Access هو مدير قاعدة بيانات علائقية يسمح لك باستيراد قاعدة بيانات Excel واحدة أو أكثر إلى البرنامج بحيث يمكنك مطابقة الحقول المتشابهة بين قواعد البيانات. يعد الوصول أيضًا طريقة رائعة لجمع كمية كبيرة من البيانات وتحليلها. يمكن أن يحتوي ملف Access واحد على عدة جداول بيانات Excel، ولكنك ستحتاج إلى استيراد جدول بيانات Excel إلى Access أولاً، ولا تستغرق هذه العملية سوى بضع خطوات.

استعد لاستيراد ملف Excel إلى Access

  1. 1 افتح كلا البرنامجين على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ستحتاج إلى شراء وتنزيل حزمة Microsoft Office تتضمن X ومورد بحثي و. يمكنك الحصول على البرنامجين من موقع مايكروسوفت.

    • افتح قائمة “ابدأ”، ثم حدد “كافة البرامج” بعد انتهاء تنزيل البرامج. X موارد البحث
    • انقر فوق “Microsoft Office” ثم حدد “Access” أو “Excel” من القائمة المنسدلة. قد يكون لديك جدول بيانات Excel أرسله إليك شخص ما، أو قمت بتنزيله من مكان آخر. يجب أن يكون وجود حزمة Office على جهاز الكمبيوتر الخاص بك قادرًا على فتح الملف.

  2. 2 قم بتنظيف جدول بيانات Excel قبل استيراده إلى Access. يمكن اتخاذ بعض الخطوات الإضافية البسيطة قبل استيراد جدول بيانات Excel إلى Access لتسهيل المهمة. أهم شيء في هذه العملية هو تناسق البيانات بين جداول البيانات المستوردة. X موارد البحث

    • من المستحسن أن يكون لديك رؤوس أعمدة (أو أسماء حقول) في الصف الأول من جدول بيانات Excel واستخدام رؤوس واضحة وسهلة الفهم. مصدر بحث X على سبيل المثال، يمكنك استخدام رأس “اسم العائلة” للعمود الذي يحتوي على الاسم الأخير لمجموعة من الأشخاص. كن واضحًا ومحددًا لأن هذا سيجعل من السهل مطابقة رؤوس الأعمدة في جداول بيانات Excel المختلفة.
    • يسمح لك Access بربط الحقول المتشابهة في اثنين أو أكثر من جداول البيانات. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك جدول بيانات Excel يحتوي على بيانات الراتب، ويتضمن جدول البيانات هذا الاسم الأول واسم العائلة والمسمى الوظيفي والراتب. افترض الآن، على سبيل المثال، أنك تريد مقارنة جدول البيانات هذا داخل Access بجدول بيانات آخر يحتوي على معلومات حول المساهمات المالية لحملة ما. يحتوي جدول البيانات هذا على أسماء الأشخاص وعناوينهم ومبلغ التبرع. في هذه الحالة، يسمح لك Access بمطابقة رؤوس الأعمدة المختلفة مع بعضها البعض. يمكنك ربط رؤوس الاسم معًا لمعرفة ما إذا كان الاسم يظهر في جدولي البيانات أم لا، على سبيل المثال.
    • افحص جداول بيانات Excel الخاصة بك للتأكد من أنك تعامل كل نوع من البيانات بنفس الطريقة، وقم بتنظيف جدول البيانات قبل استيراده إلى Access. X مصدر بحث. يجب أن تكون البيانات “علائقية” كما يطلق عليها في Access. على سبيل المثال، لن يجد Access أي مطابقات إذا كان جدول البيانات الأول الذي نفترض أنه يحتوي على رواتب يحتوي على الاسم الأول واسم العائلة والاسم الأوسط في عمود واحد، بينما يحتوي جدول البيانات الثاني على الاسم الأول واسم العائلة فقط في أعمدة منفصلة، لذلك تحتاج مطابقة رؤوس الأعمدة / الحقول.

  3. 3 قسّم المعلومات إلى عمود في Excel. لحل هذه المشكلة، قد تحتاج إلى تقسيم المعلومات إلى عمود في Excel بحيث لا تتطابق الرؤوس المختلفة مع البيانات الموجودة في Access.

