سواء كنت ترغب في المواعدة أو التقدم لوظيفة، ستأتي لحظة يتعين عليك فيها إجراء مكالمة هاتفية. إذا لم تكن معتادًا على التحدث في الهاتف، فقد يكون بدء مكالمة هاتفية أمرًا مرهقًا للغاية. مفتاح المحادثة الجيدة هو أن يكون الطرفان مرتاحين، بحيث يمكنك مناقشة الأمور بسلاسة وسهولة، لكنك بالطبع تسأل نفسك الآن سر تحقيق هذه الحالة السحرية ؛ يمكن العثور على الإجابة بالتفصيل في النقاط التالية.
خطوات
التخطيط المسبق
1 قرر ما تريد تحقيقه من هذه المكالمة. قبل أن تلتقط الهاتف وتجري المكالمة، من المهم تحديد ما تريده. على سبيل المثال، إذا كنت تتصل بفتاة بحماس، فإن الهدف هو أن تطلب منها الخروج في موعد غرامي. أثناء مكالمة عمل، قد يكون الغرض هو بيع البضائع أو تقديم خدمة. هناك اختلاف كبير بين المثالين، لذا اسأل نفسك ما تريده من المحادثة الهاتفية حتى تتمكن من وضع خطة مناسبة للمضي قدمًا نحو هدفك. X موارد البحث
- حاول أن تكون محددًا قدر الإمكان عند تحديد هدفك. يساعدك هذا على الاستعداد بأفضل طريقة للمحادثة.
- في بعض الحالات، قد يكون هدفك إجراء مكالمة للأغراض العامة. على سبيل المثال، يمكنك إجراء مكالمة لطرف معين للسؤال عن الخدمات التي يقدمونها، دون أن تعرف بالضبط ما أنت مهتم به. في هذه الحالة، ستساعدك المعلومات التي تحصل عليها في تحديد ما تحتاجه.
2 حدد من تريد التحدث إليه. عندما تتصل بشخص لا تعرفه جيدًا، ربما ترغب في الحصول على خلفية جيدة عن هذا الشخص. قد يمنحك هذا فكرة جيدة عما يمكن توقعه من هذه المحادثة. على سبيل المثال، إذا كنت تتحدث إلى الرئيس التنفيذي لشركة ما، فمن المحتمل أن يكون مشغولاً للغاية بحيث لا يكون لديه ما يكفي من الوقت للتحدث معك. إذا كنت تتحدث إلى شخص خجول، فقد ترغب في إجراء معظم الكلام. X موارد البحث
- إذا كنت تجري مكالمة عمل، فيمكنك زيارة موقع الويب الخاص بالشركة التي يعمل بها الشخص الذي يتحدث معك. يجب أن تجد العنوان الذي يجب أن تتحدث إليه مع هذا الشخص، ويجب عليك أيضًا قراءة سيرته الذاتية التي ستساعدك على معرفة من هو هذا الشخص وما هي تلك الشركة.
- إذا كنت تجري مكالمة شخصية، فاسأل الشخص الذي تفعله عن حاله قبل أن تبدأ المحادثة.
3 اكتب بإيجاز بعض نقاط الحديث. بمجرد أن تعرف ما تريد ومن الذي ستتحدث إليه، قد تشعر بتحسن إذا قمت بتدوين بعض الملاحظات الموجزة للمحادثة. قد تكون هذه الملاحظات نقاطًا تريد التحدث عنها أو أسئلة تريد طرحها. باستخدام هذه القائمة، يمكنك تجنب نسيان نقطة مهمة هي في الواقع السبب الرئيسي للمكالمة. X موارد البحث
- قد يساعدك وضع خطة للتحدث أثناء المكالمة. بالطبع، ستحتاج إلى التعود على إجابات الشخص الآخر، ولكن بالرجوع إلى هذا المخطط، يمكنك الاستمرار في التركيز على الأهداف الأساسية للمكالمة، خاصةً إذا كنت قلقًا بشأن المحادثة.
- فكر في المدة التي ستحتاج فيها بالضبط إلى هذه المكالمة. من الأفضل افتراض أن هذه المكالمة لن تستغرق وقتًا طويلاً ؛ لذلك عليك التركيز وتحديد أهم الموضوعات التي ستناقشها.
بدء المحادثة
1 ابدأ بتحية وتقديم نفسك. يجب أن تحيي الشخص الآخر أولاً، مثل قول “مرحبًا”. يمتلك معظم الأشخاص ميزة معرف المتصل، لكنك لا تزال بحاجة إلى تقديم نفسك ما لم يستقبلك الطرف الآخر بالاسم. إذا كنت تتصل بشخص تعرفه بشكل عادل، يكفي أن تقول اسمك. في بعض المواقف الأخرى، قد تحتاج إلى تزويد الطرف الآخر بمزيد من المعلومات حتى يتمكن من التعرف عليك. X موارد البحث
- عندما تحتاج إلى تحية الطرف الآخر، يمكنك استخدام تعبير يشير إلى الوقت من اليوم، مثل “صباح الخير” أو “مساء الخير”.
