لا بديل عن المشرفين ذوي الخبرة والتأثير في جميع المؤسسات والشركات، حيث يحتاج الموظفون باستمرار إلى التوجيه والإشراف لإنجاز المهام المطلوبة وخدمة العملاء والوفاء بالمواعيد النهائية. المشرف الماهر هو وسيلة تواصل فعالة وحل المشكلات ومحفز للموظفين. لكي تكون قائدًا جيدًا وتحقق أقصى استفادة من جميع موظفيك، يجب أن تكون على دراية بكل نقاط قوتهم واحتياجاتهم للنمو كأفراد ومؤثرين في فريقك. يجب عليك أيضًا تحديد أهداف وتوقعات واضحة.
خطوات
اكتساب المصداقية
1 ثق بنفسك. أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها كمشرف هو التشكيك في قدراتك الخاصة. إذا كنت تشرف على الآخرين لأول مرة، يجب أن تعلم أنك عرضة لارتكاب بعض الأخطاء على طول الطريق، لكن هذا بالتأكيد لا يعني أنك قائد سيء. لا تقسو على نفسك، وفي المقابل، ألزم نفسك ببذل قصارى جهدك. X موارد البحث
- ضع في اعتبارك أنه تم تعيينك كمشرف لأن رئيسك يعتقد أنه يمكنك القيام بالمهمة. كل ما عليك فعله هو إثبات أن رئيسك على حق.
- لا تعتقد أبدًا أن الرؤساء لا يرتكبون أخطاء. قد يكون مثلك مجرد توقع ذاتي غير واقعي.
2 القيادة بالقدوة. من المهم جدًا أن تعطي موظفيك مثالًا جيدًا للسلوك المرغوب. مهمة الإشراف أو القيادة لا تعني أنك معفي من الالتزام بالقواعد ؛ إذا كنت تعمل بجد وملتزمة وأخلاقية، فسوف ينظر الموظفون إليك ويطمحون إلى نفس المثل العليا. X موارد البحث
- لا تدع قوتك المكتشفة حديثًا تلعب مع نفسك. من المهم أن تحترم موظفيك إذا كنت تريد منهم أن يحترموك في المقابل.
- تذكر أن مواقفك لا تقل أهمية عن أفعالك. دائما ودية ومهنية. X موارد البحث
3 كن ثابتًا في مبادئك ومتسقًا. من المهم أن يعرف موظفوك ما يمكن توقعه منك. تأكد دائمًا من وضع القواعد والتوقعات للموظفين الجدد وفرض هذه السياسات باستمرار. إذا كانت هناك تغييرات في السياسة، فتأكد من فهم الموظفين لها. X موارد البحث
- حاول التحكم في عواطفك قدر الإمكان.
- عامل موظفيك بإنصاف ولا تفضل أحدهم على الآخر.
4 كن مستعدًا للتغيير. لا يتعين على المشرفين الجيدين التمسك بطريقتهم تمامًا، ولكن يجب أن يكونوا مستعدين للاعتراف بفشل نهج معين عندما لا يعمل وإجراء التغييرات اللازمة وفقًا لذلك، حتى لو كان ذلك يعني الاعتراف بأنهم كانوا على خطأ. X موارد البحث
- يجب أن تكون قادرًا على تكييف أسلوب إدارتك مع احتياجات الموظفين المختلفين. قد يزدهر بعض الموظفين تحت إشراف صارم، بينما يستفيد آخرون من المزيد من الحرية. تقع مسؤولية التعرف على هذه الاحتياجات والتفاعل معها على عاتقك.
- لا يعني ذلك أنه يجب أن يكون لديك معايير مختلفة للموظفين المختلفين. على الرغم من أنك قد ترغب في تعديل نهجك وفقًا لأسلوب عمل كل موظف، يجب أن تكون متسقًا في توقعاتك وإجراءاتك التأديبية.
