مجلس الإدارة هو المجلس المسؤول عن إدارة أعمال المؤسسات أو الشركات ومجموعات العمل الأخرى. إذا كنت ترغب في تقديم اقتراح أو مسودة قرار إلى مجلس إدارة مكان تعمل فيه، فيجب عليك اتباع بعض القواعد المعروفة التي تنظم عملية تقديم اقتراح أو مسودة قرار، وهذه القواعد محددة بموجب “قواعد النظام لروبرت” التي وضعها الأمريكي “هنري مارتن روبرت” في كتابه. X موارد البحث
خطوات
كتابة الاقتراح أو مشروع القرار
1 تعرف على القواعد التي تحكم مجلس الإدارة الذي تنوي معالجته. تتبع معظم مجالس الإدارة في جميع أنحاء العالم القواعد المعروفة باسم “قواعد روبرت العادية” المتعلقة بـ “هنري مارتن روبرت” الأمريكي، لكن بعض المجالس تتبنى قواعد مختلفة خاصة بها، ولهذا يجب أن تكون على دراية بالقواعد التي تحكم مجلس إدارتك من أعضاء مجلس الإدارة قبل تقديم مشروع قرار أو اقتراح. X موارد البحث
- لكل مجلس إدارة أو مجموعة إدارية كتيب يحتوي على القواعد التي تحكم العمل والاجتماعات، ويمكن نشر هذه القواعد على موقع الشركة الإلكتروني. إذا لم يكن أي من الاثنين متاحًا لك، فيمكنك أن تطلب من الشخص المسؤول عن تدوين الملاحظات حول الاجتماعات وتمرير الملاحظات حول هذه القواعد.
- اعرف ما إذا كان يتعين عليك تقديم بيان مكتوب باقتراحك أم لا قبل تقديمه إلى المجلس، وقد يتعين عليك الاتصال شفهيًا برغبتك في تقديم اقتراح أو مشروع قرار.
- حاول حضور اجتماع مجلس الإدارة قبل تقديم الاقتراح الخاص بك حتى تتمكن من التعرف على طبيعة ومسار العمل داخل الاجتماع ويصبح أكثر دراية لك.
2 ابحث عن قالب لكتابة المسودة. إذا كنت بحاجة إلى تقديم اقتراحك كتابيًا، فقد يكون لدى شركتك نموذج لكتابة المقترحات أو مسودات القرارات التي يتلقاها مجلس الإدارة. تحتوي معظم اللوحات على قوالب معدة مسبقًا لإرشادك في كتابة اقتراحك، حتى إذا لم تستخدم القالب بالكامل. X موارد البحث
- قد تجد هذا النموذج على موقع الشركة، أو يمكنك أن تطلب من سكرتير الاجتماع المسؤول عن تدوين الملاحظات لمساعدتك.
- في حالة عدم وجود نموذج متاح لك لمتابعة كتابته، تأكد من أن كتابتك تتضمن العنوان، وشرحًا موجزًا لمقترحك، وأخيرًا الحلول التي تقترحها.
3 حدد نوع مشروع القرار الذي ترغب في تقديمه. هناك أربعة أنواع أساسية من الحلول التي يمكنك إرسالها دقة أساسية وحل ثانوي أو ثانوي وحل خاص وحل عرضي أو عرضي. يحدد نوع المسودة التي ستكتبها اللغة والمفردات التي ستختارها أثناء الكتابة بالإضافة إلى البنية التي ستكتب بها. X موارد البحث
- عادة ما تتعلق مشاريع القرارات الأولية والخاصة بالموضوع قيد المناقشة في الاجتماع، في حين أن مسودات القرارات الثانوية والطارئة تتعلق بمسائل أخرى، مما يجعل من الصعب إعدادها كتابيًا مسبقًا.
- لدى المجلس أحيانًا قواعد لتقديم المقترحات ومشاريع القرارات، لذلك قد تحتاج إلى إخطار الوسيط باقتراحك قبل 24 ساعة على الأقل من الاجتماع.
4 استخدم كلمات محددة وواضحة. يجب أن تكون مشاريع القرارات والمقترحات موجزة وتشرح الخطوات التي يجب أن يتخذها المجلس. تأكد من استخدام اللكمات جيدًا حتى يكون لكل كلمة دورها الفعال. X موارد البحث
- تأكد من إضافة جميع التفاصيل المتعلقة بمشروعك أو مقترحك دون إطالة، أي احرص على الإيجاز، ولكن مع مراعاة جودة وشمولية ما تقدمه.
