل سطر موضوع البريد الإلكتروني. يجب أن تتضمن رسالتك التحية المناسبة ونص الرسالة وختامًا مناسبًا.
- اجعل رسائلك قصيرة وموجزة قدر الإمكان. المراسلات عبر البريد الإلكتروني، بطبيعتها، سريعة.
6 انقر فوق الزر “إرسال”. انقر فوق زر الإرسال بعد كتابة رسالتك ومراجعتها بحثًا عن أي أخطاء إملائية أو نحوية، والتأكد من إضافة المعلومات اللازمة التي ترغب في إرسالها. انقر فوق الزر “إرسال” إذا كانت رسالتك جاهزة للإرسال إلى العناوين التي حددتها.
اكتب بريدًا إلكترونيًا غير رسمي
1 قرر ما هي المواقف الأفضل أن تكتب بريدًا إلكترونيًا ودودًا. هذه الرسائل للأصدقاء والعائلة والأزواج. يمكنك كتابتها بطريقة ودية ومخاطبتها بشكل غير رسمي.
- تجنب الصياغة الودية في حالة الرسائل الجماعية لأصدقائك وعائلتك، مثل إعلان بأنك تبيع منزلك، أو طلب المساعدة في حملة لجمع التبرعات تقوم بتنظيمها، أو دعوة لحضور حدث عائلي، وما شابه ذلك ؛ يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى عناوين بريد إلكتروني متعددة في نفس الوقت، لذلك من الأفضل إبقائها رسمية.
2 اختر عنوانًا غير رسمي لرسالتك. ليس من الضروري كتابة عنوان للرسائل الودية، ولكن يمكنك دائمًا الاكتفاء بعنوان قصير ومحدد بتنسيق لطيف.
- إذا كنت تراسل صديقًا للاطمئنان عليه، فاكتب عنوانًا خفيفًا أو بسيطًا مثل، “متى نذهب، يا صديقي!”
- إذا كنت تراسل صديقك لسبب محدد، فمن الأفضل توضيح ذلك في العنوان ؛ على سبيل المثال إذا كنت تدعو صديقك إلى حفلة عيد ميلادك، فاكتب العنوان “Invite for my birthday”.
3 خاطب الشخص باسمه الحبيب. يجب أن تخاطب الخطاب بشكل غير رسمي، لكن كن مهذبًا وأن تخاطب المستلم باسمه / اسمها الأول.
- يمكن أن يكون التحية على رسالتك ببساطة اسم الشخص الذي يتم توجيهها إليه
- “آدم”
- أو يمكنك إضافة تحية بسيطة مثل
- مرحبا ادم.
- مرحبا ادم.
- صباح الخير يا آدم.
- يمكن أن يكون التحية على رسالتك ببساطة اسم الشخص الذي يتم توجيهها إليه
4 اجعل محتوى رسالتك واضحًا باستخدام تنسيق غير رسمي. يجب أن يكون محتوى الرسالة واضحًا ومفهومًا مع الحفاظ على طابع غير رسمي أكثر ودية.
- أعد قراءة الرسالة وقارن طريقة كتابتها بالطريقة التي تتحدث بها مع هذا الشخص في الحياة الواقعية. إذا كنت لا ترى فرقًا كبيرًا، فقد اخترت تنسيقًا مناسبًا ويمكنك الضغط على زر الإرسال.
- استخدم الاختصارات والعبارات العامية. لا يمكن استخدام الاختصارات والعبارات العامية في البريد الإلكتروني الرسمي، ولكن من المقبول استخدامها إذا كنت تكتب خطابًا غير رسمي إلى صديق. X موارد البحث
- إذا كنت تكتب رسالتك بالإنجليزية، فلا بأس من استخدام اختصارات مثل “Thx” بدلاً من “شكرًا”. إذا كنت تكتب رسالتك باللغة العربية، فلا بأس من استخدام بعض الكلمات العامية والعامية التي ستستخدمها في محادثاتك مع هذا الشخص.
- يمكنك أيضًا استخدام الرموز.
5 لا تنسى التوقيع باسمك في النهاية. التوقيع هو توقيع أساسي للبريد الإلكتروني، مثله مثل التحية، ولكنه ليس ضروريًا لرسالة غير رسمية، على الرغم من أنه من الأفضل دائمًا كتابة اسمك في نهاية الرسالة.