5 تحمل المسؤولية. بصفتك مشرفًا، ستكون مسؤولاً عن فريقك بالكامل. إذا فاتك موعد نهائي أو فقدت عميلًا مهمًا، فلا توجه أصابع الاتهام وتلقي باللوم على الآخرين. بدلًا من ذلك، قم بتقييم دورك، واعترف بأخطائك، وتوصل إلى خطة لتجنب ارتكاب نفس الأخطاء مرة أخرى في المستقبل. X موارد البحث
احصل على أقصى استفادة من فريقك
1 التواصل الفعال مع الآخرين. التواصل أمر حيوي للقيادة الجيدة. سواء كنت تشرح مشروعًا واحدًا أو تذكّر الفريق بأكمله بسياسات الشركة، فأنت بحاجة إلى توصيل توقعاتك بوضوح. X موارد البحث
- تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي للتعرف على جميع موظفيك، وأخبرهم أنك على استعداد للتحدث معهم كلما لزم الأمر. X موارد البحث
- يتضمن التواصل الاستماع إلى الآخرين والتحدث أيضًا، لذا كن منفتحًا للاستماع إلى موظفيك عنك. عندما تولي العمال اهتمامًا صادقًا، سيشعرون بالاحترام وسيكونون أكثر استعدادًا للاستماع إلى إرشاداتك. يمكن أن يؤدي إصدار الأوامر بدقة دون الاستماع إلى العمال إلى تقليل التزامهم وحماسهم.
- تجنب إلقاء المحاضرات على العاملين أو إرسال التوجيهات من خلال رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة. فكر في أهم الرسائل التي تريد توصيلها والتواصل معها وجهًا لوجه أو عبر الهاتف. ضع أفكارك في رسالة بريد إلكتروني للتأكد من أنها واضحة وموجزة ومحترمة.
- تتيح الاجتماعات المنتظمة مع الموظفين الفرصة لسؤالهم عن المشاريع التي يعملون عليها، والاستماع إلى شكاوى العمال وإنجازاتهم، ومناقشة نجاحات الفريق، والتوصل إلى حلول مبتكرة لمشاكل جديدة.
- كن دائمًا مستجيبًا من خلال الرد على رسائل البريد الإلكتروني للموظفين والمكالمات على الفور. X موارد البحث
- يواكب تعدد المهام الانشغال اليوم، لكنه في بعض الأحيان لا يؤتي ثماره. أخبر موظفيك أنك تقدر وقتهم من خلال تنحية كل المشتتات جانبًا عندما تقابلهم.
2 ضع توقعات معقولة. لا يمكنك توقع الكمال من فريقك، لذا كن حذرًا بشأن الإفراط في النقد أو تحديد أهداف بعيدة المنال. هذا لن يؤدي إلا إلى تثبيط عزيمة موظفيك. X موارد البحث
- ومع ذلك، يمكنك أن تتوقع التميز من موظفيك طالما يمكن تحقيق هذا التميز. X موارد البحث
- خذ الوقت الكافي للتحدث مع موظفيك حول توقعاتك واستمع إلى ردودهم. إذا شجعت موظفيك على إجراء محادثة صادقة وصادقة، فتوقع منهم أن يخبروك إذا كانت توقعاتك غير معقولة.
- يجب أن تفهم مقدار العمل الموجود بالفعل ومقدار الوقت الذي سيستغرقه الموظفون لإنهاء مشروع معين قبل تحديد موعد نهائي. إذا لم تكن لديك المعلومات الصحيحة، فإنك تخاطر بدفع فريقك إلى أبعد من قدراتهم.
3 تفويض المسؤوليات للموظفين الآخرين. بصفتك مشرفًا، من المستحيل عليك أن تفعل كل شيء بنفسك، لذلك يجب أن تثق في موظفيك للاعتناء بالأشياء بدونك. قد تضطر إلى التخلي عن بعض السيطرة، ولكن سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على مسؤولياتك الخاصة وستمنح موظفيك فرصة الازدهار. X موارد البحث
- تذكر أنك لا تزال مسؤولاً بشكل أساسي عن عمل موظفيك، حتى لو قمت بتفويض بعض المهام المحددة لبعض الموظفين. إذا كنت لا تثق تمامًا في قيام موظفيك بالعمل بأنفسهم، فقم بإنشاء بعض عمليات المراجعة لتمكينهم من تولي المهمة.
