إذا كنت تعيش بعيدًا عن الشركة التي تقدمت إليها، فقد تطلب منك الشركة إجراء مقابلة عمل عبر الهاتف. سيكون هدفك هنا هو اجتياز المقابلة بنجاح إلى المرحلة التالية، والتي ستحصل فيها غالبًا على فرصة لإجراء مقابلة عمل وجهًا لوجه. تعامل مع المقابلة الهاتفية بشكل احترافي، وكأنك أمام الشخص الذي يجري المقابلة معك لتترك انطباعًا جيدًا عن نفسك، وهذه الاحترافية تترجم عن طريق الرد على المكالمة بطريقة احترافية، والحفاظ على الأدب والمناسب. نبرة الصوت أثناء المحادثة. X موارد البحث
خطوات
أجب على المكالمة بشكل صحيح
1 قم بتحية المحاور بشكل احترافي. الطريقة التي ترد بها على الهاتف هي أهم نقطة في مقابلة العمل عبر الهاتف. من المفترض أنك تتوقع هذه المكالمة، لذلك يجب عليك الرد بطريقة احترافية أثناء الرد على هاتف العمل، حتى لو اتصلوا بك على هاتفك الشخصي. X موارد البحث
- قم بالرد على الهاتف بمجرد سماعك للرنين، قبل الرنين الثالث على أبعد تقدير، ثم قل “مرحبًا” واتبع ذلك باسمك، فيصبح الرد “مرحبًا، عادل حسين يتكلم”.
2 قم بتأكيد أنك تتوقع المكالمة. يعيد المتصل التحية ويخبرك باسمه ووظيفته. من الأفضل كتابة اسمه أو اسمها أمامك حتى لا تنساه، ثم أخبره أنك كنت تنتظر هذه المكالمة وأنك حريص على التحدث معه أو معها. X موارد البحث
- على سبيل المثال “شكرًا لك يا رحاب على اتصالك بي اليوم. أنا متحمس جدًا لمناقشة إمكانية الانضمام إلى شركتك”.
3 تحدث بأدب مع القائم بإجراء المقابلة. يجب عليك ارتداء الملابس المناسبة والجلوس على مكتبك كما لو كنت في مقابلة عمل حقيقية من أجل ضمان عدم التخلي عن نبرة الشكليات المطلوبة للذهاب إلى المقابلة الهاتفية. X موارد البحث
- خاطب المتصل بلقبه وليس باسمه فقط مثل “أستاذ” أو “سيدة” أو أياً كان اللقب الذي قدم نفسه به في بداية المكالمة. يمكنك أيضًا مخاطبتهما باسم “السيد” أو “السيدة”
- خاطب المتصل باسمه الأول فقط عند الطلب.
- تأكد من شكر المتصل إذا أعجبك أو أعطيك أي مجاملات إيجابية.
النجاح في المقابلة الهاتفية
1 دون ملاحظات لتنظيم أفكارك. استفد من تدوين الملاحظات أثناء المقابلة الهاتفية، وهو ما لا يمكنك عادةً القيام به في مقابلة وجهًا لوجه. يساعدك تدوين الملاحظات في التخطيط لإجابتك وإجاباتك على كل سؤال، حتى تتمكن من إعطاء أفضل إجابة ممكنة. X موارد البحث
- إذا سألك القائم بإجراء المقابلة سؤالًا يتكون من عدة أجزاء، فتأكد من كتابتها جميعًا أمامك حتى تتذكرها جميعًا أثناء الإجابة، حتى تتمكن من إقناعه بإجاباتك المنظمة على الأسئلة.
2 استمع بعناية وخذ وقتك قبل الرد. من الصعب عليك التركيز عندما تتحدث إلى شخص لا تحصل منه إلا على صوته، لذلك عليك التركيز على كلمات المحاور والحرص على عدم تشتيت انتباهك أو شغل عقلك بمجرد الرد. X موارد البحث
- امنح نفسك بضع ثوانٍ قبل الإجابة للتأكد من انتهاء المحاور من التحدث، ولإعطاء نفسك فرصة لتجميع أفكارك قبل التحدث.
