يختلف عن إرسال الرسائل مباشرة إلى رقم صندوق البريد في أنك ستكتب رقم صندوق البريد بدلاً من العنوان المعتاد. ابدأ بكتابة اسم المرسل إليه في السطر الأول على الظرف، ثم اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها (في حال كنت تكتب إليه في مكان عمله). بعد ذلك، اكتب رقم صندوق البريد، متبوعًا باسم المدينة أو المقاطعة والرمز البريدي. تأكد من تنسيق الخطاب بشكل صحيح بما يتماشى مع الإرشادات البريدية القياسية لضمان وصوله إلى المكان الصحيح.
خطوات
إرسال بريد إلكتروني أو طرد
1 ابدأ بكتابة المرسل إليه في منتصف الظرف. ابدأ بكتابة اسم وعنوان الشخص أو الكيان المقصود على الظرف في المنتصف، وتأكد من كتابة المعلومات بوضوح حتى يسهل التعامل معها وإرسالها إلى العنوان الصحيح. X مصدر البحث
- إذا قمت بكتابة العنوان بشكل غير صحيح أو غير واضح، فقد يؤدي ذلك إلى تسليم رسالة خاطئة.
2 اكتب الاسم الأول والأخير للمستلم في السطر الأول. يمكنك أيضًا إضافة اسم وسط، ولكن في معظم الأحيان يكون الاسمان الأول والأخير كافيين لإيصال الرسالة إلى الشخص المناسب. من الأفضل كتابة الاسم الكامل للشخص في حالة الشك في وجود لبس أو تشابه في الأسماء. X مصدر البحث
- يصعب إرسال رسالة موجهة إلى “محمد رمضان عبد الرحيم” إلى شخص آخر اسمه “محمد عبد الرحيم”.
- استخدم لقب المرسل إليه لتجنب ارتكاب الأخطاء، استخدم ألقاب مثل “السيد” أو “السيدة” أو “الطبيب” أو “الأستاذ”. X مصدر البحث
3 اكتب اسم المؤسسة أو المنظمة. إذا كنت ترسل رسالتك أو طردك إلى شخص معين في مؤسسة أو شركة، فيجب كتابة اسم المنظمة على السطر الذي يلي اسم الشخص. على سبيل المثال، الخطان الموجودان في بداية رسائل الأعمال هما كالتالي “محمد رمضان عبد الرحيم / الشركة الدولية لتجارة الأدوية”. X مصدر البحث
- ليست هناك حاجة لكتابة المزيد من التفاصيل في هذه المرحلة مثل وظيفة الشخص أو منصبه في الشركة.
4 اكتب رقم صندوق البريد. يبدأ أي رقم صندوق بريد بالأحرف المختصرة لكلمة “PO” والتي تعني “PO Box” وباللغة الإنجليزية “BOP” ؛ هذا هو “صندوق البريد”، ثم متبوعًا برقم المربع، والذي يتكون عادةً من رقمين إلى خمسة أرقام. تتطلب بعض الأنظمة البريدية كتابة الأحرف ورقم صندوق البريد بدون أي علامات ترقيم، مثل نقطة، بحيث تصبح، على سبيل المثال، “صندوق بريد” بدلاً من “صندوق بريد” أو “صندوق بريد” وليس “صندوق بريد”. X مصدر البحث
- يتلقى العديد من الكيانات وكذلك الأفراد خطاباتهم على رقم صندوقهم البريدي ؛ هذا يعني فقط كتابة رقم صندوق البريد بدلاً من العنوان التفصيلي للمستلم، لأنك تحتاج فقط إلى واحد منهم. X مصدر البحث
- تختلف الصناديق البريدية في نظام التشغيل الخاص بها بين البلدان وبعض البلدان، لذلك قد لا تجد جميع خيارات الشحن المتاحة إذا كنت ترسل بريدًا أو طردًا إلى رقم صندوق البريد في بلد معين. X مصدر البحث
5 اكتب اسم المدينة والرمز البريدي في السطر الأخير. أخيرًا، حان الوقت لتحديد المنطقة التي يتم توجيه الرسالة إليها. اكتب اسم المدينة أو المقاطعة أو الولاية، وأضف فاصلة ومسافة، ثم اكتب الرمز البريدي للمدينة. تتم كتابة الرموز البريدية قبل المدينة في بعض البلدان مثل فرنسا وكندا. X مصدر البحث
- اكتب اختصار المدينة أو الولاية إذا كنت تعرف ذلك. في بعض البلدان، يتم اختصار المدن باختصار من حرفين يضاف إلى العنوان البريدي، مثل “القاهرة” يختصر “CA” أو في أمريكا، نجد أن الاختصار “NY” هو اختصار للدولة “نيويورك”. X مصدر البحث
- ضع خطًا تحت المدينة والرمز البريدي، إذا كنت ترسل رسالتك إلى بلد آخر غير بلدك. X مصدر البحث
أكمل باقي المعلومات الضرورية
1 ابحث عن رقم صندوق البريد. يجب أن تكون قادرًا على العثور على عنوان الشخص أو الكيان الذي تكتب إليه إذا كنت تبحث عنه عبر الإنترنت، أو قد يكون لديك على قطعة من الورق أو إيصال شراء. انسخ العنوان كما هو موضح أمامك واكتبه على رسالتك. X مصدر البحث
- إذا كنت ترد على رسالة، فستجد أن رقم صندوق البريد موضح أسفل العنوان البريدي في السطر الأول أو الثاني أعلى يسار الظرف.