- إذا كنت تجري مكالمة عمل، فيجب عليك تقديم اسم الشركة التي تعمل بها. على سبيل المثال “صباح الخير انا فادي سامح من (…)”
- إذا كنت تتصل بفتاة لغرض عاطفي، فيمكنك تذكيرها بالمكان الذي التقيت فيه. على سبيل المثال “أنا فادي سامح. تقابلنا في صالة الألعاب الرياضية الأسبوع الماضي”.
- إذا كنت تتحدث مع شخص تعرفه من خلال صديق مشترك، فيجب عليك تزويده باسم هذا الصديق المشترك. على سبيل المثال، قد تقول، “مرحبًا، أنا فادي، صديق محمد عمران. أعتقد أنه أخبرك أنني سأتصل بك”.
- إذا كنت تتصل بهدف التقدم لوظيفة، فيجب أن تذكر كيف وجدت الوظيفة. على سبيل المثال، قل “مرحبًا أنا فادي سامح. أتصل بك بخصوص الوظيفة التي نشرتها في الجريدة أمس.”
- إذا كنت تتصل بالعمل لطلب معلومات عامة، فمن المحتمل ألا تقل اسمك. قد تقول فقط “مرحبًا، أنا مهتم بالاشتراك في خدمة (…) لشركتك”
2 اسأل عما إذا كان الوقت مناسبًا للتحدث. إذا كنت ترغب في الحصول على مكالمة جيدة، فمن المهم التأكد من أن الطرف الآخر يمكنه التركيز على المكالمة الآن أو من الأفضل تأجيلها لوقت لاحق. يجب عليك بعد ذلك أن تسأل مكبر الصوت الخاص بك عما إذا كان متاحًا للمكالمة قبل بدء المكالمة. إذا أخبرك أنه لا بأس في التحدث الآن، يمكنك بدء محادثتك، ولكن إذا أخبرك أنه مشغول أو على وشك الخروج، فحاول الاتفاق على وقت لاحق للتحدث. X موارد البحث
- إذا لم يكن الشخص الذي تتحدث معه جاهزًا للمكالمة، فحدد موعدًا آخر للمكالمة قبل الانتهاء من المحادثة. قد تقول، “هل سيكون الوقت مناسبًا إذا اتصلت بك لاحقًا ربما الساعة الثالثة”
- إذا أراد الشخص الآخر التحدث إليك مرة أخرى، فامنحه يومًا ووقتًا تكون فيه متفرغًا. قد تقول، “سأكون متفرغًا صباح الغد. هل سيكون الرقم 10 مناسبًا لك”
3 اكسر حاجز الصمت بكلام قصير. إذا كنت تتصل لتسأل عن شيء ما أو لبيع عنصر ما، فأنت بحاجة إلى تجنب الدخول في محادثة حول هدفك من المكالمة على الفور. قد يكون هذا السلوك منفرا للطرف الآخر. من ناحية أخرى، تحتاج إلى إقامة علاقة جيدة مع الطرف الآخر من خلال بدء المكالمة بحديث بسيط ولطيف، مثل التحدث عن الطقس أو كيف حال صديقك. X موارد البحث
- لا أسهب في الحديث عن هذه المواضيع البسيطة، فقد ينفد صبر الطرف الآخر.
- إذا كنت تعرف الشخص الذي تتحدث إليه، يمكنك محاولة المزاح معه باستخدام عبارات حول شيء يحبه أكثر. على سبيل المثال، إذا كنت تتحدث إلى شخص مهتم بالرياضة، فقد تقول، “لقد كانت مباراة مثيرة بالأمس، أليس كذلك”
- إذا كنت لا تعرف الشخص الذي يتحدث معك، فحاول إبقاء الدردشة علنية قليلاً. على سبيل المثال، قل، “كان الجو حارًا مؤخرًا، أليس كذلك لا أتذكر أنه كان حارًا في الصيف الماضي.”
4 عبر عما تريده من المكالمة. بمجرد أن تشعر أنك في سلام مع الشخص الآخر ولم يعد هناك أي توتر، فقد حان الوقت للوصول إلى جوهر الأمر. تحدث عن هدفك إلى الشخص الذي تتصل به ؛ كن واضحًا وتحدث بإيجاز قدر الإمكان. بهذه الطريقة، ستبدو أكثر ثقة وتتجنب التشتت أو الإسهاب في الكلام. X موارد البحث
- بينما تريد التأكيد على ثقتك بنفسك، تأكد من التصرف بأدب إذا كنت تطلب من الشخص الذي تتحدث معه شيئًا ما.
- إذا تحدثت لفترة طويلة دون توقف، فقد يفقد الطرف الآخر تركيزه. من الأفضل أن تتوقف وتسأل الطرف الآخر عن تقييمه، إذا كان لا يزال لديك بعض الكلمات لتقولها.
- لا تأكل أو تمضغ العلكة وأنت على الهاتف. قد تعبر هذه الجلبة عن عدم اهتمامك بالحديث.