- اطلب من المتصل توضيح أو إعادة سؤاله في حالة عدم فهمك أو عدم سماعك لجزء من السؤال. افعل هذا قبل الإجابة بالطبع.
3 تكلم بوضوح وقل كلماتك بشكل جيد. قد يكون من الصعب فهم الأشخاص على الهاتف بغض النظر عن مدى جودة الاتصال عند مقارنتها بالمقابلات الفعلية. تغلب على هذه العقبة بالتحدث ببطء ووضوح. X موارد البحث
- تدرب على هذا أثناء التحضير للمقابلة عبر الهاتف في حال واجهتك مشكلة في النطق أو الغمغمة.
- تأكد من الجلوس مع ظهرك مستقيماً أثناء التحدث، وعدم الاستلقاء أو الانحناء، وإبعاد يديك عن وجهك. يفضل الرد على المكالمة من خلال سماعات الأذن أو من خلال مكبر الصوت حتى لا تضطر إلى إمساك الهاتف طوال الوقت بجوار أذنك.
4 اطرح أسئلة متابعة لإظهار مشاركتك وحماسك أثناء المقابلة. أفضل المقابلات الشخصية هي عندما يتبادل الطرفان الأسئلة والأجوبة، لذا ضع في اعتبارك طرح الأسئلة أثناء المقابلة. على الأرجح، سيسألك المتصل في نهاية المكالمة ما إذا كنت تريد طرح أي أسئلة، لكن هذا لا يعني أنك تنتظر دائمًا انتهاء المكالمة، ولكن اغتنم الفرصة متى أتيحت لك. X موارد البحث
- على سبيل المثال إذا سألك المحاور سؤالًا يذكرك بمقال قرأته عن منتج ستطلقه الشركة قريبًا، يمكنك أن تسأله، بعد سرد إجابتك، “ذكرني بالمقال المنشور في مجلة تقنية حول المنتج الجديد الذي ستطلقه الشركة، كيف تعتقد أنه سيؤثر على السوق ومستقبل الشركة
5 أرسل رسالة شكر إلى الشخص الذي أجرى معك المقابلة. اكتب رسالة بسيطة في نهاية المقابلة للشخص الذي أجرى معك المقابلة. لا تبالغ في رسالتك وتقتصر على جملتين أو ثلاث جمل للتعبير عن تقديرك للشخص ووقته والفرصة التي أتاحت لك التحدث معه / معها، ولا تنس الإشارة إلى أنك تنتظر الرد قريبًا . X موارد البحث
- اجعل رسالتك خاصة وحميمة قدر الإمكان من خلال ذكر أي نقاط خاصة تمت مناقشتها في المكالمة بينكما.
- حدد متى من المفترض أن تحصل على رد في رسالتك كما أخبرتك في المكالمة.
كن واثقًا ومهنيًا
1 اجلس في وضع مستقيم أمام مكتب أو طاولة. لا تستلقي على السرير أو الأريكة أثناء المقابلة الهاتفية. يؤثر وضعك في الجلوس على صوتك، وسيتمكن الشخص الآخر من ملاحظة ذلك وربما يجعله يعتقد أنك لا تأخذ الأمر على محمل الجد. X موارد البحث
- يقلل الاستلقاء أيضًا من جودة المكالمة ويسبب صوتًا صاخبًا أو حفيفًا أثناء تغييرك للوضع.
- يساعدك الجلوس في وضع مستقيم على التحدث بثقة وسلطة يمكن للشخص الآخر أن يستنتجها بوضوح من صوتك.
