تستخدم العديد من الشركات Microsoft Excel لتتبع نفقات قسم في الشركة أو إجمالي نفقات الشركة، ويمكنك أيضًا استخدام Microsoft Excel لتتبع فواتيرك. يحتوي برنامج Excel على العديد من القوالب التي توفرها Microsoft ومواقع ويب أخرى لتتبع النفقات، وتحتوي الإصدارات الحديثة من برنامج Excel على قالب لتتبع الفواتير داخل القوالب المثبتة مسبقًا. من ناحية أخرى، يمكنك إنشاء جدول بيانات تتبع الفاتورة الخاص بك في Excel، وإليك التعليمات الخاصة بكلتا الطريقتين.
خطوات
استخدم نموذج إكسل
1 اختر قالبًا مثبتًا بالفعل. تتضمن الإصدارات الحديثة من Excel قالبًا لتتبع النفقات الشخصية والقوالب لمهام العمل الشائعة، ويمكنك الوصول إلى هذه القوالب واستخدامها لتتبع فواتيرك في البرنامج.
- إذا كنت تستخدم Excel 2003، فافتح قائمة File → New واختر On My Computer من لوحة New Workbook لعرض مربع حوار القوالب.
- في حالة Excel 2007، افتح قائمة “ملف” ← “جديد”. سيعرض هذا مربع الحوار “مصنف جديد”، حيث يمكنك اختيار “النماذج المثبتة” من قائمة “النماذج” في اللوحة اليمنى. ثم اختر الميزانية الشهرية الشخصية من القوالب المثبتة في اللوحة الوسطى وانقر على زر إنشاء.
- في Excel 2010، افتح علامة التبويب “ملف”، واختر “جديد” من قائمة “ملف”، واختر “القوالب الجاهزة” من القسم العلوي من لوحة “القوالب المتوفرة”، واختر “الميزانية الشهرية الشخصية” من عرض القوالب، وانقر فوق الزر “إنشاء”.
2 اختر قالب ويب. إذا لم تتمكن من استخدام قالب الميزانية الشخصية المثبت مسبقًا لتتبع نفقاتك، يمكنك اختيار نموذج عبر الإنترنت. يمكنك إما تنزيل القالب من موقع خارجي أو استخدام Excel للاتصال بخوادم Microsoft Office.
- في حالة استخدام Excel 2003، يمكنك اختيار قالب مناسب من مكتبة Microsoft Office على الإنترنت من خلال هذا الرابط (يمكنك أيضًا العثور على قوالب مخصصة للاستخدام مع أحدث إصدارات Excel عبر هذا الرابط).
- إذا كنت تستخدم Excel 2007، فاختر “الميزانية” من قسم “Microsoft Office Online” في مربع الحوار “مصنف جديد”. ستحتاج إلى اتصال بالإنترنت للاتصال بمكتبة قوالب Office Online.
- إذا كنت تستخدم Excel 2010، فاختر “الميزانية” من قسم Office.com في لوحة القوالب المتوفرة، مع العلم أنك ستحتاج إلى اتصال بالإنترنت للاتصال بمكتبة قوالب Office عبر الإنترنت.
3 أدخل البيانات الخاصة بك في الخلايا المعينة. تعتمد المعلومات المطلوبة على نموذج جدول البيانات المستخدم.
4 احفظ التغييرات التي أجريتها على جدول البيانات. يمكنك استخدام اسم القالب الافتراضي أو تغييره إلى اسم من اختيارك، ويمكنك فقط إضافة اسمك والسنة إلى اسم الملف الحالي.
صمم جدول بيانات لتتبع النفقات بنفسك
1 افتح برنامج Microsoft Excel.
2 أدخل اسم جدول البيانات في الخلية A1. استخدم اسمًا وصفيًا مثل “الميزانية الشخصية” و “تتبع النفقات الشخصية” وما إلى ذلك (لا تكتب علامات الاقتباس عند إدخال الاسم حيث يتم استخدام علامات الاقتباس هنا لتوضيح الأسماء فقط).
3 أدخل عناوين الأعمدة في الصف 2. يُقترح إدخال العناوين التالية بنفس الترتيب “التاريخ”، ثم “تصنيف المدفوع لأمره” (أو “الدفع إلى”)، ثم “المذكرة”، ثم “المصروفات”، ثم “الدخل” (أو “الدخل”). أو “إيداع”)، ثم “رصيد”. أدخل هذه العناوين في الخلايا من A2 إلى G2، على الرغم من أنك قد تحتاج إلى ضبط عرض العمود لاستيعاب كافة عناوين الأعمدة أو كافة الإدخالات.
- استخدم ميزة “تجميد الإطارات” بعد كتابة اسم جدول البيانات وعناوين الأعمدة لتثبيت هذه العناوين في أعلى الشاشة أثناء تصفح الإدخالات. يمكنك العثور على خيار تجميد الإطارات في قائمة “عرض” إذا كنت تستخدم Excel 2003 وفي مجموعة “Window” من شريط “عرض” إذا كنت تستخدم Excel 2007 أو 2010.
4 أدخل بند المصاريف الأول في الصف 3 خلايا.
5 أدخل معادلة التوازن الرياضي في الخلية G3. نظرًا لأن هذا هو العنصر الأول في الرصيد، فسيتم تحديد الرصيد عن طريق طرح المصروفات من الإيرادات، ويمكنك تحديد طريقة العرض بناءً على ما إذا كنت تريد عرض النفقات أو مقدار الأموال المتبقية.
