أصبح الاعتماد على البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية أمرًا شائعًا، ولكن في بعض المناسبات لا تزال تتطلب كتابة خطاب رسمي وتوجيهه، مثل إرسال خطاب للتقدم إلى الإدارة في عملك، أو لإبلاغ العميل ببعض التطورات المهمة، أو التقدم بطلب للحصول عمل جديد. ابدأ رسالتك الرسمية بعنوانك والتاريخ والمرسل إليه (العنوان الداخلي) وبالطبع التحية المناسبة.
خطوات
مخاطبة شخص تعرفه
1 ابدأ التحية بـ “عزيزي” متبوعًا بالعنوان والاسم الأول، مثل “عزيزي دكتور فلان.” من المعتاد أن تبدأ الحروف الرسمية بكلمة “dear” أو “dear”، والتي تعبر عن التقدير والاحترام والتي بدونها تصبح الرسالة أقل رسمية. X موارد البحث
2 اتبع التحية بعنوان مناسب. اتبع تحية عنوان المرسل إليه، مثل “السيد” أو “السيدة” أو “الآنسة” أو “د.” إذا كنت لا تعرف لقب الشخص، فاستخدم “Mr.” أو “السيدة” بشكل عام، في حالة عدم تأكدك من الحالة الاجتماعية للمرأة، وذلك لتفادي إحراجك أنت ومن تتواصل معهم تمامًا!
3 استخدم الاسم والمسمى الوظيفي المناسبين للتحدث مع الطرف الآخر. في بعض الثقافات، يكون استخدام اسم العائلة / اسم العائلة للمرسل إليه في التحية أمرًا إلزاميًا على سبيل التهذيب. في ثقافتنا العربية على وجه الخصوص، يجب مخاطبة المرسل إليه في السياقات الرسمية بلقبه، مثل دكتور أو السيد مدير مجلس الإدارة … إلخ، بالإضافة إلى اسمه المزدوج. لا تستخدم فقط الاسم الأول في التحية إلا إذا كنت تعرف الشخص الآخر جيدًا وكان في نفس المستوى الوظيفي مثلك. على سبيل المثال “عزيزي الدكتور محمد الشرقاوي” أو “عزيزي الأستاذ محمد أبو طالب مدير شركة الشرق”. X موارد البحث
- إذا كنت تعرف اسم المرسل إليه ولكنك غير متأكد مما إذا كان ذكرًا أم أنثى، كما هو الحال في بعض الأسماء، يمكنك مخاطبته بالاسم الكامل، بعد وضع العنوان المناسب أو الاختصار المناسب، ومخاطبتها بضمير الجمع (شرفك … شرفك … إلخ). على سبيل المثال “إلى د. عصمت الرافعي”.
4 أنهي سلامتك بقولون. تختلف الحروف الرسمية عن الرسائل غير الرسمية التي تنتهي فيها التحية بفاصلة، مثل “عزيزي السيد عبد الله الطيب،” بينما تنتهي الرسائل الرسمية بنقطتين، على النحو التالي “عزيزي السيد حسين” أو “عزيزي المحرر في الرئيس. ” X موارد البحث
استخدم تحيات عامة
1 اعتمد على التحيات العامة إذا لم تكن متأكدًا من هوية متلقي الرسالة. التحيات العامة مقبولة لمن يتلقون الرسالة. مثال على ذلك “إلى من يهمه الأمر” إذا لم تكن الرسالة موجهة بشكل أساسي إلى شخص معين، أو إذا تم إرسال الرسالة إلى عدد من الأشخاص. X موارد البحث
2 استخدم لقب “السيد” أو “السيدة” إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه. بعض التحية مثل “عزيزي السيد”. أو “Dear Mrs” يمكن استخدامها بأحرف رسمية دون إضافة الاسم في حالة عدم معرفته. هذه التحيات أقل خصوصية من مخاطبة المرسل إليه بالاسم، لكنها أكثر خصوصية من التحيات العامة. X موارد البحث
3 استخدم المسمى الوظيفي للمرسل إليه في التحية إذا كنت على دراية به. ضع في اعتبارك استخدام المسمى الوظيفي للمرسل إليه في تحية الخطاب في السياقات المهنية، لإظهار احترامك لمنصبهم. على سبيل المثال “عزيزي المحرر …” أو “عزيزي مدير الموارد البشرية …” X RESEARCH SOURCE
تنسيق الكلام
1 اختر كيفية تنسيق رسالتك. هناك طريقتان لتنسيق الأحرف الرسمية طريقة الكتلة وطريقة المسافة البادئة. في طريقة block، ستقوم بمحاذاة جميع الفقرات وأجزاء الحرف إلى الهامش الأيمن للحرف، بينما تعتمد طريقة المسافة البادئة على ترك مسافة فارغة في بداية كل فقرة، وكذلك قبل عنوان الإرجاع، الإغلاق، والتوقيع.