2 تعامل مع المقابلة الهاتفية كما لو كانت مقابلة عمل حقيقية. على الرغم من أن القائم بإجراء المقابلة لا يمكنه رؤيتك، فإن اختيارك للملابس وطريقة التصرف يؤثران على مستوى ونبرة صوتك وأدائك العام في الإجابة على الأسئلة. لا تنس أنه يمكن ملاحظة كل هذه الأشياء عبر الهاتف أيضًا. X موارد البحث
- لا داعي بالطبع لارتداء ملابس رسمية كما لو كنت ذاهبًا لمقابلة في إحدى الشركات، لكن يجب أن تكتفي بارتداء الملابس المناسبة والمهنية قبل الشروع في الرد على المقابلة الهاتفية.
- فكر في استعداداتك للذهاب إلى العمل إذا تم قبولك من قبل هذه الشركة، ثم استعد بنفس الطريقة قبل الرد على المقابلة الهاتفية.
3 تجنب الأكل أو الشرب. حتى إذا كنت تتحدث إلى المحاور على مكبر الصوت، فسيكون قادرًا على سماع أصوات تناولك أو شربك أثناء المقابلة. ليست هناك حاجة لذلك، فهذه الأصوات تشتت انتباهك وتجعلك تبدو كشخص غير محترف إذا اكتشف الطرف الآخر ذلك. X موارد البحث
- يندرج هذا ضمن قائمة الأشياء التي لن تفعلها إذا كنت في مقابلة عمل وجهًا لوجه، لذا امتنع عن أي من الإجراءات غير المقبولة أثناء التحدث في مقابلة عبر الهاتف، مثل الأكل أو الشرب أو مضغ العلكة .
- ضع كوبًا من الماء بجوارك في حالة الشعور بالعطش. ابعد رأسك عن الهاتف أثناء الشرب حتى لا يصل الصوت للطرف الآخر وتجنب صوت مكعبات الثلج في الكوب.
4 ابتسم أثناء التحدث. يساعدك الابتسام على الاسترخاء وتحسين نبرة صوتك إلى نغمة أكثر ودية وواضحة. سيتمكن القائم بإجراء المقابلة من ملاحظة الحماس والإيجابية في صوتك. X موارد البحث
التخطيط المسبق للمقابلة عبر الهاتف
1 قم بالبحث عن الشركة قبل المقابلة. يجب عليك البحث عن الشركة التي تتقدم لها بمجرد حصولك على موعد لمقابلتك الهاتفية. افعل ذلك حتى لو كنت قد بحثت عن الشركة مسبقًا قبل التقديم. تعرف على جوانب العمل المختلفة في الشركة والمجال الذي تتخصص فيه بشكل عام. X موارد البحث
- ابحث عن آخر الأخبار المتعلقة بالشركة أو تصفح موقع الشركة الإلكتروني لقراءة أحدث البيانات الصحفية والتعرف على المنتجات والخدمات الجديدة أو القادمة. قم بتدوين ملاحظات حول هذه النقاط حتى تتمكن من الإجابة على أسئلة المحاور.
- أيضًا، ابحث عن أنشطة المنافسين الرئيسيين للشركة من خلال النظر في جوانب مختلفة من الصناعة والسوق، من أجل فهم أفضل لنقاط القوة والضعف في السوق.
2 اكتب إجابات نموذجية لبعض الأسئلة المحتملة. استخدم عدم قدرة المحاور على رؤيتك لصالحك من خلال إعداد بعض الإجابات النموذجية للأسئلة المتوقعة في مثل هذه المقابلة. ستساعدك هذه الملاحظات في الإجابة على الأسئلة الصعبة. X موارد البحث
- على سبيل المثال سيُطلب منك التحدث عن نقاط قوتك وضعفك، لذا يفضل أن تكتب الإجابة على هذا السؤال وغيره مسبقًا بطريقة منظمة ومحددة ومرتبطة بالعمل وليس الحياة الشخصية.
