عملية الأعمال هي النظام الذي تستخدمه الشركة للوصول إلى الهدف. يمكن تعريفها أيضًا على أنها مجموعة من الخطوات المستخدمة لإنشاء قيمة للعميل. يقوم المديرون بتحليل عملية الأعمال للحكم على كيفية عمل شركة معينة. يحلل المدير أولاً العملية الحالية. بعد هذا الاستعراض، قد تقرر الإدارة إجراء تغييرات لتحسين العملية الحالية. قد تساعد العملية المحسّنة الشركة في توفير الوقت أو خفض التكاليف أو إنشاء منتج مرغوب فيه أكثر للعملاء.
خطوات
تحديد كيفية إنشاء العمليات التجارية
1 تحديد كيف يعرّف المشروع عملية الأعمال. تشير عملية الأعمال إلى الأنشطة التي يؤديها الموظفون على أساس يومي لتحقيق هدف معين من المنظمة. تمثل هذه العملية ما تفعله الشركة للوصول إلى هدف محدد. يجب أن تتضمن عملية الأعمال أي اختلافات أو استثناءات للعملية. لفهم كيفية تحليل عملية الأعمال، عليك أن تنظر في كيفية إنشاء العملية. X موارد البحث
- فكر في نطاق المهمة. افترض أنك قمت بتحديث عملية تستخدمها لإرسال فواتير إلى العملاء. نطاق المهمة يشير إلى قدرتها. في هذه الحالة، افترض أن النطاق هو كل فاتورة يتم إرسالها إلى العميل. أنت تقرر، ترسل 200 فاتورة شهريًا في المتوسط.
- حدد النتيجة التي تريدها. فكر فيما تريد أن تفعله بهذه العملية. في هذه الحالة، تحتاج إلى إرسال فاتورة دقيقة إلى كل عميل بمجرد تسليم منتجك. سيتم إرسال نسخة مطبوعة من الفاتورة عند شحن الطلب. سترسل أيضًا الفاتورة إلى كل عميل عبر البريد الإلكتروني.
- لاحظ أن العمليات التابعة تقع داخل العملية. كلما كانت العملية أكثر تحديدًا، كان من الأسهل تحليلها وتحسينها.
- توثيق العملية التجارية. يمكنك توثيق العملية كقائمة من الخطوات وأيضًا التفكير في إنشاء مخطط انسيابي. ستشمل العملية الأقسام المختلفة في المنظمة الكبيرة. على سبيل المثال، ستشمل عملية الفواتير الخاصة بك قسم الفواتير وقسم المحاسبة الخاص بك.
- حدد أقسام أو وظائف الوكالات في عملياتك بالإضافة إلى أي مدخلات ومخرجات. على سبيل المثال، يتطلب إعداد كشوف المرتبات إدخالاً من الإنتاج للأشخاص العاملين، وساعات العمل، ومعدلات الأجور والخصومات من قسم إدارة الموارد البشرية، إلخ.
- اكتب أي استثناءات لهذه العملية. كل إجراء عملي له استثناء أو اختلافات. على سبيل المثال، قد يكون لديك عملاء معينون يتمتعون بخصومات كبيرة. يطلب هؤلاء العملاء كميات كبيرة من المنتجات منك. تتطلب الخصومات الكبيرة من موظفي الفواتير تجنب الخصومات المحسوبة في نظام الفواتير الخاص بك. يجب إدخال الخصومات الكبيرة يدويًا لإنشاء فواتير دقيقة.
2 قم بتوثيق عملية عملك وفكر في نوع العملية التي قمت بإنشائها. يساعدك فصل كل عملية حسب النوع على تحليل العملية وإجراء التحسينات. إذا كانت هناك عمليتان من نفس النوع، فقد تكون تحسينات العملية متشابهة. قد تكون عملية معينة هي عملية التشغيل أو عملية الدعم أو عملية الإدارة. X موارد البحث
- تشير العملية إلى المهام اليومية التي تقوم بها لتقديم منتج أو خدمة للعميل. يمكن اعتبار عملية إعداد الفواتير عملية جارية. من المهم بالنسبة لك إرسال فواتير دقيقة للعملاء حتى تتمكن من تحصيل مدفوعاتهم بسرعة.
- كما يوحي الاسم، فإن دعم العمليات هو دعم تشغيل عملك. قسم الموارد البشرية هو مثال جيد في مجال الدعم. يساعد قسم الموارد البشرية مدير قسم الفواتير في إجراء المقابلات وتعيين موظفين جدد. على الرغم من أن قسم الموارد البشرية لا يتعامل مع العملاء بشكل مباشر، إلا أنهم يدعمون قسم التشغيل.
- تحتاج كل منظمة إلى إدارة لإدارة الاتجاه العام للعمل. عملية تخطيط الميزانية وتنفيذها هي عملية الإدارة. يجب أن يكون لكل شركة عملية رسمية لإعداد الميزانية. تتطلب هذه العملية من الإدارة مناقشة ميزانية إدارتها مع المدير المالي للشركة.
3 تحليل عملية الأعمال بحثًا عن علامات قصور العملية. تتكون عملية الأعمال من المدخلات والمخرجات. العمالة والطاقة والمواد والمعدات الإنتاجية كلها مدخلات. المدخل هو أحد الأصول التي تستخدمها لتوليد الإيرادات والأرباح. الناتج، من ناحية أخرى، هو منتج مادي أو خدمة. تدخل المدخلات في العملية وتنتج المخرجات. تحتاج إلى إجراء تحليل للحصول على يديك على أوجه القصور في مصدر البحث X.