    • على سبيل المثال، يمكنك تقسيم الاسم الأول في عمود منفصل، والاسم الأوسط في عمود منفصل، والاسم الأخير في عمود منفصل بحيث ينتج عن الأسماء المطابقة في عمود واحد تطابقات في Access إذا تم إعداد الرؤوس بنفس الطريقة الطريقة في جدول البيانات الثاني.
    • يمكنك تقسيم عمود في Excel عن طريق تمييز العمود الذي يحتوي على المعلومات، والنقر فوق قائمة “البيانات” في شريط أدوات Excel، والنقر فوق الخيار “تحويل النص إلى أعمدة”. يجب عليك عادةً تحديد “محدد” بعد ذلك ثم النقر فوق خيار “متابعة”.

  4. 4 استمر في استخدام المساعد لتقسيم الأعمدة المدمجة. أنت الآن جاهز لإكمال عملية تقسيم المعلومات المدمجة في عمود واحد إلى عدة أعمدة.

    • حدد كيفية “تحديد” البيانات في العمود. هذا يعني أن هناك رمزًا يفصل بين كل جزء من البيانات داخل العمود، والرموز الأكثر شيوعًا المستخدمة هي المسافة والفاصلة والفاصلة المنقوطة. عادة ما يتم فصل المعلومات بمسافة. على سبيل المثال، افترض أن الاسم “محمد سعيد أحمد” يظهر في عمود واحد. في هذه الحالة، يتم فصل الاسم الأول “محمد” بمسافة عن الاسم الأوسط “سعيد” ويتم فصل الاسم الأخير “أحمد” بمسافة عن الاسم الأوسط “سعيد”، مما يعني أنك ستختار المساحة. رمز في المساعد.
    • انقر فوق “متابعة”، ثم “إنهاء”. سيقوم البرنامج بفصل اسم “محمد سعيد أحمد” إلى ثلاثة أعمدة منفصلة وستكون قادرًا على كتابة عنوان جديد لكل عمود يشير إلى المعلومات الموجودة في العمود (الاسم الأول، الاسم الأخير، إلخ). يوصى أيضًا بإنشاء عدة أعمدة فارغة على يسار البيانات التي تريد تقسيمها قبل المتابعة حيث سيؤدي ذلك إلى نقل البيانات إلى الأعمدة الفارغة الجديدة (بدلاً من الأعمدة التي تحتوي بالفعل على بيانات).

قم باستيراد جدول بيانات Excel إلى Access

  1. 1 افتح Access على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. افتح قائمة ابدأ، ثم انقر فوق خيار Microsoft Office واختر Microsoft Access. ستحتاج إلى فتح قاعدة بيانات Access فارغة جديدة لاستيراد جدول بيانات Excel إلى.

    • انقر فوق خيار “قاعدة بيانات فارغة” لإنشاء قاعدة بيانات داخل Access.
    • اختر اسمًا لقاعدة البيانات، ثم انقر على إنشاء.

  2. 2 قم باستيراد جدول بيانات Excel إلى Access. الخطوة التالية هي سحب جدول بيانات Excel (أو جدول البيانات) إلى قاعدة بيانات Access.

    • بمجرد دخولك إلى Access Database Manager، انقر فوق الخيار “بيانات خارجية” على شريط الأدوات، ثم حدد “Excel”. X Research Source يمكن الوصول إلى هذا الخيار في بعض إصدارات Access بالنقر فوق “ملف” في شريط الأدوات ثم تحديد “الحصول على بيانات خارجية”. X موارد البحث
    • انقر فوق “استعراض” في حقل “اسم الملف”. سيسمح لك ذلك بالبحث عن جدول بيانات Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
    • اترك المربع “استيراد مصدر البيانات في جدول جديد ضمن قاعدة البيانات الحالية” محددًا، مع العلم أنه يتم تمكين المربع افتراضيًا.
    • انقر فوق جدول بيانات Excel بعد تحديد موقعه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم انقر فوق خيار “موافق”. سينقلك هذا إلى مساعد استيراد جداول بيانات Excel في Access.