استعد للمكالمة
1 ابحث عن مكان هادئ. عندما يحين وقت إجراء المكالمة، فأنت بالطبع تريد أن تكون المكالمة ناجحة قدر الإمكان. هذا يعني أنه يجب عليك تهيئة الجو المناسب للمكالمة، لذلك يجب عليك تحديد مكان هادئ حيث يمكنك استخدام الهاتف. كل ما عليك فعله هو إبقاء المكان الذي تجري منه المكالمة هادئًا ومنع الضوضاء قدر الإمكان لتجنب الاضطرار إلى مطالبة الطرف الآخر بتكرار كلماته أو الاضطرار إلى رفع صوتك إلى حد الصراخ من أجل أسمعك. X موارد البحث
- أفضل مكان لإجراء المكالمة هو في غرفة فارغة مع إغلاق الباب. بهذه الطريقة، نضمن لك مكانًا هادئًا.
- إذا كان عليك أن تكون على اتصال في المكتب مع زملائك ويمكنك سماع صخبهم وضجيجهم في العمل، فقد تختار وقتًا لا يكون فيه المكتب مزدحمًا. على سبيل المثال، يمكنك إجراء المكالمة في وقت الغداء أو في نهاية اليوم عندما يبدأ الأشخاص في العودة إلى المنزل.
- إن أمكن، حاول تجنب إجراء مكالمات في الأماكن العامة، مثل المطاعم أو المتاجر. تمتلئ هذه الأماكن بجميع أنواع المشتتات والمضايقات التي قد تهدد نجاح المكالمة. إذا كان عليك الاتصال بشخص ما أثناء تواجدك بالخارج، فحاول أن تجد مكانًا هادئًا، مثل الرواق الموجود خارج الحمامات في المطعم أو الممر الفارغ في المتجر.
2 ابحث عن مكان به إشارة هاتف قوية. يستخدم معظم الناس هواتفهم المحمولة كهواتفهم الأساسية في الوقت الحاضر. إذا كان هذا ينطبق عليك، فحاول التأكد من أنك في مكان تكون فيه إشارة هاتفك جيدة لتتمكن من إجراء المكالمة، وبالتالي تأكد من جودة المكالمة. تجول حتى تصل إلى المكان الذي يمكنك أن تجد فيه أقوى إشارة. إذا لم تتمكن من العثور على مكان تكون فيه إشارة هاتفك قوية، فيجب عليك استخدام هاتف أرضي. X موارد البحث
- من المحتمل أن يكون للهاتف الأرضي إشارة أقوى من إشارة الهاتف الخلوي، لذلك إذا كانت مكالمتك مهمة للغاية، فحاول استخدام هاتف أرضي. سيكون هذا ضروريًا إذا كنت تتصل بشخص أكبر منك وليس لديه حاسة سمع قوية.
- إذا كنت تستخدم هاتفًا خلويًا، فتأكد من حمله حتى يتمكن الميكروفون الداخلي من استقبال صوتك دون أي عوائق. من الأفضل عدم استخدام مكبر الصوت عند إجراء مكالمات مهمة.
3 تأكد من أنك مرتاح. قبل أن تبدأ في الاتصال، يجب أن تتأكد من تركيز انتباهك بالكامل على مكالمتك. على سبيل المثال، تريد التأكد من أنك لست مضطرًا للذهاب إلى الحمام وأن لديك مشروبًا في متناول اليد في حالة الشعور بالعطش. من المهم أيضًا أن يكون لديك منديل في متناول اليد في حالة العطس أو الحاجة إلى استخدام منديل أثناء المكالمة.
- حدد ما إذا كنت أكثر راحة في إجراء المكالمة أثناء الجلوس أو الوقوف. إذا كنت متوترًا، فقد تجد أنك إذا مشيت قليلًا ذهابًا وإيابًا، فسوف تهدأ.
أفكار مفيدة
- إذا كنت قلقًا بشأن إجراء مكالمة هاتفية، فقد ترغب في التدريب. اطلب من صديق أو أحد أفراد الأسرة أن يحل محل الشخص الذي تتحدث معه حتى تتمكن من التدرب معه.
- إذا كنت تتحدث إلى شخص ما بشكل شخصي أو اجتماعي، فيمكنك إرسال رسالة نصية إليه، “هل يمكنني التحدث معك لبضع دقائق على الهاتف” سيشعر الشخص براحة أكبر إذا كان بإمكانه توقع مكالمتك.
- حاول أن تترك انطباعًا جيدًا أثناء المكالمة. لا يمكن للطرف الآخر رؤيتك أثناء المكالمة، لكن ابتسامتك أثناء المحادثة يمكن أن تجعلك تبدو أكثر تفاؤلاً وإيجابية عبر الهاتف.
- تأكد من نطق الكلمات والعبارات جيدًا أثناء المحادثة، حيث من الضروري مراعاة أن الطرف الآخر يفهمك دون أي صعوبات.
- انتبه إلى سرعة حديثك أيضًا. إذا كنت تتحدث بسرعة كبيرة، فقد يصبح من الصعب فهمك.