- يمكنك إنهاء الحرف باسمك بأبسط طريقة ممكنة، مثل
- “محمد”.
- “جَذّاب”.
- يمكنك أيضًا تغيير الاستنتاج مثل
- “أراك لاحقًا يا محمد!”
- “سيبدأ العد التنازلي لنهاية الرسالة الآن … واحد … اثنان … ثلاثة.”
- يمكنك إنهاء الحرف باسمك بأبسط طريقة ممكنة، مثل
اكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا
1 اعرف متى تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا. عند الكتابة إلى شخص لا تعرفه شخصيًا، اكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا. يشمل ذلك زملائك، مديرك، عملائك، معلميك، أساتذة الجامعات، وأي شخص آخر لا تربطك به صلة وثيقة.
- ضع في اعتبارك أن تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي لن يكون ضروريًا مع بعض هؤلاء الأشخاص بمجرد تطوير علاقة شخصية معهم، أي عندما تكون الرسالة شبه الرسمية أفضل بكثير من الخطاب الرسمي الجاف.
- حافظ على نبرة رسمية في محادثاتك مع الشخص في الحياة الواقعية، وتجنب اللغة العامية أو العامية على الإنترنت.
- لا تنس تسجيل اسمك في النهاية بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة بك.
- ضع في اعتبارك أن تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي لن يكون ضروريًا مع بعض هؤلاء الأشخاص بمجرد تطوير علاقة شخصية معهم، أي عندما تكون الرسالة شبه الرسمية أفضل بكثير من الخطاب الرسمي الجاف.
2 اختر العنوان المناسب لرسالتك. اختر عنوانًا قصيرًا ومحددًا حتى يفهم المستلم معنى رسالتك.
- على سبيل المثال
- “سؤال بخصوص البحث المطلوب” عند مراسلة أستاذك في الجامعة بخصوص البحث الذي طلبه من صفك.
- “نموذج طلب إعلان وظيفة مدير” عند الاتصال بإعلان عن وظيفة.
- “مشكلة مع المنتج / الخدمة” عندما تتصل بخدمة العملاء بخصوص أي مشكلة تتعلق بمنتج اشتريته أو خدمة تحصل عليها.
- على سبيل المثال
3 ابدأ بتحية رسمية. التحية الرسمية ضرورية في البريد الإلكتروني الرسمي. وهي تبدأ بكلمة مثل “عزيزي” متبوعة باسم المرسل إليه. تأكد من استخدام الاسم والمسمى الوظيفي الصحيحين، متبوعين بفاصلة.
- على سبيل المثال
- عزيزي السيد عبد الرحمن،
- عزيزي الأستاذة سارة،
- عزيزي دكتور زايد،
- على سبيل المثال
4 تأكد من أن محتوى رسالتك واضح ودقيق. التزم بمحتوى موجز من عدة فقرات لجعل رسالتك مباشرة وواضحة، ولا تنس الاعتماد على اللهجة الرسمية وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.
- تجنب استخدام الاختصارات والعبارات العامية والعامية.
- تجنب استخدام الرموز التعبيرية والتعبيرات العامية على الإنترنت.
5 قم بإنهاء رسالتك بشكل مناسب. هناك العديد من الطرق المختلفة لإنهاء رسالتك الرسمية. كل ما عليك فعله هو الحفاظ على نغمة مهذبة وإضافة فاصلة.
- أمثلة على البيانات الختامية
- مع حبي،
- مخلص،
- تحياتي،
- شكراً جزيلاً،
- أطيب التمنيات،
- أمثلة على البيانات الختامية
6 أضف معلومات الاتصال في توقيعك. لا تنس توقيع اسمك في نهاية الرسالة مع المسمى الوظيفي والوصف الوظيفي، ثم أضف معلومات الاتصال المناسبة حتى يتمكن المرسل إليه من الاتصال بك عند الضرورة.
- تأكد من تضمين الوصف الوظيفي الخاص بك، أي الوظيفة التي تعمل بها في الشركة أو الكيان الذي تكتب منه إلى الشخص.
- أضف معلومات الاتصال مثل رقم الهاتف ورقم الفاكس وعناوين البريد الإلكتروني الأخرى وموقع الويب الخاص بالمؤسسة التي تعمل بها.
أنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية
1 أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميلك المسافر. إذا سافر صديق أو أحد أفراد العائلة مؤخرًا، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني إليهم للتحقق من حالهم ؛ اسأله عن بلده الجديد، وأين يعيش، والأنشطة التي يقوم بها خلال يومه.
2 أرسل بريدًا إلكترونيًا للتأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. إذا قابلت شخصًا ما في بيئة اجتماعية وأعطاك عنوان بريده الإلكتروني، فيمكنك كتابة رسالة ودية للتأكد من صحة العنوان الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني.
3 أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى رجل. إذا كنت فتاة وترغب في إرسال رسالة نصية إلى رجل لأول مرة، فعليك أن تجعل رسالتك ذكية وغير رسمية بالكلمات الصحيحة ؛ قرر أيضًا ما إذا كنت تريد الكشف عن إعجابك به في الرسالة أم لا.
- تذكر أنه يمكنك دائمًا مشاركة الطريقة التي تريدها في رسالتك.
4 تعرف على كيفية كتابة بريد إلكتروني لفتاة. إذا كنت تكتب خطابًا إلى فتاة لأول مرة، فقد تكون قلقًا بشأن اختيار الكلمات الصحيحة. لا تقلق، فقط اكتب رسالة بسيطة بنبرة غير رسمية، واختر كلماتك بعناية.
5 اكتب بريدًا إلكترونيًا للمغازلة. إذا كنت ترغب في مغازلة فتاة عبر البريد الإلكتروني، يمكنك الاعتماد على بعض عبارات المغازلة المناسبة التي يمكنك توجيهها للفتاة وجهًا لوجه. يمكنك أيضًا استخدام الرموز المناسبة في نفس السياق.
- يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى فتاة بعد التعرف عليها عبر تطبيقات المواعدة ؛ تذكر أن تكون مهذبًا وأن تستخدم أسلوب المغازلة الذي يمكنك توجيهه إليها شخصيًا.
6 اكتب بريدًا إلكترونيًا غراميًا. يمكنك دائمًا إرسال بريد إلكتروني إلى صديقتك أو زوجتك إذا كنت مسافرًا، وهي فكرة لطيفة وغير تقليدية للتعبير عن حبك بطريقة غير عادية.
أنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
1 التقديم للعمل عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إرسال طلب وظيفة مع سيرتك الذاتية عبر البريد الإلكتروني موضحًا أسباب ملاءمتك للوظيفة والمؤهلات التي تمتلكها. لا تنس أن تضيف سيرتك الذاتية في المرفقات.
- يمكنك أيضًا تحديد فترة التدريب المحددة التي ترغب في التقديم لها، مع توضيح الأسباب التي تجعلك ترغب في التقديم، ولا تنسَ شرح الأسباب التي تجعلك المرشح الأنسب.
في حالة عدم تلقيك ردًا من الجهة التي تتقدم إليها.
2 قد تشعر بالخوف قليلاً من خلال إرسال رسالة نصية إلى أستاذك الجامعي، لكن الأمر بسيط للغاية. كل ما عليك فعله هو أن تجعل رسالتك واضحة ومحددة حتى يتمكن أستاذك من عرضها والرد عليها وسط جدول أعماله المزدحم.
- إذا كان أستاذك الجامعي يعرفك جيدًا، يمكنك الكتابة إليه
3 إرسال استفسار عبر البريد الإلكتروني الخاص بك. الاستفسارات التي يمكنك من خلالها الاستفسار عن إمكانية قبول مساهماتك المكتوبة وغيرها ؛ ستحتاج إلى تقديم البيانات والنماذج المناسبة لعملك حتى يتمكن المرسل إليه من مراجعتك والرد عليك.
4 يمكنك التواصل مع قسم الموارد البشرية في عملك عبر البريد الإلكتروني ؛ فقط تأكد من توضيح الغرض من رسالتك واختيار عنوان محدد.
تحذيرات
- لا تشارك أبدًا حساباتك الشخصية وكلمات المرور وأي معلومات شخصية، مثل بيانات بطاقة الائتمان، وما إلى ذلك، عبر البريد الإلكتروني.