كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما البريد الإلكتروني أو ما يسمى بالبريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر انتشارًا بين الأشخاص للاتصالات المهنية، لأن اللغة الإنجليزية هي اللغة الأساسية والأساسية في بعض الصناعات والأعمال، وعلى الرغم من أن البريد الإلكتروني أقل رسمية من الخطاب الرسمي، إلا أنه من المهم إتقان كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية وجيدة، حيث أن كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح وواضح يساعد على إعطاء انطباع جيد عن الكاتب. للعملاء وأصحاب العمل في جميع أنحاء العالم.
تعرف على كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لشركة
يجب أن تكون هناك خطوات معينة تساعد الشخص على كتابة البريد الإلكتروني بشكل جيد وواضح، ويمكن التعرف على هذه الخطوات من خلال الأسطر التالية
1- ابدأ بتحية مهنية
- أثناء طريقة كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما، تأكد دائمًا من البدء بتحية احترافية. على سبيل المثال، نستخدم لقب عائلة المرسل إليه في الرسائل الرسمية، مثل (Dear Mrs Price)، أي عزيزتي السيدة برايس.
- في حالة عدم معرفة اسم الشخص الذي تراسله، وهذا ما يحدث عادة عند التقدم لوظيفة، لذلك من الأفضل البحث عن اسم مدير التوظيف أو الاجتماع المحتمل، و Linkedin هو أحد الموارد العظيمة في هذه الحالة.
- إذا لم تكن متأكدًا من الاسم، يمكنك استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تتواصل معه (مثل مدير التوظيف العزيز)، أو استخدام اسم الفريق أو الشركة (مثل فريق الابتكار في أمازون العزيز).
- احرص أيضًا على إرسال رسالة شكر دائمًا في حالة الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مثل (شكرًا لك على الرد السريع)، مما يعني شكرًا لك على ردك السريع. إن إرسال رسالة شكر في البريد الإلكتروني يجعل هذه الرسائل أكثر احترافية ووضوحًا.
2- اشرح الهدف بوضوح
- كن حريصًا دائمًا على جعل هدفك من البريد الإلكتروني محددًا وواضحًا، وتذكر أن البريد الإلكتروني يُقرأ دائمًا بين الاجتماعات، لذا اجعل جملك في البريد الإلكتروني قصيرة وواضحة، وابدأ مباشرةً في مناقشة الموضوع الرئيسي، وواحد من المشتركين الجمل التي تساعدك في ذلك هي (أنا أكتب للاستفسار عنها) اكتب للاستفسار عنها، أو (أنا أشارك في المرجع).
- في حالة احتواء بريدك الإلكتروني على معلومات تتطلب إجراءات من المرسل إليه، فقم بتوضيح ذلك من خلال جمل مثل (هل يمكنك إلقاء نظرة على هذا).
تعرف أيضًا على
3- تأكد من استخدام المعاني بشكل صحيح
تحتاج جميع الصناعات إلى استخدام معاني متنوعة ومتخصصة، لذلك يجب أن تختلف رسالة البريد الإلكتروني لمتخصص تكنولوجيا المعلومات عن رسائل الطبيب، لذلك من الضروري البحث عن المعاني المحددة في مجالك واستخدامها بطريقة مناسبة .
4- تأكد من إبقاء الرسالة قصيرة
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لشركة
- تم تصميم رسائل البريد الإلكتروني لتتم قراءتها بسرعة أو أثناء التنقل، لذا فهي تجعلها دائمًا رسالة قصيرة وواضحة. الرسائل القصيرة هي رسالة سهلة تجعل رسالتك بدون أخطاء إملائية، خاصة لمتحدثي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
- لذلك تأكد دائمًا من إنهاء رسالتك ببعض الملاحظات مثل (شكرًا لك على مساعدتك)، أو (أتطلع إلى الاستماع منك).
5- ختم الخطاب بأدب
الخطوة الأخيرة في كتابة البريد الإلكتروني الرسمي هي ختمه بشكل واضح ومناسب باستخدام الكلمات التالية (شكرا جزيلا) أو (مع خالص التقدير)، مما يعني خالص التقدير.
6- التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية
من المهم قبل إرسال البريد الإلكتروني التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية عند كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة، وكذلك التأكد من استخدام القواعد الصحيحة والصحيحة، من خلال قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ أو استخدام قاموس للمساعدة.
كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغة العربية
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لشركة
هناك أيضًا طريقة لكتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغة العربية، والتي يجب مراعاتها عند كتابة البريد الإلكتروني، وهي كالتالي
- حدد الغرض الرئيسي من البريد الإلكتروني في الفقرة الأولى من الرسالة.
- لا تحيد عن نص الرسالة.
- عدم استخدام اللغة العامية في كتابة البريد الإلكتروني.
- البريد الإلكتروني خالٍ من الأخطاء الإملائية والنحوية.
- تجنب الكلمات الطويلة.