- اطلب من شخص ما أن ينظر إلى ما كتبته قبل تقديمه إلى السبورة، إذا كان لديك الوقت للقيام بذلك بالطبع.
5 كن محددًا قدر الإمكان. لن يتم تمرير مشروع القرار الخاص بك إذا كانت كتابتك غير واضحة وغير محددة. يصوت أعضاء مجلس الإدارة عادة ضد مشاريع القرارات والمقترحات غير المفهومة أو التي يمكن فهمها بأكثر من طريقة. X موارد البحث
- هذا يعني أنه من الأفضل عدم ترك أي مجال للترجمة الفورية عندما ينظر شخص ما إلى مسودة القرار الخاص بك. على سبيل المثال إذا كنت تريد أن تبدأ الشركة في التعامل مع مزود خدمة (ب) بدلاً من (أ)، فأنت بحاجة إلى توضيح أسباب واضحة ومحددة لضرورة قيامها بذلك.
قدم اقتراحك أو مشروع القرار الخاص بك
1 قف أو ارفع يدك. يجب أن يسمح لك رئيس الجلسة بالتحدث قبل تقديم اقتراحك، وتختلف القواعد التي تحكم الجلسات من مجموعة إدارية إلى أخرى، ولكن عادة ما يكون هناك وقت محدد يعلن عنه الرئيس لتلقي المقترحات ومسودات القرارات. X موارد البحث
- وفتح رئيس المفوضية الباب لتلقي مشاريع القرارات بقوله “هل هناك مواضيع جديدة يمكن مناقشتها”
2 أتبع النظام المعتاد. يشير لك الوسيط عندما يحين دورك ويمنحك مساحة للتحدث. اتبع الترتيب المعمول به داخل مجموعتك الإدارية حيث يمكنك تقديم اقتراحك أثناء الجلوس أو قد تتطلب منك القواعد القيام بذلك أثناء الوقوف. X موارد البحث
- قد لا تحتاج إلى الوقوف إذا كانت المجموعة صغيرة أو إذا كان الاجتماع يجري حول طاولة بها مقاعد.
3 اشرح الغرض الخاص بك. عندما يشير لك رئيس الجلسة للتحدث، يجب عليك الاتصال به بطريقة رسمية مثل (السيد الرئيس) أو (السيد الرئيس). يفسح المجال للسيد كذا وكذا). X موارد البحث
- لا تنس أن تضيف “سيدي” أو “سيدتي” إلى الشكل الرسمي لرئيس الجلسة.
- ابدأ بالقول “أود تقديم مشروع قرار”. في بعض مجالس الإدارة، يعرض رئيس الجلسة ويوضح الغرض من التحدث، ثم يمنحك مجالًا للتوضيح، بينما في اجتماعات أخرى قد تبدأ بتوضيح هدفك أولاً.
- ابدأ بتوضيح نوع مسودة القرار أو الاقتراح الذي تنوي تقديمه، بناءً على القواعد التي تحكم المجموعة الإدارية التي تنتمي إليها.
4 تقديم مشروع القرار الخاص بك. ابدأ بالقول، “أود الانتقال إلى …” ثم اذكر الغرض من بيانك. يمكنك قراءة مشروع القرار أو الاقتراح إذا قمت بإعداده كتابةً. X موارد البحث
- يجب عليك تقديم اقتراحك بحزم وثقة، وتأكد من توضيح ما يجب على مجلس الإدارة فعله بشأن هذه المسألة، وليس ما لا ينبغي عليهم فعله.
- على سبيل المثال “أود الانتقال إلى مشروع قرار لإلغاء التعامل مع الشركة أ كمزود خدمة، والبدء في التعامل مع الشركة ب من هذه اللحظة فصاعدًا”.
5 انتظر عضو مجلس الإدارة لدعم مشروع القرار الخاص بك. يجب دعم مشاريع القرارات المقدمة من أكثر من عضو واحد من أعضاء مجلس الإدارة حتى لا يضيع وقت المجلس في مناقشة فكرة مقترحة يدعمها شخص واحد فقط. X موارد البحث
- يسأل رئيس الجلسة أعضاء المجلس إذا كان أحدهم يؤيد مشروع القرار الخاص بك، وعند هذه النقطة يرفع أحد الأعضاء يده ويقول، “أنا أؤيد مشروع القرار كذا وكذا” أو “أنا أؤيده”.
