يتم تنظيم الفعاليات والمؤتمرات العامة نتيجة تضافر العديد من الجهود، بدءًا من الفريق المنظم، وليس بالجهات الراعية. قد يتطلب منك منصبك أن تكون الشخص المسؤول عن إلقاء خطاب الشكر في نهاية ندوة أو اجتماع إداري أو حدث ثقافي أو أي تجمع مشابه آخر. اهدف إلى إظهار التقدير والامتنان نيابة عن صاحب العمل لكل من ساهمت جهوده في نجاح هذا الحدث العام. ابدأ حديثك بطريقة قوية وجذابة، ثم اشكر الجمهور بشكل فعال وفي نفس الوقت بإيجاز، واذكر أيضًا أسماء الأفراد والجهات التي تهمك وشكرهم على دورهم في هذا الحدث، وعلى نهاية حديثك بطريقة فعالة، مع الأخذ في الاعتبار أن ما ستقوله هو على الأرجح آخر ما سيقال في هذا الحدث العام.
خطوات
كلمة الافتتاح
1 خاطب الأشخاص الذين تريد أن تشكرهم في رسالتك. غالبًا ما تكون بداية هذا النوع من الكلام إشارة إلى الجمهور الذي ستشكره. يجب أن تكون الجملة الأولى من رسالتك واضحة ومباشرة حتى يعرف الأشخاص الذين تشكرهم أنهم من بين الأشخاص الذين تشكرهم بالفعل.
- ضع في اعتبارك كتابة جملة افتتاحية على غرار “الأصدقاء والزملاء والسادة …”. قم بتغييره حسب الحالة ؛ قد تكون أفضل بداية لخطابك هي “السيد. المدير ونائب الرئيس والأساتذة والطلاب … “X مصدر بحثي
2 قدِّم تعريفًا بنفسك وعملك. هل تشعر بالحاجة إلى تقديم نفسك لأشخاص لا يعرفونك حان الوقت الآن مباشرة بعد الجملة الافتتاحية. اشرح للجمهور أنه قد طُلب منك إلقاء خطاب الشكر في نهاية الحدث، وبجملة أو اثنتين، اشرح دورك داخل المنظمة. يمكنك أيضًا ذكر دورك داخل فريق تنظيم الحدث.
- مثال “أود أن أقدم نفسي لك. أنا طارق الوكيل المشرف على مجموعة مكافحة التنمر ضد المدرسة. أتمنى أن تكونوا قد استفدتم جميعاً من المحاضرات التوعوية التي نظمتها المجموعة اليوم. يسعدني ويشرفني الآن أن أشكر كل من ساهم في تنفيذ هذا الحدث على أرض الواقع. “
3 الإعراب عن التقدير للمؤسسة التي ساهمت في ربط الجميع بتنفيذ هذا الحدث العام. غالبًا ما يكون هناك هيئة مؤسسية رئيسية جمعت كل الجهود والأفراد معًا في بوتقة واحدة، لذلك قبل الانخراط في جسم الخطاب وشكر الأفراد والاعتراف بدور كل منهم، اذكر أولاً الهيئة المنظمة الرئيسية التي دعم واستضافة الحدث. X موارد البحث
- مثال “لم يكن هذا الحدث ممكناً لولا دعم إدارة المدرسة، مما سمح لنا بالتواجد في القاعة الرئيسية للمؤتمرات، ودعوة الطلاب، وإفراغ جدول المدرسة لمدة ساعتين كاملتين. نيابة عن جميع الفريق المنظم، أود أن أعبر عن شكري وتقديري لإدارة المدرسة “.
اكتب جسم الرسالة
1 ضع قائمة بالأشخاص الذين تريد شكرهم. يشمل هذا عادةً الضيوف والمشاركين والمنظمين والمتطوعين والجهات الراعية. استعد جيدًا لخطابك من خلال إعداد قائمة مفصلة بالأشخاص والكيانات التي تود أن تشكرها عندما يحين الوقت. تحقق من القائمة أكثر من مرة للتأكد من أنك لم تنسَ أي شخص عن طريق الخطأ. X موارد البحث
- هذه اللحظة هي لحظة ختامية لطيفة من المفترض أن يشعر خلالها الجميع بالتقدير والاحترام، لذلك بغض النظر عن الدور الكبير والكبير الذي لعبه الشخص المذكور في تنظيم الحدث، يجب أن تمنح كل من كان له دورًا الإحساس بالاستحقاق والتقدير. يستحق. قد تذكر اسم شخص ما لمجرد أنه استغرق وقتًا لحضور الحدث، بينما تشكر شخصًا آخر على المساهمة مالياً ومعنوياً على مدى فترة طويلة من الزمن لإنجاح الحدث. يجب أن تؤكد أن كل دور، حتى لو كان صغيرًا، كان له تأثير كبير على نجاح الحدث.
- مثال “أود أن أشكر المعلمين على موافقتهم على تبادل الفصول اليوم من خلال حضور محاضرة حول زيادة الوعي بمخاطر التنمر في المدرسة. هذه المحاضرة لم تكن لتتحقق لولا دعمكم ودعمكم.”
