البريد الإلكتروني ليس رسميًا كرسالة مكتوبة، ولكن لا يزال بإمكانك كتابة بريد إلكتروني رسمي إذا كنت ترغب في ذلك. فكر في علاقتك بالمتلقي ثم اختر التحية المناسبة للموقف. بمجرد التوصل إلى هذه الجمل وكتابتها، يمكنك الانتقال إلى تنسيق التحية وكتابة الجمل الافتتاحية.
خطوات
فكر في المتلقي
1 قرر إلى أي مدى تريد أن تكون رسميًا. يعتمد مدى رسمية البريد الإلكتروني الذي تكتبه على الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، لن تستخدم نفس الأسلوب الرسمي عند كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب وظيفة كما تفعل عند الكتابة إلى أستاذك في الجامعة.
- من الأفضل أن تكون أكثر رسمية عند التواصل مع شخص ما لأول مرة للحفاظ على مظهرك العام. X موارد البحث
2 ابحث عن اسم الشخص. قم بإجراء بحث بسيط عن اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه بالفعل. إن معرفة اسم الشخص وذكره يجعل التحية أكثر أناقة، خاصة مع طرق البريد الإلكتروني الرسمية الأخرى. X موارد البحث
3 اتبع أسلوب الشخص الذي تكتب إليه. إذا كان الشخص قد أرسل إليك من قبل، فقم بنسخ تحيته في رسالتك. على سبيل المثال إذا كان الشخص يستخدم كلمة “مرحبًا” واسمك الأول في التحية، فمن الأفضل الرد على رسالته بنفس الطريقة باستخدام كلمة “مرحبًا” ثم الاسم الأول في البريد الإلكتروني. X موارد البحث
اختر تحية
1 التراجع عن كلمة “عزيزي”. “عزيزتي” (متبوعًا باسم الشخص) هي رسالة تحية قديمة! سبب التمسك بهذه البداية هو أنها تحية رسمية ومفتوحة، لكنها أصبحت غير مرئية في الحروف حيث تمر دون أن يلاحظها أحد لأنها تستخدم كثيرًا وهو أمر جيد حقًا. بالطبع، لا تريد أن تبقى تحيتك في ذهن المستلم لأنها غير مناسبة. X موارد البحث
2 حاول كتابة “تحياتي” عندما لا تعرف اسم المستلم. “التحيات” هي بداية رسمية إلى حد ما ويمكنك استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، خاصة إذا كنت لا تعرف اسم المرسل إليه. لا يزال من الأفضل بالطبع معرفة اسم الشخص إن أمكن. X موارد البحث
- يمكنك أيضًا استخدام “إلى من يهمه الأمر” إذا كان البريد الإلكتروني رسميًا جدًا ولا تعرف اسم المستلم. لكن هذه التحية مزعجة لبعض الناس!
3 ضع في اعتبارك استخدام كلمة “مرحبًا” في رسائل البريد الإلكتروني الأقل رسمية. عادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الرسائل، لذا تجنب استخدام كلمة “مرحبًا” في رسالة بريد إلكتروني رسمية. على سبيل المثال، إذا كنت تراسل أستاذك في الجامعة – وخاصة إذا كنت قد تفاعلت معه بالفعل – فإن كلمة “hi” ستفي بالغرض. X موارد البحث
4 تجنب استخدام كلمة “hello”. من المقبول استخدام كلمة “Hi” في رسائل البريد الإلكتروني الأقل رسمية، ولكن الأمر نفسه لا ينطبق على كلمة “Hi”. تجنب تمامًا استخدامه في أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لأنه تحية غير رسمية للغاية حتى في المحادثة. من الأفضل تجنب استخدام كلمة “مرحبًا” في رسالة بريد إلكتروني، حتى لو كنت تعرف رئيسك جيدًا، على سبيل المثال، عند إرسال الرسائل النصية. X موارد البحث
5 استخدم العنوان بدلاً من الاسم إذا لزم الأمر. في بعض الأحيان، تعرف فقط ما يفعله الشخص الذي تكتب إليه في الشركة أو المؤسسة ؛ في هذه الحالة، يمكنك استبدال اسم الشخص بلقبه أو لقبه، مثل “عزيزي مدير التوظيف” أو “عزيزي مدير لجنة التوظيف” أو “عزيزي د.” X موارد البحث
6 أضف لقبًا شرفًا إلى الشخص لجعل التحية أكثر رسمية. أضف “السيد” أو “السيدة” أو “الدكتور” أو “الأستاذ” قبل اسم الشخص لجعل التحية أكثر رسمية. أيضًا، استخدم الاسم الأخير للشخص أو الاسم الكامل لتحية أكثر رسمية، بدلاً من الاسم الأول فقط. X موارد البحث
تنسيق البريد الإلكتروني والبدء
1 اكتب التحية في السطر الأول. يجب كتابة التحية التي تختارها في السطر الأول متبوعًا باسم الشخص. إذا أمكن، أضف عنوانًا للشخص، مثل السيد أو السيدة أو د.، متبوعًا بالاسم الأول والأخير للشخص. X موارد البحث
2 استخدم فاصلة. سترى بشكل عام فاصلة بعد التحية. بالنسبة للرسائل الرسمية، يمكنك استخدام علامة النقطتين بعد التحية، لكن هذا النمط رسمي جدًا حتى بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الرسمي. ستفعل الفاصلة في معظم الحالات، ولكن يجب عليك استخدام علامة النقطتين عند كتابة خطاب تغطية البريد الإلكتروني.
3 انتقل إلى السطر التالي. التحية مكتوبة على السطر الأول وحده في الأعلى. بمجرد الانتهاء، انقر فوق الزر “التالي” للانتقال إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم فواصل الأسطر بدلاً من المسافات البادئة لإنشاء فقرات، فستحتاج إلى ترك سطر فارغ بين التحية والفقرة الأولى. X موارد البحث
4 عرف نفسك في الجملة الافتتاحية إذا لزم الأمر. عند الكتابة إلى شخص ما لأول مرة، يجب عليك تضمين مقدمة حتى لو كنت تعرف الشخص بالفعل. امنح الشخص الآخر لمحة عن الشخص الذي يراسله لتشجيعه على مواصلة قراءة بريده الإلكتروني.
- على سبيل المثال “اسمي أحمد سعيد، مدير التسويق في شركة ABC.” قل أيضًا كيف قابلت الشخص “اسمي أمير فهمي، وأعمل معك في قسم التسويق (التسويق الأسبوعي يعقد يومي الثلاثاء والخميس بعد الظهر).
- يمكنك استخدام الجملة الأولى كتحية إذا كنت تعرف الشخص بالفعل وكتبت له من قبل. على سبيل المثال، اكتب، “شكرًا لك على الرد السريع” أو “أتمنى أن تكون بخير.”
5 نصل إلى النقطة. تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني إلى الوصول إلى هذه النقطة بسرعة. هذا يعني أن الجملة الأولى أو الثانية يجب أن تحتوي على سبب الكتابة إلى هذا الشخص. تذكر أن تكون واضحًا قدر الإمكان عند وصف الغرض من الرسالة. X موارد البحث
- على سبيل المثال، يمكنك كتابة “أنا أكتب لأطلب منك مساعدتي في حل مشكلة تسويقية” أو “أنا أكتب إليك لأنني أواجه مشكلة مع الفصل، وآمل أن تتمكن من إعطائي اقتراحات للحصول على مواد إضافية لقراءتها لمساعدتي “.