- يجب أن تحصل على دعم لمشروع القرار الخاص بك قبل الاجتماع من خلال التحدث إلى الأعضاء ومحاولة إقناعهم بدعم اقتراحك.
التوصل إلى قرار
1 استمع بعناية لسؤال الوسيط للأعضاء حول اقتراحك. سيعيد رئيس الجلسة تقديم مشروع القرار الخاص بك من أجل فتح المجال لأسئلة الأعضاء. X موارد البحث
- بالنسبة للمثال المذكور أعلاه، سيطرح رئيس الجلسة سؤالاً “هل ينبغي لمجلس الإدارة إلغاء التعامل مع الشركة” أ “والبدء في التعاقد مع الشركة” ب “كمقدم خدمة” يتم الرد على هذه الأسئلة دائمًا بنعم أو لا.
2 دعم اقتراحك. يمنحك الوسيط مساحة للتحدث مرة أخرى بعد أن طرح السؤال السابق حتى تتمكن من شرح الأسباب التي تدعم مسودة القرار الخاص بك، والاستفادة من الوقت المخصص لك. X موارد البحث
- خاطب المجلس بأكمله عندما تشرح الأسباب، وليس فقط الوسيط، واشرح سبب أهمية اقتراحك واقنعهم بالتصويت لصالحه.
- تجنب ذكر أي أسباب شخصية أو مخاطبة عضو معين من أعضاء مجلس الإدارة ما لم يكن ذلك ضروريًا وفي سياق القضية قيد المناقشة.
3 شارك في المناقشة حول فكرتك. بعد أن توضح أسباب مشروع قرارك، سيفتح رئيس الجلسة المجال أمام الأعضاء لمناقشة اقتراحك. ستكون المناقشة إما في شكل رسمي أو في شكل مفتوح. X موارد البحث
- تنظم قواعد روبرت للجلسات عملية التحدث أثناء الجلسة، مما يتيح المجال للشخص للتحدث مرة أو مرتين على الأكثر حتى تتاح للأغلبية فرصة التحدث. من ناحية أخرى، يمكن وصف المناقشة بأنها مناقشة مفتوحة أو أقل رسمية.
4 النظر في إمكانية قيام عضو بتقديم مشاريع قرارات أخرى. إذا قدم أحد الأعضاء مشروع قرار ثانويًا أو خاصًا أو طارئًا، فيمكن النظر في مسودة قراره أولاً قبل العودة لاستكمال النظر والبت في مسودة القرار المقترح. X موارد البحث
- تمر القرارات الفرعية بنفس خطوات اقتراحك، ولا يجوز لك تغيير اقتراحك بناءً على اقتراح فرعي تم طرحه، ولكن يمكنك تقديم قرار آخر.
5 التصويت على مشروع القرار. يعلن الرئيس وحده نهاية المناقشة ويطرح مشروع القرار للتصويت. يتم التصويت بطرق مختلفة، ولكن في معظم الأحيان يتم برفع الأيدي. X موارد البحث
- يطلب رئيس الجلسة من الأعضاء المؤيدين رفع أيديهم أولاً وعد الأصوات، ثم يطلب من الأعضاء غير الداعمين رفع أيديهم وفرز الأصوات.
- في حالة عدم كفاية الأصوات الإيجابية، لن يتم قبول مشروع القرار، ويمكنك إعادة تقديم اقتراحك أو إرساله في شكل معدل لاحقًا وفقًا للقواعد التي تحكم مجلس الإدارة الذي تنتمي إليه.
6 المساعدة في عملية صياغة خطة العمل بالقرار. إذا تمت الموافقة على اقتراحك، فسوف يتطلب خطة عمل لتنفيذ مسودة القرار الذي قدمته. قدم خطة عمل مكتوبة إذا كانت القواعد تنص على ذلك. يمكن تقديم خطة تنفيذ الاقتراح مع مشروع القرار نفسه قبل عرضه على المجلس. X موارد البحث
- من الأفضل أن تقوم بإعداد خطة تنفيذ لمقترحك حتى لو لم يُطلب منك ذلك، حيث تقوم بتقديم الخطة إلى رئيس المجلس إذا تمت الموافقة على اقتراحك.