يوضح هذا المقال كيفية إنشاء فاتورة تجارية باستخدام Microsoft Excel على أنظمة تشغيل Windows و Macintosh. يمكنك إنشاء الفاتورة يدويًا أو إنشائها باستخدام قالب فاتورة معد مسبقًا.
خطوات
استخدم قالبًا على Windows
1 افتح برنامج Microsoft Excel. إنها أيقونة تطبيق خضراء بها علامة “X” بداخلها. سيؤدي النقر فوق الرمز إلى فتح صفحة Excel الرئيسية.
2 ابحث عن قالب فاتورة. اكتب الفاتورة في شريط البحث أعلى الصفحة، ثم اضغط على ↵ Enter للبحث عن قوالب الفاتورة.
- يجب أن تكون متصلاً بالإنترنت من أجل البحث عن القوالب وتنزيلها على جهازك.
3 حدد قالبًا. انقر فوق القالب الذي تريد استخدامه لفتح القالب في نافذة جديدة.
4 انقر فوق “إنشاء”. إنه على يمين معاينة النموذج. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح القالب في Microsoft Excel.
5 قم بتحرير القالب ليناسب احتياجاتك. على سبيل المثال، سيكون لمعظم النماذج عنوان “شركة” أعلى النموذج. يمكنك تغيير هذا العنوان لتضمين اسم شركتك.
- يمكنك تحرير مستند Excel عن طريق النقر المزدوج على عنصر النص ثم حذفه أو إدراجه بنفسك.
6 املأ الفاتورة. أدخل المعلومات المطلوبة في نموذج الفاتورة للتأكد من أن الإجمالي يطابق بالفعل المبلغ المطلوب.
- تتطلب بعض قوالب الفواتير، على سبيل المثال، إدخال سعر بالساعة أو سعر ثابت.
- تستخدم معظم قوالب الفواتير الصيغ لحساب معدل الساعة بعدد ساعات العمل وإظهار النتيجة في مربع الإجمالي النهائي.
7 احفظ الفاتورة. افتح قائمة الملفات في أعلى يسار الصفحة ← انقر على خيار حفظ باسم ← انقر نقرًا مزدوجًا على الموقع لحفظه ← أدخل اسم الفاتورة ← انقر على زر حفظ. سيؤدي هذا إلى حفظ فاتورتك المخصصة في موقع الحفظ الذي حددته وستكون الفاتورة جاهزة للاستخدام.
استخدم قالبًا على جهاز Mac
1 افتح برنامج Microsoft Excel. إنها أيقونة تطبيق خضراء بها علامة “X” بداخلها. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح صفحة Excel الرئيسية.
2 افتح قائمة “ملف”. يوجد هذا الزر أعلى الجهة اليسرى من الصفحة. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح قائمة منسدلة.
3 انقر فوق “جديد من القالب”. إنه في القائمة المنسدلة ملف. يؤدي القيام بذلك إلى فتح صفحة جديدة بها خيارات القالب.
4 ابحث عن قالب فاتورة. اكتب الفاتورة في شريط البحث أعلى يمين الصفحة، ثم اضغط على Return للبحث عن قوالب الفاتورة.
- يجب أن تكون متصلاً بالإنترنت للبحث عن القوالب.
5 حدد قالبًا. انقر فوق أحد النماذج لعرض نافذة معاينة تعرض النموذج.
6 انقر فوق الزر “فتح”. إنه في نافذة المعاينة. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح القالب كمستند جديد.
7 قم بتحرير القالب ليناسب احتياجاتك. على سبيل المثال، سيكون لمعظم النماذج عنوان “شركة” أعلى النموذج. يمكنك تغيير هذا العنوان لتضمين اسم شركتك.
- يمكنك تحرير مستند Excel عن طريق النقر المزدوج فوق النص ثم حذفه أو إدراجه بنفسك.
8 املأ الفاتورة. أدخل المعلومات المطلوبة في نموذج الفاتورة للتأكد من أن الإجمالي يطابق بالفعل المبلغ المطلوب.
- تتطلب بعض قوالب الفواتير، على سبيل المثال، إدخال سعر بالساعة أو سعر ثابت.
- تستخدم معظم قوالب الفواتير الصيغ لحساب معدل الساعة بعدد ساعات العمل وإظهار النتيجة في مربع الإجمالي النهائي.
9 احفظ الفاتورة. افتح القائمة ملف ← حفظ باسم ← أدخل اسم القالب ← حفظ. فاتورتك جاهزة الآن للاستخدام.
قم بإنشاء فاتورة يدويًا
1 افتح برنامج Microsoft Excel. إنه رمز أخضر به علامة “X” بداخله. سيؤدي النقر فوق الرمز إلى فتح صفحة Excel الرئيسية.