4 – مكافأة الموظفين على إنجازاتهم. عندما يقوم الموظف بعمل جيد، من المهم أن تقدر ذلك. امنح الفضل لجميع الموظفين عندما يقومون بالعمل بفعالية واجعلهم واثقين من تقدير عملهم الشاق. X موارد البحث
- يشعر بعض المشرفين بالتهديد من قبل الموظفين الناجحين، لكن هذا لن يؤدي إلا إلى منعك من أن تكون مشرفًا فعالًا وناجحًا. يجب أن تفخر بموظفيك ذوي الأداء العالي، ولا تغار منهم. X موارد البحث
5 تشجيع النمو. تتمثل إحدى مسؤولياتك كمشرف في إطلاق العنان لإمكانات جميع موظفيك. يمكنك تقديم النقد البناء والبحث عن طرق للسماح لهم بتولي مسؤوليات جديدة أو أدوار جديدة داخل المنظمة. X موارد البحث
- انتبه إلى المواهب والمهارات الفريدة لكل عامل واستغل نقاط القوة هذه لصالح المشروع أو الشركة. على سبيل المثال قد تكون عاملة ممتازة في التواصل عبر الهاتف ولكنها بطيئة في الكتابة، لذا حاول أن تجد الفرصة المناسبة لها للاستفادة من مهاراتها الهاتفية لبناء علاقات مع الشركة أو بيع المنتجات أو خدمة العملاء.
- كلما كان ذلك ممكنًا، قم بتوفير التدريب للموظفين لمساعدتهم على تعلم مهارات جديدة. على سبيل المثال، يمكنك تشجيع كاتب بطيء على أخذ درس في الكتابة أو منحهم مهام كتابية إضافية لتحسين مهاراتهم.
- تجنب لفت الانتباه إلى نقاط الضعف دون داع. التركيز المفرط على نقاط ضعف الموظف يمكن أن يؤدي إلى إحباط الموظف وإحباطه.
- استخدم تقييمات الموظفين كفرصة للثناء على قوة موظفيك ولتقديم النقد بناءً على ما يمكنهم فعله بشكل أفضل. جزء من كونك مشرفًا فعالًا وناجحًا هو مساعدة الموظفين على تحويل نقاط ضعفهم إلى كفاءات. الخطوة الأولى هي خلق الوعي بالشيء الذي يحتاج إلى تحسين.
- لا تنتظر مراجعة الموظف العام المقبل إذا كان بإمكانك تقديم بعض النقد البناء اليوم!
6 مواجهة الصراعات. يجب على المشرفين التعامل مع الكثير من المواقف غير المريحة مثل النزاعات بين الموظفين وتسريح العمال. على الرغم من أنه من المغري تجنب التعامل مع هذه المواقف متى استطعت، فمن الأفضل معالجة هذه المشكلات بشكل مباشر. X موارد البحث
- لن يحترمك موظفوك إذا وجدوا أنك تتجنب النزاعات.
- عند إجراء محادثة صعبة مع أحد الموظفين، ركز دائمًا على التعليقات الموضوعية وتجنب توجيه الاتهامات. X موارد البحث
تلبية المطالب
1 لا تماطل. التسويف سيء بما يكفي إذا قام الموظفون بذلك، لكنه أسوأ عندما يقوم المشرفون بذلك! كقائد، يجب عليك وضع خطة لمعالجة مشاكل المشروع في أقرب وقت ممكن. X موارد البحث
2 ابحث عن الحلول. بدلاً من تضييع وقتك في الشكوى من المشكلات التي تواجهها مؤسستك أو إدارتك، استخدم هذا الوقت للتوصل إلى خطة لحل المعضلة. X موارد البحث
- ضع في اعتبارك أن الحلول طويلة المدى هي دائمًا أفضل من الحلول قصيرة المدى، حتى لو كان تنفيذها أكثر صعوبة. X موارد البحث
- أن تكون حلاً فعالاً للمشكلات يعني التركيز على حقائق الموقف والتفكير في حلول إبداعية. تجنب التركيز على العواطف وإلقاء اللوم، ولكن فكر في خطوات لمساعدة الموظفين على استعادة رباطة جأشهم واستئناف واجباتهم.
