ستتعلم في هذه المقالة كيفية أتمتة التقارير في Microsoft Excel. أي ملء حقول البيانات تلقائيًا / تلقائيًا. ستتعلم أيضًا كيفية الاستعلام عن البيانات الخارجية وإنشاء تقارير من مصادر البيانات الخارجية، مثل قواعد بيانات MySQL و Postage و Oracle وغيرها، من داخل ورقة العمل، باستخدام ملحقات Excel التي تربط ورقة العمل بمصادر البيانات الخارجية هذه.
بالنسبة للبيانات المخزنة بالفعل في ورقة عمل Excel، سنستخدم وحدات الماكرو لإنشاء التقارير وتصديرها في أنواع ملفات مختلفة بنقرة زر واحدة. لحسن الحظ، يأتي Excel مزودًا بمسجل خطوات مدمج يمكّنك من تجنب برمجة وحدات الماكرو بنفسك.
خطوات
للبيانات الموجودة بالفعل في Excel
1 يمكنك أتمتة عمل إنتاج التقارير باستخدام وحدات الماكرو إذا تم تخزين البيانات التي تريد إنتاج التقارير منها وتحديثها ومعالجتها في Excel. وحدات الماكرو هي وظائف مضمنة تسمح لك بأتمتة المهام المعقدة والمتكررة.
2 افتح برنامج Excel. انقر نقرًا مزدوجًا (أو انقر مرة واحدة إذا كنت تستخدم جهاز Mac) على رمز Excel الذي يشبه علامة “X” بيضاء على خلفية خضراء، ثم حدد مصنف فارغ من صفحة القوالب.
- إذا كنت تستخدم جهاز Mac، فقد تحتاج إلى فتح قائمة File وتحديد New Blank Workbook من القائمة المنسدلة الناتجة.
- إذا كان لديك تقرير Excel تريد تشغيله تلقائيًا، فانقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف التقرير لفتحه في Excel.
3 أدخل بيانات جدول البيانات إذا لزم الأمر. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فأضف عناوين وأرقام الأعمدة التي تريد أتمتة النتائج الخاصة بها قبل المتابعة.
4 قم بتمكين علامة التبويب Developer. لا تظهر علامة تبويب المطور أعلى نافذة Excel افتراضيًا. يمكنك تمكين علامة التبويب هذه باتباع الخطوات الخاصة بنظام التشغيل الخاص بك
- نظام التشغيل Windows انتقل إلى ملف ← خيارات ← تخصيص الشريط على الجانب الأيسر من النافذة ← حدد مربع “المطور” في الجانب الأيمن السفلي من النافذة (قد تحتاج إلى التمرير لأسفل أولاً) ← موافق. X موارد البحث
- نظام التشغيل Mac انقر فوق قائمة Excel ← التفضيلات ← الشريط وشريط الأدوات ← حدد مربع المطور من قائمة علامات التبويب الرئيسية ← حفظ. X موارد البحث
5 انقر فوق علامة التبويب Developer. يوجد هذا الزر أعلى نافذة Excel. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح شريط أدوات أعلى النافذة.
6 انقر فوق الزر “تسجيل ماكرو”. يظهر هذا الزر في شريط الأدوات. تفتح نافذة منبثقة.
7 أدخل اسم ماكرو. أدخل اسم الماكرو في حقل “اسم الماكرو”. سيساعدك هذا في تحديد الماكرو لاحقًا.
- على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء ماكرو ينتج عنه رسم بياني من البيانات المتاحة، فيمكنك تسمية الماكرو “Graph1”.
8 قم بإنشاء اختصار لوحة مفاتيح لماكرو. اضغط على ⇧ Shift مع زر آخر (على سبيل المثال، الزر T) لإنشاء اختصار لوحة المفاتيح. هذا هو الاختصار الذي ستستخدمه لتشغيل الماكرو لاحقًا.
- على جهاز Mac، سيكون اختصار لوحة المفاتيح هذا ⌥ Option + ⌘ Command وزرًا من اختيارك (على سبيل المثال، ⌥ Option + ⌘ Command + T).
9 قم بتخزين ماكرو في مستند Excel الحالي. انقر فوق القائمة المنسدلة تخزين الماكرو في واختر هذا المصنف للتأكد من توفر ماكرو لأي شخص يفتح المصنف.
- ستحتاج إلى حفظ ملف Excel بتنسيق معين من أجل حفظ ماكرو به.
10 انقر فوق “موافق”. يوجد في أسفل النافذة. يؤدي القيام بذلك إلى حفظ إعدادات الماكرو ويأخذك إلى وضع التسجيل. سيتم تسجيل جميع الخطوات التي تتخذها الآن حتى تتوقف عن تسجيل ماكرو.
11 نفذ الخطوات التي تريد أتمتةها. سيتتبع Excel كل نقرة، وضغط على الزر، وخيار التنسيق الذي تدخله ويضيفه جميعًا إلى قائمة الماكرو.