- يمكنك البحث عبر الإنترنت أو الاتصال بالموزع للحصول على الرقم البريدي المخصص للعنوان المحدد إذا لم تتم الإشارة إليه.
2 اكتب رسالتك بوضوح. تذكر أن رسالتك سيتم فتحها وفرزها وتسليمها من قبل أكثر من شخص، بالإضافة إلى أن المستلم يجب أن يكون قادرًا على قراءة الرسالة فورًا، ولهذا يجب عليك مراجعة رسالتك بعد كتابتها، والتأكد أن يكتب في يد واضحة. X مصدر البحث
- تعد طباعة معلومات الاتصال أفضل من كتابتها بخط اليد، لذا يمكنك تجنب ارتكاب الأخطاء عند محاولة الكتابة بخط صلب أو منمنم. X مصدر البحث
- إذا كنت تعاني أثناء الكتابة، فحاول استخدام الأحرف الكبيرة لضمان الوضوح.
- إذا كنت تشك في أنه لن يكون واضحًا لأي شخص يقرأه لأول مرة، فحاول كتابة عنوانك على ورقة جانبية أولاً للتأكد من كتابته بوضوح.
3 اكتب عنوانك البريدي. في الجزء العلوي الأيسر من الظرف أو الحزمة، اكتب عنوانك بنفس حجم عنوان التسليم الخاص بك أو بحجم أصغر قليلاً. خلاف ذلك، قد يتم الخلط بينه وبين عنوان التسليم. X مصدر البحث
- اكتب العنوان الذي يناسبك بشكل أفضل إذا كان المستلم يريد الاتصال بك لاحقًا.
4 ضع الطوابع البريدية المناسبة. أضف طوابع بريدية أو طوابع شحن مدفوعة إلى أعلى يسار الظرف أو الطرد لضمان تغطية تكاليف التسليم. احرص على عدم إخفاء أي من العناوين بسبب طوابعك. X مصدر البحث
- اكتشف أولاً مقدار الطوابع المطلوبة لتوصيل المغلف أو الطرد إلى المكان الصحيح، واسأل عامل البريد عن ذلك. X مصدر البحث
- تتطلب المراسلات الدولية طوابع أكثر تكلفة وتعبئة بعض نماذج التسليم التي يجب عليك تقديمها لإكمال عملية الشحن. X مصدر البحث
5 انظر الأخطاء. راجع رسالتك قبل إرسالها للتأكد من كتابة جميع المعلومات بشكل صحيح. من المهم أن تكتب الأرقام بشكل صحيح. إذا كنت متأكدًا من المراجعة، فقد حان الوقت لوضع الرسالة في صندوق البريد أو إرسالها من مكتب البريد الأقرب إليك.
- قد يتعامل مكتب البريد والبريد السريع مع بعض الأخطاء المقبولة التي تكتب فيها اسم المدينة ولكن باختصار خاطئ، ولا يمكن التعامل مع الأرقام البريدية الخاطئة وتؤدي إلى تسليم رسالتك في مكان آخر غير الوجهة المقصودة أو ربما لا تسليمها على الإطلاق.
أفكار مفيدة
- استخدم أقلامًا أغمق لكتابة المرسل إليه، وتجنب أقلام الرصاص سهلة المسح.
- اكتب بخط يطابق حجم الظرف حتى لا تبدو المعلومات مشوشة وغير منسقة على الظرف.