3 تحدى نفسك. يجب أن يبحث القادة الجيدون دائمًا عن طرق جديدة لتحدي أنفسهم وفريقهم.
- لا يعني ذلك إرباك فريقك أو تحدي نفسك بأنك لا تستطيع التعامل معه، ولكنه يعني الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك بين الحين والآخر. شجع موظفيك على فعل الشيء نفسه من خلال منحهم الفرصة للعمل في مشاريع ليسوا على دراية بها.
4 حدد الأهداف. من المهم أن يكون لدى القائد فهم جيد لأهداف الإدارة، لذا خذ بعض الوقت بشكل دوري لمراجعة المشاريع التي يعمل عليها فريقك. ضع مواعيد نهائية أو أهدافًا محددة لموظفيك للمساعدة في تحفيزهم وإبقائهم على المسار الصحيح. X موارد البحث
- تأكد من الاستماع إلى فريقك إذا أخبرك أن الأهداف غير قابلة للتحقيق. لا يوجد سبب لعدم تعديل الهدف.
- كلما فهمت بشكل أفضل مقدار الوقت الذي يحتاجه فريقك لإنجاز العمل، زادت فهمك لمقدار العمل الإضافي الذي يستطيعون القيام به بالفعل.
5 كن داعمًا. يجب أن يكون المشرف قادرًا على التدخل والمساعدة في حل مشكلات الفريق عند الضرورة. تأكد من أن فريقك يعرف أنك في وضع الاستعداد لمساعدتهم في استكشاف مشكلات المشروع وإصلاحها. X موارد البحث
- لا يمكن التقليل من أهمية التعليق على عمل الموظفين. تأكد من السماح لموظفيك بمعرفة أدائهم، سواء أكانوا جيدًا أم سيئًا.
6 تبسيط العمليات. إنشاء أنظمة لتوفير وقت الموظفين والقضاء على الأخطاء في المهام. قم بإنشاء مستندات لتحديد مسؤوليات الموظف والمسؤول عن كل مهمة.
- أكمل المهام السهلة كلما أمكن ذلك، وشجع الموظفين على التركيز بشكل أكبر على المشاريع الإنتاجية والجذابة.
7 كن مرنا. لن يسير كل شيء وفقًا للخطة، بصفتك مشرفًا، عليك قبول ذلك. حاول ألا تأخذ الفشل على محمل شخصي. بدلاً من ذلك، تعلم منه وطبق هذه المعرفة على مشروعك التالي حتى تتجنب ارتكاب نفس الأخطاء.
- ضع في اعتبارك أن الطاقة السلبية ستنتقل إلى فريقك بأكمله، لذا انتبه لما تنقله إلى الفريق.
أفكار مفيدة
- لا تأخذ نفسك على محمل الجد! يمكنك الاستمتاع بعملك وتشجيع انتشار جو العمل الممتع.
- من المهم أن يثق بك موظفوك، لكن لن يحدث ذلك إذا لم تُظهر لهم أنك تثق بهم أيضًا. X موارد البحث
- من المهم أن تختار معاركك. يواجه المشرفون الكثير من النزاعات كل يوم.
- يجب أن يكون لديك معايير قوية لاختيار الموظف المناسب. هذا يمكن أن يوفر عليك الكثير من الضغط غير الضروري من اختيار الموظف الخطأ. وظف الأشخاص الذين لديهم المهارات اللازمة للوظيفة، وليس الأشخاص الذين تعرفهم أو تفضلهم.