3 تدرب على التحدث في الهاتف. تختلف المقابلات الهاتفية عن التحدث مع الأصدقاء أو أفراد الأسرة، خاصة إذا لم تكن لديك خبرة في التحدث على هاتف العمل. بعد ذلك، حاول التحدث عبر الهاتف بطريقة احترافية في الأيام القليلة التي سبقت مقابلة الهاتف. X موارد البحث
- أثناء المقابلة الهاتفية، لن تتمكن من تحديد ما إذا كان الشخص قد توقف عن التحدث أم لا لأنك لا تستطيع رؤيته أو عندما حان الوقت للإجابة على سؤاله، لذا فإن أفضل حل هو ممارسة المحادثات الهاتفية بحيث يمكنك يمكن أن تتحرك من خلال المحادثة بسلاسة.
- إذا لم يكن لديك سبب حقيقي لاستخدام الهاتف، فلا بأس أن تطلب من صديق أو أحد أفراد الأسرة مساعدتك في التدرب. اطلب منه أو منها الاتصال بك في تاريخ محدد ومعاملتك كما لو كنت في مقابلة عبر الهاتف.
4 حدد مكانًا هادئًا للرد على المكالمة. أنشئ مكانًا هادئًا في منزلك أو عملك يسمح لك بالتحكم في الضوضاء والنشاط من حولك. إذا كنت تستخدم هاتفًا خلويًا، فتأكد من أن قوة الشبكة كافية في هذا الموقع. X موارد البحث
- اختر مكانًا يتمتع بالخصوصية. إذا كان منزلك صاخبًا بسبب الأطفال أو رفقاء السكن، فيمكنك الذهاب إلى المكتبة العامة وعمل الكتب أو غرف الدراسة حيث توجد الخصوصية. فقط تأكد من الحجز مسبقًا لمقابلتك.
5 قم بإيقاف تشغيل جميع الإلكترونيات والإشعارات. لا ينبغي أن تلفت الإشعارات وأصوات الرنين الصادرة من الأجهزة المجاورة لك انتباه القائم بإجراء المقابلة، وتجنب ذلك حتى لا يترك انطباعًا سيئًا عنك أثناء التحدث. يجب أن تخصص تركيزك واهتمامك للمقابلة بالكامل، كما لو كنت تجري المقابلة في المكتب. X موارد البحث
- قد تتداخل الأجهزة الأخرى مع قوة شبكتك بطريقة تؤثر على جودة المكالمة أو استقبال هاتفك، لذا قم بإيقاف تشغيل أجهزة Wi-Fi حيث تجلس للرد على المكالمة، أو انقل الأجهزة إلى أخرى غرفة أثناء الرد على المكالمة.
6 – تجهيز جميع الأوراق المطلوبة. رتب أوراقك والمعلومات التي تحتاجها عن الشركة ونسخًا من سيرتك الذاتية وأوراق أخرى قد تحتاج إلى رؤيتها أثناء المقابلة الهاتفية. X موارد البحث
- ضع جميع الأوراق أمامك بطريقة منظمة وواضحة لتجنب عناء البحث فيها، لأن الطرف الآخر على الهاتف يمكنه سماع صوتك وأنت تحرك الأوراق، وقد يتسبب ذلك في تشتيت انتباهه وعدم انتظامه. رتب أفكارك في المقابل.
7 تمرن قبل الرد على المقابلة الهاتفية. قد تشعر بالتوتر مع اقتراب موعد المقابلة الهاتفية، لذلك نوصي بممارسة تمارين التنفس التي تساعدك على تهدئة أعصابك وصوتك وتحسين تركيزك. X موارد البحث
- جرب أيضًا تمارين الصوت والتنفس قبل الرد على مقابلة عبر الهاتف، كما يفعل المغنون والممثلون قبل الصعود على المسرح. تساعدك الممارسة على تجنب الكلام المتداخل وتمنحك مزيدًا من الثقة في نبرة التحدث لديك.