- إذا كنت تريد استخدام جدول البيانات لعرض نفقاتك بشكل أساسي، فيمكنك استخدام صيغة الرصيد = E3-F3، حيث تكون الخلية E3 هي الخلية التي تحتوي على ما تم إنفاقه والخلية F3 هي الخلية التي تحتوي على الإيرادات. ستظهر كتابة الصيغة بهذه الطريقة إجمالي نفقاتك كقيمة إيجابية، مما يسهل فهمها.
- استخدم معادلة الرصيد = F3-E3 إذا كنت تستخدم جدول بيانات لتتبع مقدار النقد المتبقي لديك. يعرض استخدام هذه الصيغة الرصيد كقيمة موجبة عندما يتجاوز التدفق النقدي نفقاتك وكقيمة سالبة عندما تكون نفقاتك أكبر من دخلك.
أدخل عنصر المصاريف الثاني في خلايا الصف 4.
7 أدخل معادلة التوازن الرياضي في الخلية G4. ستحتاج إلى إضافة نتيجة طرح المبلغ المصروف من العائد إلى قيمة رصيد الإدخال السابق، حيث يتتبع الإدخال الثاني والإدخالات بعده باستمرار رصيدك.
- إذا كنت تريد استخدام جدول البيانات لعرض نفقاتك بشكل أساسي، فيمكنك استخدام صيغة الرصيد = G3 + (E4-F4) بحيث تكون الخلية G3 هي الخلية التي تحتوي على الرصيد السابق، والخلية E4 هي الخلية التي تحتوي على المبلغ مستهلك، والخلية F4 هي الخلية التي تحتوي على الإرجاع.
- استخدم معادلة الرصيد = G3 + (F4-E4) إذا كنت تستخدم جدول بيانات لتتبع مقدار النقود المتبقية لديك.
- ليست هناك حاجة لكتابة الأقواس المحيطة بطرح المصروفات من الإيرادات. لقد قمنا بتضمين الأقواس هنا لتوضيح مفهوم الصيغة.
- يمكنك استخدام عبارة IF في الصيغة بحيث لا تعرض خلية الرصيد قيمة إذا لم يتم إدخال التاريخ. هذا مفيد إذا كنت تريد الاحتفاظ بخلية التوازن فارغة حتى يتم الانتهاء من الإدخال. سيكون تنسيق الإدخال الثاني = IF (A4 = “”، “”، G3 + (E4-F4)) إذا كنت تستخدم جدول بيانات لتتبع النفقات، أو = IF (A4 = “”، “”، G3 + (F4-E4)) إذا كنت تستخدم جدول البيانات لتتبع رصيدك المالي (يمكنك تجاهل الأقواس حول خلايا النفقات والدخل، لكن لا تحذف الأقواس الخارجية).
8 انسخ معادلة الرصيد إلى الخلايا الأخرى في العمود G (عمود الرصيد). انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية G3، واختر “نسخ” من القائمة المنسدلة، ثم اسحب الماوس لتحديد الخلايا الموجودة أسفل الخلية في العمود، وانقر بزر الماوس الأيمن على الخلايا المحددة، ثم اختر “لصق” من القائمة المنسدلة – القائمة المنسدلة للصق الصيغة في الخلايا المحددة. (اختر “لصق” أو “لصق الصيغ” من القائمة المنسدلة في Excel 2010). ستقوم الصيغة الرياضية تلقائيًا بتحديث مراجع الخلايا للإشارة إلى المصروفات والإيرادات والتاريخ (إن وجد) للصف الحالي، وتحديث مرجع الرصيد من الصف السابق للصف الحالي.
9 احفظ جدول البيانات. اختر اسمًا مناسبًا لجدول البيانات مثل تتبع النفقات أو الميزانية الشخصية، ويوصى بتضمين اسمك وسنة في اسم الملف كما هو الحال مع جداول بيانات الميزانية القائمة على القوالب (مرة أخرى، لاحظ أننا نستخدم علامات الاقتباس فقط لعرض الأسماء و لا يجب كتابته عند إدخال ملف اسم، ولست بحاجة إلى إدخال امتداد الملف لأن Excel سيفعل ذلك نيابةً عنك تلقائيًا).
- يقوم برنامج Excel 2003 والإصدارات السابقة بحفظ ملفات جداول البيانات بامتداد “xls” القديم، بينما يقوم Excel 2007 و 2010 بحفظ ملفات جداول البيانات بامتداد “xlsx” الجديد مع قدرة البرنامج على قراءة جداول البيانات وحفظها بامتداد “xls” القديم أيضًا. إذا كان لديك أجهزة كمبيوتر متعددة وترغب في حفظ جدول البيانات عليها جميعًا، فيمكنك استخدام الملحق القديم إذا كانت لديك أجهزة تستخدم Excel 2003 والإصدارات السابقة، أو استخدام الملحق الجديد إذا كانت جميع الأجهزة تستخدم Excel 2007.
أفكار مفيدة
- استخدم ميزة “إكمال تلقائي” في فئتي المصاريف والإيرادات للتأكد من عدم وجود اختلافات في المصطلحات.
- يمكنك استخدام خلايا غامقة أو مظللة بفواتير مدفوعة للتمييز بين الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة.
- يمكنك حماية خلايا الصيغة أو رؤوس الأعمدة بالتغييرات لتجنب تغييرها عن طريق الخطأ. حدد الخلايا التي تريد تغييرها (مثل التاريخ، وتصنيف المدفوع لأمره، والمصروفات، والعودة، والمذكرة) ثم قم بإلغاء تأمين تلك الخلايا وتطبيق الحماية على جدول البيانات بأكمله.