من المحتمل أن تحتوي جداول بيانات Excel الكبيرة التي تحتوي على الكثير من البيانات على إدخالات مكررة. تُظهر لك ميزة التنسيق الشرطي في Excel مكان هذه الإدخالات المكررة، بينما تتيح لك ميزة حذف الإدخالات المكررة حذفها. تعرف على ما نقوم بمراجعته في هذه المقالة لأنك بالتأكيد ستحتاج إليه ؛ يقوم بمراجعة وحذف القيم المكررة للتأكد من أن البيانات دقيقة ودقيقة قدر الإمكان في الملف.
خطوات
خاصية التنسيق الشرطي
1 افتح الملف الأصلي. أول شيء يجب فعله هو تحديد جميع البيانات التي تريد مسحها والبحث عن القيم المكررة.
2 انقر فوق الخلية الموجودة أعلى يمين مجموعة البيانات. هذا يبدأ عملية الاختيار.
3 اضغط مع الاستمرار على مفتاح Shift وانقر فوق الخلية الأخيرة. لاحظ أن الخلية الأخيرة يجب أن تكون في أسفل يمين مجموعة البيانات. سيؤدي هذا إلى تحديد جميع البيانات.
- يمكنك القيام بذلك بأي ترتيب (مثل النقر فوق المربع الموجود في أسفل اليمين أولاً ثم بدء التحديد من هناك).
4 انقر فوق “تنسيق شرطي”. يمكن العثور على الخيار في علامة التبويب / الشريط الرئيسي (غالبًا ضمن قسم “الأنماط”). X Search Source سيؤدي النقر فوق الخيار إلى إظهار قائمة منسدلة.
5 اختر “قواعد تمييز الخلية” ثم “القيم المكررة”. تأكد من تحديد جميع الخلايا عند القيام بذلك، حيث سيؤدي ذلك إلى فتح نافذة بخصائص التخصيص في نافذة قائمة منسدلة أخرى. X مصدر البحث
6 اختر “قيم مكررة” من القائمة المنسدلة.
- إذا كنت ترغب في عرض جميع القيم الفريدة بدلاً من ذلك، يمكنك اختيار “قيم فريدة”.
7 اختر لون التعليم. سيظهر لون الوسم القيم المكررة واللون الرئيسي أحمر فاتح مع نص مكتوب باللون الأحمر الداكن. X مصدر البحث
8 انقر فوق الزر “موافق” لعرض النتائج.
9 حدد مربع القيم المكررة واضغط على زر حذف لحذفه. قد لا تحتاج بالضرورة إلى حذف القيم المكررة، على سبيل المثال، قد تعبر كل قيمة من البيانات في حد ذاتها عن شيء محدد ومختلف عن الآخر (مثل استطلاع).
- بعد حذف إدخال مكرر مرة واحدة، ستتم إزالة لون التحديد من القيمة المقابلة.
10 انقر فوق “تنسيق شرطي” مرة أخرى. يجب إزالة العلامة قبل الخروج من المستند، سواء قمت بحذف القيم المكررة أم لا.
11 اختر خيار “حذف القواعد”، ثم “حذف القواعد من الجدول بأكمله” لحذف التنسيق. يؤدي هذا إلى حذف علامة أي قيم مكررة لم تحذفها. X مصدر البحث
- إذا كان لديك عدة أقسام منسقة في جدول البيانات، يمكنك تحديد منطقة معينة والنقر على “حذف القواعد من الخلايا المحددة” لإزالتها.
12 احفظ المستند التغييرات. بعد أن تنتهي من البحث عن القيم المكررة وحذفها في Excel وأنت راضٍ عن التعديلات التي أجريتها، لا تنس حفظ الملف.
القدرة على حذف القيم المكررة في Excel
1 افتح الملف الأصلي. أول شيء يجب القيام به هو تحديد جميع البيانات التي تريد التحقق من وجود قيم مكررة.
2 انقر فوق الخلية الموجودة أعلى يمين مجموعة البيانات. هذا يبدأ عملية الاختيار.
3 اضغط مع الاستمرار على مفتاح Shift وانقر فوق الخلية الأخيرة. الخلية الأخيرة في أسفل يمين مجموعة البيانات. هذا يحدد كل البيانات.
- يمكنك القيام بذلك بأي ترتيب (مثل النقر فوق المربع الموجود في أسفل اليمين أولاً ثم بدء التحديد من هناك).
4 انقر فوق علامة التبويب “البيانات” في الجزء العلوي من الشاشة.
5 ابحث عن قسم أدوات البيانات في شريط الأدوات. يتضمن هذا القسم أدوات لمعالجة البيانات المحددة، بما في ذلك ميزة “حذف القيم المكررة”.
6 انقر فوق خيار “حذف القيم المكررة”. هذا يعرض نافذة التخصيص.
7 انقر فوق خيار “تحديد الكل”. هذا يضمن أن يتم تحديد كافة الأعمدة. X مصدر البحث
8 تحقق من الأعمدة التي تريد استخدام هذه الأداة عليها. يتم تحديد جميع الأعمدة بشكل افتراضي.
9 انقر فوق الخيار “توجد بيانات في الرؤوس” إن أمكن. يؤدي هذا إلى فهم البرنامج أن الإدخال الأول في كل عمود هو الرأس، مما يؤدي إلى استبعاده من عملية الحذف.
10 انقر فوق الزر “موافق” لحذف القيم المكررة. انقر فوق موافق عندما تكون راضيًا عن اختياراتك. يؤدي هذا إلى حذف جميع القيم المكررة من الخلايا المحددة.
- إذا أخبرك البرنامج أنه لا توجد قيم مكررة – خاصة إذا كنت تعلم أن هناك قيمًا مكررة – فحاول تنشيط خيار الأعمدة الفردية في نافذة “حذف القيم المكررة”. افحص أي عمود بشكل فردي لحل أي مشاكل.
11 احفظ المستند التغييرات. ستكون قد عثرت على القيم المكررة وأزلتها في Excel عندما تكون راضيًا عن النتائج.
أفكار مفيدة
- يمكنك أيضًا تحديد القيم المكررة عن طريق تثبيت لاحقة خارجية مخصصة لهذا الغرض. تعمل بعض هذه الملحقات على تحسين ميزة التنسيق الشرطي في Excel لتمكينك من استخدام أكثر من لون واحد لتحديد القيم المكررة.
- تعد ميزة حذف القيم المكررة مفيدة عند مراجعة قائمة الحضور أو أدلة العناوين أو المستندات المماثلة.
تحذيرات
- احفظ عملك دائمًا عند الانتهاء!