استخدم المساعد لإكمال عملية الاستيراد

  1. 1 أكمل خطوات المساعد التي تظهر في Access. ستحتاج إلى إكمال الخطوات الموضحة في المعالج لإكمال عملية استيراد جدول البيانات.

    • حدد المصنف الذي تريد استيراده إلى جدول بيانات Excel، على الرغم من أن العملية في بعض الأحيان تكون بسيطة نظرًا لوجود جدول بيانات Excel واحد فقط. من ناحية أخرى، يقوم الأشخاص بإنشاء صفحات متعددة داخل جدول بيانات Excel. يمكن عرض هذه الصفحات من خلال النقر على علامات التبويب التي تظهر أسفل جدول البيانات. في هذه الحالة، ستحتاج إلى تحديد جدول البيانات الذي تريد اختياره في Access Assistant، ثم النقر فوق الخيار للمتابعة.
    • تحتوي الصفحة التالية على مربع يسأل عما إذا كان الصف الأول من جدول بيانات Excel يحتوي على رؤوس أعمدة. هذا يعني أن هذا الصف في جدول البيانات يحتوي على رؤوس تحدد البيانات في كل عمود (مثل الاسم الأخير والعنوان والراتب وما إلى ذلك)، ويوصى بالتأكد من أن الصف الأول يحتوي على رؤوس أعمدة واضحة إذا قمت بتنظيفها جدول البيانات أولاً، ثم انقر فوق الخيار “نعم” عندما تسأل عما إذا كان الصف الأول يحتوي على رؤوس أعمدة. هذه الطريقة الأسهل. ستحتاج أخيرًا إلى النقر فوق خيار متابعة.
    • ستسألك الصفحة التالية عما إذا كنت تريد إعادة تسمية “الحقول” كما يطلق عليها في Access (بمعنى رؤوس الأعمدة) إذا لم يكن الصف الأول يحتوي على رؤوس أعمدة، فيمكنك إعطاء كل حقل اسمًا واضحًا يمكن التعرف عليه في هذه المرحلة إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل.

  2. 2 قم بإنهاء عملية الاستيراد. لا يوجد سوى بضع خطوات أخرى قبل انتهاء عملية الاستيراد، وستطلب منك الصفحة المساعدة التالية تحديد مفتاح أساسي.

    • اختيار مفتاح أساسي ليس إلزاميًا، ولكن يمكنك القيام بذلك إذا رغبت في ذلك. يعني تعيين مفتاح أساسي أن البرنامج سيعين رقمًا فريدًا لكل صف من المعلومات، وهو ما سيكون مفيدًا لك لاحقًا عند فرز البيانات. ثم انقر فوق الزر “متابعة”. X موارد البحث
    • تعرض الصفحة الأخيرة في المساعد حقلاً باسم افتراضي، ويمكنك تغيير اسم جدول بيانات Excel الذي تستورده (سيتحول جدول البيانات إلى “جدول” في Access على الجانب الأيسر من الصفحة بعد الاستيراد تم الانتهاء من العملية).
    • انقر فوق خيار “استيراد”، ثم انقر فوق خيار “إغلاق”. سيظهر الجدول على الجانب الأيسر من الشاشة، وستجد أن عملية الاستيراد إلى Access قد اكتملت بنجاح.
    • كرر هذه العملية لواحد أو أكثر من جداول البيانات الأخرى إذا كنت تريد ربط أكثر من مجموعة بيانات واحدة. أنت الآن جاهز لمطابقة البيانات في جداول البيانات الخاصة بك في Access.

تحذيرات

  • قد تواجه مشكلات في استيراد القوائم بسلاسة إذا كان ملف Excel من إصدار Office غير إصدار قاعدة بيانات Access.
  • مهم جدًا ستحتاج إلى تنظيف جدول بيانات Excel الخاص بك قبل استيراده، وهذا يعني جزئيًا تحليل البيانات بحثًا عن المشكلات.
  • احتفظ دائمًا بنسخة من جداول البيانات الأصلية بحيث يمكنك تكرار العملية إذا فشلت في أي وقت.
  • لا يمكنك استيراد أكثر من 255 حقلاً في Access. X موارد البحث