تعلمك المقالة التالية كيفية إنشاء قاعدة بيانات باستخدام بيانات من جدول بيانات Excel عن طريق استيراد البيانات إلى Microsoft Access، أو برنامج إدارة قاعدة بيانات من Microsoft، أو عن طريق تصدير بيانات Excel إلى تنسيق يعمل مع معظم برامج قواعد البيانات. يعد Microsoft Access جزءًا من مجموعة برامج Microsoft Office ومتوفر على نظام التشغيل Windows فقط.
خطوات
باستخدام Microsoft Access
1 قم بإنشاء قاعدة بيانات جديدة في Microsoft Access. أيقونة التطبيق باللون الأحمر مع الحرف A.
- تم تصميم Access للاستخدام مع Excel ويأتي مع Excel في حزمة Microsoft Office الاحترافية ومتوفر على Windows فقط.
2 انقر فوق علامة التبويب “البيانات الخارجية” في الجزء العلوي من النافذة.
3 انقر فوق الزر Excel في شريط الأدوات.
4 انقر فوق الزر “تصفح” في الجانب الأيمن العلوي من النافذة.
5 حدد جدول بيانات Excel الذي تريد استخدامه كمصدر.
6 حدد كيفية نقل البيانات. قم بذلك عن طريق النقر فوق الزر تحديد بجوار أحد الخيارات التالية
استيراد بيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الموجودة اختر هذا الخيار إذا كنت قد أنشأت قاعدة بيانات جديدة لا تحتوي على جداول، أو إذا كنت تريد إضافة جدول جديد إلى قاعدة بيانات موجودة. يمكنك تحرير المعلومات في Access بإنشاء جدول جديد.
إلحاق نسخة من السجلات بالجدول اختر هذا الخيار إذا كنت تستخدم قاعدة بيانات موجودة وتريد إضافة بيانات إلى أحد جداول قاعدة البيانات. يمكنك تحرير المعلومات في Access بإلحاق البيانات بجدول موجود.
الارتباط بمصدر البيانات عن طريق إنشاء جدول مرتبط حدد هذا الخيار لإنشاء ارتباط تشعبي في قاعدة البيانات، والذي سيفتح قاعدة بيانات Excel في Excel. لا يمكنك تحرير المعلومات في Access باستخدام هذه الطريقة.
7 انقر فوق “موافق”.
8 اختر جدول البيانات الذي تريد استيراده. افعل ذلك من قائمة “جداول البيانات”.
- بشكل افتراضي، يقوم Excel بإنشاء مصنفات تحتوي على ثلاثة جداول بيانات الجدول 1 والجدول 2 والجدول 3. يمكنك نقل جدول بيانات واحد فقط في كل مرة. يجب إكمال النقل في جدول بيانات، ثم العودة إلى علامة التبويب “البيانات الخارجية”. إذا كانت جميع جداول البيانات الثلاثة تحتوي على بيانات، فكرر جميع الخطوات لكل جدول بيانات متبقي.
- يمكنك حذف أسماء هذه الجداول وتحريرها في Excel، وستظهر جميع التغييرات التي تجريها في قاعدة بيانات Access.
9 انقر فوق “التالي”.
10 حدد الخيار “يحتوي الصف الأول على رؤوس أعمدة” إذا لم يكن محددًا بالفعل.
- قم بإلغاء تحديد المربع إذا كنت تريد أن يقوم Access بإنشاء رؤوس أعمدة من تلقاء نفسه.
11 انقر فوق “التالي”.
12 تعديل أو استيراد نوع الحقل. إذا كنت ترغب في استيراد جميع الحقول من جدول البيانات دون تغييرات، فكل ما عليك فعله هو النقر على خيار متابعة.
- إذا كنت تريد تحرير حقل، فانقر فوق رأس العمود الذي تريد تغييره، ثم قم بتحرير اسم الحقل أو نوع البيانات أو ما إذا كان الحقل مفتاحًا أم لا، ثم انقر فوق الزر متابعة عند الانتهاء.
- إذا كنت لا تريد استيراد حقل، فحدد المربع بجوار “عدم استيراد هذا الحقل (تجاوز)” وانقر فوق “متابعة” عند الانتهاء.
13 قم بتعيين المفتاح الرئيسي لقاعدة البيانات.
- السماح بالوصول لتعيين المفتاح للحصول على أفضل النتائج. يمكنك أيضًا تعيين مفتاحك الخاص عن طريق إدخاله في الحقل المجاور للخيار أو اختيار “بدون مفتاح رئيسي” (لا يوصى بذلك).
14 انقر فوق “التالي”.
15 اختر اسمًا لجدول البيانات في الحقل “استيراد إلى جدول”. يمكنك الاحتفاظ بالاسم الافتراضي من خلال عدم القيام بأي شيء.
16 انقر فوق الزر “إنهاء”.
17 قم بتنشيط خيار حفظ خطوات الاستيراد.
18 انقر فوق “إغلاق” لإنشاء قاعدة البيانات.
استخدام برنامج قاعدة بيانات خارجي
1 قم بإنشاء أو فتح جدول البيانات في Excel. إنها أيقونة تطبيق خضراء بحرف X.
- يجب حفظ الملف الأصلي كملف Excel للاحتفاظ بنسخة أصلية يمكن استخدامها عند الحاجة.
2 افتح قائمة “ملف” في شريط القائمة.
3 انقر فوق حفظ باسم….
4 انقر فوق الخيار Save as type (حفظ بنوع) (Windows) أو القائمة المنسدلة File Format (Macintosh).
5 اختر تنسيق الملف.
- اختر تنسيق “CSV” إذا كنت تستخدم تطبيق قاعدة بيانات سطح المكتب.
- اختر تنسيق “XML” إذا كنت تستخدم تطبيق قاعدة بيانات على شبكة الإنترنت.
6 انقر فوق الزر “حفظ”.
7 قم بإنشاء قاعدة بيانات جديدة في تطبيق قواعد البيانات.
8 حدد موقع أمر الاستيراد… في تطبيق قواعد البيانات. عادة ما يكون الخيار في القائمة المنسدلة ملف.
9 حدد الملف الذي قمت بتصديره من Excel.
10 اتبع تعليمات تطبيق قواعد البيانات لاستيراد البيانات.
11 احفظ قاعدة البيانات.