يعلمك هذا المقال كيفية إضافة تنسيق شرطي إلى جدول بيانات Microsoft Excel على نظامي التشغيل Windows و Macintosh. يميز التنسيق الشرطي الخلايا التي تحتوي على بيانات مطابقة للمعلمات التي اخترتها لتنسيقها.
خطوات
1 افتح المستند في Excel. انقر نقرًا مزدوجًا فوق جدول بيانات Excel الذي تريد تنسيقه.
- إذا لم تكن قد أنشأت المستند بالفعل، فافتح جدول بيانات Excel فارغًا في Excel واملأه بالبيانات.
2 حدد البيانات. انقر واسحب مؤشر الماوس من الخلية العلوية اليسرى إلى الخلية اليمنى السفلية في مجموعة البيانات لتمييز البيانات.
3 انقر فوق علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. ستجد علامة التبويب هذه في الجزء العلوي من نافذة Excel، وداخلها ستجد خيار التنسيق الشرطي.
4 انقر فوق “تنسيق شرطي”. ستجد هذا الخيار في قسم “الأنماط” بشريط الأدوات الرئيسي. سيؤدي القيام بذلك إلى إظهار قائمة منسدلة.
5 انقر فوق الخيار “قاعدة جديدة …”. ستجد هذا الخيار أسفل القائمة المنسدلة. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح نافذة التنسيق الشرطي.
6 حدد النوع الأساسي. انقر على أحد أنواع القواعد التالية في قسم “تحديد نوع القاعدة”
قم بتنسيق جميع الخلايا بناءً على قيمها. يطبق هذا الخيار التنسيق الشرطي على كل خلايا البيانات. هذا هو أفضل خيار لإنشاء تسلسل هرمي مرئي عند ترتيب البيانات حسب المتوسط ، إلخ.
تنسيق يحتوي على خلايا فقط. يطبق هذا الخيار التنسيق الشرطي فقط على الخلايا التي تحتوي على المعلمات التي تحددها (مثل الأرقام الأكبر من 100).
تنسيق القيم العليا أو الدنيا فقط. يطبق هذا الخيار التنسيق الشرطي فقط على قيم الخلايا العلوية أو السفلية (أو النسب).
نسق القيم التي تكون أعلى أو أسفل المتوسط. يطبق هذا الخيار التنسيق الشرطي على الخلايا فوق المتوسط الذي يحسبه Excel.
تنسيق القيم الفريدة أو المكررة فقط. يطبق هذا الخيار التنسيق الشرطي على القيم الفريدة أو المكررة.
استخدم صيغة رياضية لتحديد الخلايا المراد تنسيقها. يطبق هذا الخيار التنسيق الشرطي على الخلايا بناءً على الصيغة التي تدخلها.
7 قم بتحرير القاعدة التي اخترتها. تختلف طريقة تنفيذ هذه الخطوة حسب القاعدة التي حددتها، على النحو التالي
قم بتنسيق جميع الخلايا بناءً على قيمها. حدد قيمة “أقل” وقيمة “أعلى” باستخدام القوائم المنسدلة. يمكنك أيضًا تغيير اللون المستخدم لكل قيمة من القائمة المنسدلة “اللون”.
تنسيق يحتوي على خلايا فقط. حدد نوع الخلية التي تريد تنسيقها، ثم حدد القواعد الأخرى في القوائم المنسدلة التي ستظهر وفقًا لاختيارك.
تنسيق القيم العليا أو الدنيا فقط. اختر العلوي أو السفلي، ثم أدخل عدد الخلايا المراد تنسيقها. يمكنك أيضًا إدخال نسبة مئوية وتمكين خيار “٪ من النطاق المحدد”.
نسق القيم التي تكون أعلى أو أسفل المتوسط. حدد قيمة أعلى أو أقل من المتوسط.
تنسيق القيم الفريدة أو المكررة فقط. اختر قيمة مكررة أو فريدة من القائمة المنسدلة.
استخدم صيغة رياضية لتحديد الخلايا المراد تنسيقها. أدخل الصيغة التي تريد تطبيقها في مربع النص.
8 انقر فوق “تنسيق”…. يوجد هذا الزر في الجانب الأيمن السفلي من النافذة. سيؤدي القيام بذلك إلى فتح نافذة جديدة.
9 انقر فوق علامة التبويب “تعبئة”. توجد علامة التبويب هذه في الجانب الأيمن العلوي من النافذة الجديدة.
10 اختر لونًا. انقر فوق اللون الذي تريد استخدامه للتنسيق الشرطي. هذا هو اللون الذي ستعرضه الخلايا المقابلة للمعلمات المحددة.
- حاول اختيار الألوان الفاتحة (مثل الأصفر أو الأخضر الفاتح أو الأزرق الفاتح) لأن الألوان الداكنة تخفي النص في الخلايا، خاصة إذا قمت بطباعة المستند لاحقًا.
11 انقر فوق “موافق”. يوجد في أسفل النافذة. يؤدي القيام بذلك إلى إغلاق نافذة التنسيق.
12 انقر فوق “موافق” لتطبيق التنسيق. يجب الآن إبراز الخلايا المطابقة لمعايير التنسيق باللون الذي اخترته.
- إذا قررت حذف جميع التنسيقات الموجودة في جدول البيانات والبدء من جديد، فانقر فوق التنسيق الشرطي، ثم حذف القواعد. انقر فوق حذف القواعد من جدول البيانات بالكامل.
13 احفظ التغييرات التي أجريتها على جدول البيانات. انقر فوق ملف وانقر فوق حفظ لحفظ التغييرات، أو اضغط على Ctrl + S في نظام Windows أو ⌘ Command + S في نظام Mac. اتبع هذه الخطوات إذا كنت تريد حفظ المستند كمستند جديد
Windows افتح قائمة File، انقر فوق Save As، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق Computer، واختر موقعًا على الجانب الأيسر من النافذة، واكتب اسم المستند في حقل File Name، وانقر فوق Save.
نظام التشغيل Macintosh افتح قائمة File، ثم انقر فوق خيار Save As …، وأدخل اسم المستند في حقل Save As، ثم اختر الموقع الذي تريد حفظه بالنقر فوق مربع “Where”، ثم تحديد مجلد، ثم انقر فوق خيار حفظ.
أفكار مفيدة
- تحتوي القائمة المنسدلة التنسيق الشرطي على العديد من خيارات الاختصارات (مثل قواعد تظليل الخلية) التي يمكن استخدامها لتنسيق البيانات بسرعة.
- أحد الاستخدامات العملية للتنسيق الشرطي هو استخدامه لتحديد الخلايا ذات الأرقام السالبة في الميزانية (أو الخلايا ذات الأصفار في جدول جرد المخزون) بحيث لا تضطر إلى تتبع التناقضات يدويًا.
تحذيرات
- تجنب استخدام خيارات التنسيق أو الألوان التي تجعل من الصعب قراءة الخلايا المطبقة عليها.