- يجب أن تستخدم العملية المدخلات بكفاءة لإنتاج مخرجات. لنفترض، على سبيل المثال، أنك تدير سلسلة من ورش تصليح السيارات. المدخلات الخاصة بك هي العمالة ومعدات الإصلاح. الناتج الخاص بك هو سيارة العميل التي تم إصلاحها.
- تشير فترات الإصلاح الطويلة والتراكم الكبير في العمل إلى وجود خطأ ما في عمليتك. قد تكون المشكلة أنك جدولة الإصلاحات في وقت مبكر جدًا.
- إذا كانت تكلفة قطع الغيار أكثر بكثير مما حددته في الميزانية، فهذه علامة أخرى على وجود خطأ ما. على وجه التحديد، قد تكون لديك مشكلة مع قسم المشتريات، أو مع البائعين الذين يبيعون لك الأجزاء.
- بناءً على المشكلات التي تحددها، حدد العملية التي تحتاج إلى تحسين. إذا كنت بحاجة إلى تحديد أولويات العديد من العمليات، فاختر العملية التي لها أكبر تأثير على عمليتك. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إصلاح عملية وقت الانتظار أولاً. قد تؤدي فترات الانتظار الطويلة إلى فقدان العملاء. أصلح العملية التي حددتها حسب الأولوية.
تحليل عملية عملك
1 تحدث إلى الموظفين الرئيسيين في العملية. بمجرد تحديد عملية لإصلاحها، ناقشها مع الأشخاص المسؤولين عن التنفيذ. اقض بعض الوقت في إجراء مقابلات مع المشاركين الرئيسيين، واطلب منهم تحديد أي تحسينات محتملة. X موارد البحث
- اسأل موظفيك عما يفعلونه ولماذا يفعلون ذلك.
- حدد المدخلات اللازمة لأداء كل مهمة ومن أين تحصل على كل مدخلات. إذا كنت تصنع الجينز، على سبيل المثال، فأنت بحاجة إلى معرفة من يزودك بالدينيم وكم مرة يرسل لك البائع مواد الدنيم.
- تحديد مخرجات كل مهمة ومن يتلقى المخرجات. إذا كنت تدير ورشة لإصلاح السيارات، فيجب على موظفي الإصلاح توثيق كل مهمة يقومون بها. يجب عليهم إرسال هذه المعلومات إلى قسم الفواتير. يقوم قسم الفواتير بعد ذلك بإصدار فاتورة للعميل.
- اطلب اقتراحات حول كيفية حل أوجه القصور التي اكتشفها موظفوك.
2 قم بالعصف الذهني لإيجاد تحسينات في العملية. تتداخل العملية بين أكثر من قسم واحد في مشروعك. ستحدد الجلسات الاجتماعية أوجه القصور التي تؤثر على أكثر من قسم واحد. ستتحقق هذه الجلسات أيضًا من صحة المعلومات التي تم الحصول عليها من خلال المقابلات الفردية مع المشاركين في العملية. . X موارد البحث
- لخص المعلومات التي تلقيتها وقسمها بين المشاركين في العملية. يجب أن يشمل هذا كلاً من الأشخاص الذين تمت مقابلتهم وغير الذين تمت مقابلتهم. أطلب ردود الفعل من الجميع. سيعطيك التقييم توجيهات إضافية لتحليلك.
- يجب أن تمنحك المعلومات الواردة من المشاركين في العملية فكرة واضحة عن كيفية عمل العملية وما يتم استخدامها من أجله.
- تصبح المناقشة مع الموظفين أساسًا لإجراء تغييرات على العملية. قد تؤدي التغييرات إلى تقليل التكاليف وتقليل وقت الدورة وتبسيط العملية وتحسين خدمة العملاء.
3 قم بإنشاء رسم تخطيطي لعملية الأعمال لكل عملية. سيساعدك هذا الرسم التخطيطي على تصور عملية الأعمال. يمكنك استخدام المستندات من مناقشاتك للعملية لإنشاء مخطط تفصيلي. يجب أن يحتوي المخطط على جميع الخطوات اللازمة لإكمال عملية تجارية معينة. X موارد البحث
- من المهم ملاحظة أن مخطط إجراءات العمل يحتوي على الإجراءات المحددة التي يجب أن يتبعها الموظفون.
- يمكن إعداد المخطط يدويًا أو باستخدام برنامج. من الممكن استخدام معالجات النصوص وبرامج جداول البيانات مع وظائف الرسوم البيانية. يمكنك أيضًا العثور على برامج مصممة لرسم مخططات انسيابية.
- يعد المخطط الانسيابي أداة ممتازة لرؤية عملية الأعمال أمامك بوضوح. هذه الأداة المرئية تجعل التعرف على الثغرات وإصلاحها أسهل بكثير.
- بمجرد إجراء التغييرات على العملية، قم بمراجعة النتائج ومعرفة ما إذا كانت العملية قد أدخلت التحسينات التي توقعتها. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقم بتحليل العملية مرة أخرى وحاول تحديد مجالات التحسين. يجب أن يكون تحليل العملية مهمة مستمرة لمشروعك.