2 انقر فوق مصنف فارغ. يوجد هذا الزر في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة الرئيسية للبرنامج. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح جدول بيانات.
- تخطي هذه الخطوة إذا فتح Excel مستندًا فارغًا على جهاز Mac الخاص بك.
3 قم بإنشاء ورقة ذات رأسية للفاتورة. يجب أن يتضمن العنوان البيانات التالية
اسم الشركة اسم الشركة التي تصدر لها فاتورة.
الوصف اكتب كلمة “فاتورة” أو أضف وصفًا لنوع الفاتورة، مثل “قائمة الأسعار” إذا كنت تقدم عرض أسعار للعميل، ولا تستخدم لبيع منتج له.
التاريخ تاريخ إصدار الفاتورة.
الرقم رقم الفاتورة. يمكنك استخدام نظام ترقيم شامل لجميع العملاء أو استخدام نظام ترقيم لكل عميل على حدة، ويمكنك تضمين اسم العميل بشكل ما في رقم الفاتورة إذا كنت تستخدم نظام ترقيم لكل عميل على حدة (مثال النور / مكة # 19).
4 أدخل عنوان المرسل وعنوان المستلم. يجب أن تظهر هذه المعلومات في أعلى الفاتورة بحيث تظهر بياناتك أعلى بيانات العميل.
- يجب أن تتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك اسم شركتك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.
- يجب أن تتضمن بيانات العميل اسم الشركة واسم المحاسب وعنوان العميل. يمكنك أيضًا إضافة عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف الخاص بالعميل.
5 أدخل معلومات الدفع الخاصة بك. يمكنك تخصيص عمود لإضافة وصف قصير للمنتج أو الخدمة، وعمود للكمية، وعمود للوحدة أو سعر الساعة، وعمود يحسب السعر الإجمالي للكمية المشتراة من المنتج.
6 اعرض مبلغ الفاتورة الإجمالي. يجب أن تظهر هذه القيمة أسفل العمود الذي يحسب تكلفة كل عنصر، ويمكنك حساب الإجمالي تلقائيًا باستخدام صيغة الجمع في Excel (SUM).
- على سبيل المثال، افترض أن قيمة المنتج الأول، 13 رطلاً، تظهر في الخلية B3، وقيمة المنتج الثاني، 27 رطلاً، تظهر في الخلية B4. هذا يعني أنه يمكن حساب الإجمالي في الخلية B5 باستخدام الصيغة = SUM (B3، B4) بحيث تكون النتيجة 40 رطلاً.
- يمكنك أيضًا حساب الإجمالي إذا كنت تحسب إجمالي ساعات العمل، مثل أن يكون معدل الساعة 30 جنيهًا إسترلينيًا (الخلية B3) على سبيل المثال بإجمالي 3 ساعات (الخلية B4) مما يجعل الصيغة الرياضية المستخدمة = SUM (B3 * B4) ) حتى تظهر النتيجة في الخلية B5.
7 تضمين شروط الدفع. يمكن أن تظهر هذه الشروط أعلى أو أسفل معلومات الدفع الخاصة بك، وتشمل شروط الدفع شائعة الاستخدام عبارات مثل “مستحق عند الاستلام” أو “مستحق خلال 14 يومًا” أو “مستحق خلال 30 يومًا” أو “مستحق خلال 60 يومًا”.
- يمكنك أيضًا تضمين مساحة ملاحظة في أسفل الفاتورة تعرض طرق الدفع المقبولة أو البيانات العامة أو رسالة شكر للعميل على التسوق مع شركتك.
8 احفظ الفاتورة. استخدم اسمًا يميز الفاتورة عن الفواتير الأخرى التي أرسلتها إلى عملائك عند الحاجة، مع العلم أنه يمكن حفظ الفاتورة بالتنسيق التالي
Windows – افتح قائمة الملفات في أعلى يسار الصفحة ← انقر فوق خيار حفظ باسم ← انقر نقرًا مزدوجًا على موقع الحفظ ← أدخل اسم الفاتورة ← انقر على زر حفظ.
ماكنتوش – افتح القائمة ملف ← حفظ باسم ← أدخل اسم القالب ← حفظ.
أفكار مفيدة
- يمكنك حفظ الفاتورة كقالب لاستخدامها مع الفواتير المستقبلية.
تحذيرات
- يفضل دائمًا الانتباه إلى أصغر التفاصيل عند إنشاء الفاتورة، حيث إنها وثيقة مالية مهمة جدًا في التعاملات التجارية وقد يتم اللجوء إليها في المحكمة وتحتاجها بدورها لإكمال السجلات الضريبية وما إلى ذلك. لا تقلل من قيمة الفواتير التجارية.