- حدد اختيارك بين الطريقتين وفقًا للتفضيلات الشخصية، على الرغم من أن طريقة الحظر أكثر شيوعًا في الرسائل الاحترافية هذه الأيام.
2 ابدأ في كتابة عنوانك (عنوان المرسل). اكتب عنوانك، سواء كان عنوان منزلك أو عملك، اعتمادًا على الخطاب الذي ترسله، سواء كان نيابة عنك أو نيابة عن شركتك، على سبيل المثال. يجب أن يتضمن العنوان رقم الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي، بينما لا تكتب اسمك كجزء من العنوان. X موارد البحث
- إذا كنت تكتب حرفًا بتنسيق كتلة، فقم بمحاذاة عنوان المرسل مع الهامش الأيسر. في طريقة المسافة البادئة، اترك مسافة على اليمين مع توسيط العنوان. X موارد البحث
- معلومات البريد الإلكتروني ورقم الهاتف غير مطلوبة كجزء من عنوان المرسل، ولكنها مقبولة في بعض الحالات.
3 اكتب التاريخ في السطر التالي من عنوان المرسل. هذا التاريخ هو تاريخ كتابة الرسالة، مع ترك مسافة واحدة بين التاريخ وعنوان المرسل، ثم مسافتين بين التاريخ وعنوان المستلم.
4 ابدأ عنوان المستلم باسمه. اكتب اسم المرسل إليه سطرين أسفل التاريخ وأضف لقبه، مثل السيد أو السيدة أو الأستاذ أو الطبيب ؛ استخدم نفس العنوان الذي استخدمته في التحية. X موارد البحث
5 اتبع اسم المستلم مع اسم الشركة والعنوان الكامل. إذا كنت ترسل خطاب عمل، فاكتب اسم وعنوان شركة المستلم. بالنسبة للخطابات الشخصية، لا تحتاج إلى كتابة اسم الشركة. اتبع ذلك بكتابة العنوان الكامل بما في ذلك رقم الشارع واسم الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي.
6 إذا كنت تكتب خطابًا احترافيًا، فقدم سطرًا لتحديد القسم ذي الصلة. إذا كنت تخاطب شركة أو قسمًا معينًا، فيمكن استخدام خط لتحديد هذا القسم. اكتب هذين الفراغين أسفل العنوان ومسافتين فوق التحية، مع توجيه التحية إلى الشركة أو القسم الذي يتعلق به الخطاب. X موارد البحث
7 اكتب تحيتك سطر واحد تحت عنوان المستلم. يجب محاذاة التحية في الهامش الأيمن حتى يتمكن المستلم من قراءتها أولاً. X موارد البحث
- ومن أمثلة التحية “عزيزتي السيدة إيمان” أو “عزيزي الأستاذ”
8 اتبع التحية بجسم الخطاب والخاتمة. يجب محاذاة فقرات الحرف والخاتمة والتوقيع على الهامش الأيسر (في حالة الكتابة باللغة العربية)، إذا اعتمدت تنسيق الكتلة في الرسالة، ولكن إذا اعتمدت تنسيق المسافة البادئة، فيجب أن يكون المحتوى محاذاة إلى اليسار، مع ترك مسافة قبل كل فقرة وقبل الخاتمة، والتي تتماشى مع مرسل العنوان.
- يجب أن تنهي الخطاب بمجاملة ختامية، مثل “تحياتي” أو “جزيل الشكر” متبوعة بفاصلة. بعد ذلك، اترك أربعة أسطر فارغة، ثم اكتب توقيعك مرفقًا باسمك. X موارد البحث