- إذا كنت ترغب في تحديد البيانات وإنشاء رسم بياني منها، على سبيل المثال، يمكنك تمييز البيانات، ثم النقر فوق خيار الإدراج في أعلى نافذة Excel، والنقر على نوع الرسم البياني، ثم اختيار تنسيق الرسم البياني الذي تريده تريد استخدامه، ثم قم بتحرير الرسم البياني حسب حاجتك.
- إذا كنت تريد استخدام ماكرو لإضافة قيم الخلايا من A1 إلى A12، يمكنك النقر فوق خلية فارغة، واكتب = SUM (A1 A12)، ثم الضغط على زر الإدخال Enter.
12 انقر فوق الخيار “إيقاف التسجيل”. يظهر هذا الخيار في شريط أدوات المطور. يؤدي القيام بذلك إلى إيقاف التسجيل وحفظ الخطوات التي اتخذتها أثناء التسجيل كماكرو واحد.
13 احفظ جدول بيانات Excel كملف ماكرو. افتح القائمة ملف ← حفظ باسم ← قم بتغيير تنسيق الملف إلى xlsm بدلاً من xls. يمكنك بعد ذلك إدخال اسم للملف، واختيار مكان حفظه، ثم النقر فوق حفظ.
- لن يؤدي عدم القيام بذلك إلى حفظ الماكرو كجزء من جدول البيانات، مما يعني أن الأشخاص الآخرين الذين يستخدمون أجهزة كمبيوتر أخرى لن يتمكنوا من استخدام الماكرو عند إرسال المصنف إليهم.
14 قم بتشغيل ماكرو. اضغط على اختصار لوحة المفاتيح الذي أنشأته كجزء من ماكرو لتشغيله. يجب أن يؤدي هذا إلى أتمتة جدول البيانات بناءً على خطوات الماكرو المسجلة.
- يمكنك أيضًا تشغيل ماكرو بالنقر فوق خيار وحدات الماكرو في علامة التبويب المطور، واختيار اسم الماكرو الخاص بك، والنقر فوق تشغيل.
للبيانات الخارجية (MySQL، Postage، Oracle، إلخ.)
1 قم بتنزيل Claudio من متجر Microsoft. يتيح لك هذا المكون الإضافي إنشاء اتصال مستمر بين قاعدة بيانات خارجية أو مصدر بيانات ومصنفك، ويعمل أيضًا مع جداول بيانات Google.
2 قم بإنشاء اتصال بين ورقة العمل ومصدر البيانات الخارجي بالنقر فوق الزر + في لوحة Claudio. بعد ذلك، اكتب تفاصيل قاعدة البيانات، مثل نوع قاعدة البيانات وبيانات تسجيل الدخول، واختر أي خيارات أمان / تشفير إذا كنت تعمل ببيانات سرية أو بيانات الشركة.
3 ستتمكن من الاستعلام عن البيانات وإنشاء التقارير من البيانات الخارجية دون مغادرة Excel بعد إنشاء اتصال بين ورقة العمل وقاعدة البيانات الخارجية. قم بإنشاء تقاريرك الخاصة من لوحة Claudio، ثم حددها من القائمة المنسدلة في Excel لتطبيق عوامل التصفية الخارجية واختيار وقت تحديث التقرير (حتى تتمكن من تحديث جدول بيانات المبيعات الخاص بك كل أسبوع أو كل يوم أو حتى كل ساعة) .
4 يمكنك أيضًا إدخال البيانات في ورقة العمل المرتبطة وتحديث مصدر البيانات الخارجي وفقًا لذلك. قم بإنشاء وتحميل قالب من لوحة Claudio بحيث يمكنك تحميل التغييرات يدويًا أو تلقائيًا من جدول البيانات إلى مصدر البيانات الخارجي.
أفكار مفيدة
- التزم بتنزيل ملحقات Excel فقط من متجر تطبيقات Microsoft، إلا إذا كنت تثق بالمصدر الخارجي للمكون الإضافي.
- يمكن استخدام وحدات الماكرو لأية مهمة، من المهام البسيطة مثل إضافة القيم وإنشاء الرسوم البيانية إلى المهام المعقدة مثل حساب قيم الخلايا وإنشاء رسم بياني من النتائج وتسمية الرسم البياني وطباعة النتائج.
- قد تحتاج إلى النقر فوق تمكين المحتوى المعروض في الشريط الأصفر أعلى النافذة قبل أن تتمكن من استخدام ماكرو عند فتح جدول بيانات يحتوي على وحدة ماكرو.
تحذيرات
- تنفذ وحدات الماكرو حرفياً كل خطوة تقوم بها أثناء التسجيل، لذا احرص على عدم إدخال قيمة خاطئة عن طريق الخطأ، أو فتح البرامج التي لا تريد استخدامها، أو حذف ملف.
- يمكن استخدام وحدات الماكرو بشكل ضار (مثل حذف الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك)، لذلك لا تقم بتشغيل وحدات الماكرو من مصادر غير موثوق بها.