2 تجنب المبالغة والمفاخرة. التقدير والامتنان أكثر فاعلية كلما كانا أبسط وأكثر صدقًا. لا تتقدم بالشكر أكثر من المبلغ البسيط المطلوب، ولا تبالغ في تقديرك وامتنانك، حتى لا تزعج الجمهور وتحرج الشخص الذي تشكره. قل شكراً قصيرًا وصادقًا ومليئًا بالدفء والبساطة. X موارد البحث
- لا تقل “السيد وجدي إسماعيل مدير المدرسة. شكرًا جزيلاً على السماح لنا باستخدام غرفة الاجتماعات في المدرسة لتنظيم هذا الحدث. نشكرك كثيرًا على كرمك ولطفك وتعاونك مع مجموعات العمل في المدرسة، بما في ذلك مجموعتنا. نحن لا شيء بدونك. ” هذه تركيبة مزعجة ومصطنعة بشكل مفرط. بدلاً من ذلك، ضع في اعتبارك لغة أبسط وأكثر صدقًا، مثل “السيد وجدي، المدير. يود الموظفون أن يشكرك على السماح لنا باستخدام غرفة الاجتماعات لتنظيم الحدث. دعمك يعني الكثير بالنسبة لنا.”
3 استرجع اللحظات المميزة من الحدث وتفاعل معها، معربًا ضمنيًا عن الشكر لأولئك الذين كانوا سبب تلك اللحظات. أظهر للمتحدثين وفناني الأداء في الحدث أنك كنت منتبهاً للغاية طوال الحدث وأنك تراكمت طوال اليوم على العديد من اللحظات الخاصة التي تريد الإشارة إليها مع انتهاء الحدث. في جمل قليلة، أعد التأكيد على الأفكار التي ذكرها بعض المشاركين أو اذكر عرض فني مميز نال إعجاب جميع الحضور، مع ربط ذلك بالفكرة العامة للحدث. X موارد البحث
- اختر لحظة معينة تعجبك أو توافق على محتواها الفكري. من ناحية أخرى، لا تذكر الأشياء التي لا توافق عليها أو لا تحبها. يجب أن تكون رسالة الشكر إيجابية للغاية.
- مثال “سأتذكر مقال سارة عن التنمر على الأطفال بسبب الأزمات المنزلية التي يعانون منها. يجب ألا ننسى هذه الملاحظة المهمة. الهدف من هذه المحاضرة هو نشر الوعي وتشجيع التفاهم والتسامح بين الجميع”.
اكتب الفقرة الختامية
1 التأكيد على القيم العليا للمنظمة. في نهاية حديثك، اغتنم الفرصة للتأكيد على ما يجعل المنظمة مميزة وقيمها التي تترك انطباعًا نهائيًا لدى الجمهور. ركز كل جملك للإشارة إلى كيفية استخدام المنظمة لهذا النوع من المناسبات للعب دور في المجتمع، على نطاق عام أو صغير. الهدف هو مغادرة الجمهور، وهذه الجمل هي بمثابة الصورة الذهنية النهائية التي يحملونها معهم خارج مكان الحدث العام.
- مثال “أود أن أشكر كل من ساعد الفريق المنظم على تحويل هذا الاجتماع من فكرة طموحة إلى واقع ملموس يحضره جميع طلاب المدرسة. نهدف إلى أن تكون مدرستنا وجميع المدارس في مدينتنا وفي البلد ككل مساحة آمنة للطلاب لتعلم واختبار الحياة المدرسية والأنشطة المدرسية المفيدة، وهذا النوع من الاجتماعات يضع الأساس لتغيير أي سلوك غير سار واستبدالها ببيئة آمنة من العمل الجماعي والتفاهم والحب “.
2 لا تنهي الخطاب بشخص يشكر أشخاص محددين. كان يجب أن تكون قد انتهيت بالفعل من ذكر أي شخص يستحق الثناء والشكر في نص رسالتك. في نهاية الخطاب، اجعل المحادثة تقتصر على الشكر العام والتعبير عن التقدير والامتنان للجمهور، وتجنب توجيه تركيزك على شخص معين من خلال ذكر اسمه واستبعاد الباقي، ولكن قم بتضمين الجميع برسالة شكر ختامية لـ مع تأثير جيد في نفس المجموعة مثل المجموعة بأكملها.
3 اكتب خطابات شكر قصيرة ومختصرة. القاعدة العامة هي أن تكون مختصراً قدر الإمكان عند كتابة هذا النوع من الخطابات، والإيجاز أكثر أهمية عند الحديث عن الفقرة الختامية. يستعد الجمهور بالفعل للمغادرة، لذلك ليست هناك حاجة لجعلهم ينتظرون لأنك تقدم نقاطًا غير ضرورية أو لتوجيه الشكر لك لفترة طويلة جدًا. احترم وقت الجميع وافهم أنك لست بحاجة إلى التسرع. قل فقط ما يجب قوله وبأقصر صياغة ممكنة.
- اختتم الرسالة بشيء من هذا القبيل “شكرًا لكم جميعًا على وقتكم واهتمامكم. نحن ممتنون جدًا لكل من كان جزءًا من هذا الحدث. استمتع بعطلة نهاية أسبوع سعيدة وحياة مدرسية خالية من التنمر!”