رسائل الاعتذار هي الحل الأمثل للتعبير عن اعتذارك الصادق لشخص جرحت مشاعره، وكذلك في حالة الأخطاء المهنية التي تتطلب اعتذارًا لزميل في العمل أو عميل. تعتمد النبرة المستخدمة في خطاب الاعتذار على طبيعته، سواء أكان خطابًا شخصيًا أم رسميًا. في جميع الأحوال، يجب إنهاء الخطاب بصورة صادقة وإضافة توقيعك في النهاية.
خطوات
اكتب خطاب اعتذار شخصي
1 عبر عن رغبتك في فعل أي شيء يرضي الطرف الآخر. اسأل الشخص الذي تعتذر له عما إذا كان هناك شيء مناسب يمكنك فعله للتعبير عن اعتذارك، حيث من المحتمل أن تكون لديه أفكار. إن تعبيرك عن استعدادك لفعل أي شيء يظهر أنك تريد بصدق الاعتذار وتحسين الوضع ككل. X موارد البحث
- على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “أعلم أنني أخفقت في عدم الحضور إلى حفلة عيد ميلادك، ولكن ماذا عن دعوتك لتناول العشاء في مكان من اختيارك يجب أن تعلم أنك عزيز جدًا علي.”
2 اسأل الشخص عما إذا كان من الممكن مقابلته للتعبير عن اعتذاره شخصيًا. قد تحتاج إلى الاعتذار شخصيًا، اعتمادًا على طبيعة المشكلة، لذا تأكد من سؤال الشخص قبل إنهاء الخطاب عن إمكانية إجراء مقابلة للاعتذار شخصيًا. ضع في اعتبارك احتمال ألا يرغب الشخص في رؤيتك ؛ قدم الحل بشكل عام وانتظر الرد. X موارد البحث
- على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “ماذا لو نلتقي حتى أتمكن من الاعتذار شخصيًا ما هي أفضل الأوقات بالنسبة لك”
3 أنهِ رسالتك بالتعبير عن مشاعرك. إذا كنت تكتب خطاب اعتذار شخصي، فقم بإنهائه بتوقيع أقل رسمية للتعبير عن مشاعرك تجاه الشخص الذي تعتذر له. على سبيل المثال، اكتب “حبي” أو “أنا آسف” أو “كل الحب”. X موارد البحث
اكتب خطاب اعتذار رسمي
1 ـ اقتراح الحلول لحل الأزمات. إذا كنت تعتذر عن خطأ بدر في العمل، فمن الضروري أن تقترح على المتلقي الحلول للمشكلة التي تسببت فيها والتي تود الاعتذار عنها. تأكد من اقتراح الحلول التي يمكن تحقيقها بالفعل، ولا تقصر نفسك على امتصاص غضب المتلقي. X موارد البحث
- على سبيل المثال “كتعويض عن عدم تسليم الشحنة السابقة، سنقوم بإعادتها بدون رسوم شحن بالإضافة إلى خصم 30٪ على الشحنة التالية”.
2 أوضح أن المشكلة لن تتكرر. اختتم خطاب الاعتذار من خلال شرح الخطوات التي ستتخذها لمنع حدوث المشكلة مرة أخرى. كن محددًا قدر الإمكان في شرحك حتى يفهم المستلم أنك فعلت ما بوسعك لمنع تكرار المشكلة. X موارد البحث
- اكتب، على سبيل المثال “لقد اتخذت بعض الإجراءات لضمان عدم تأخير الشحنات المستقبلية ؛ لقد قمت بتعيين تذكيرات أسبوعية ويومية وأضفت واحدة قبل ثماني ساعات من وقت التسليم، وتم إعداد قوائم مفصلة بمهام التسليم للتأكد من التسليم في الوقت المحدد.”
3 ختم الرسالة بالتوقيع المناسب. إذا كان سياق الاعتذار احترافيًا، فيجب عليك التوقيع على صورة رسمية في نهاية الخطاب. على سبيل المثال، اكتب “مع خالص التقدير” أو “مع خالص التقدير”. X موارد البحث
اختر النغمة المناسبة للخطاب
1 استخدم نبرة مهذبة ومهنية في رسائل الاعتذار الرسمية. كن مهذبًا ومهنيًا عند الاعتذار عن خطأ بدر في سياق عملي. اشرح طبيعة الموقف واعتذر قدر المستطاع دون محاولة كسب تعاطف المتلقي بكلمات غير رسمية.
- على سبيل المثال “أعتذر مرة أخرى عن إهمال مشكلتك السابقة، وأؤكد لك حرصي على اتخاذ الإجراءات اللازمة حتى لا يحدث ذلك مرة أخرى في المستقبل”.
- من ناحية أخرى، لا تكتب “أنا آسف، أنا آسف جدًا. أرجو أن تغفر لي، لأنني لم أقصد الإساءة إليك “؛ هذه صيغة شخصية وغير مقبولة في السياقات العملية.
2 ـ اعتماد نبرة صادقة للاعتذارات الشخصية. إذا كنت تعتذر عن خطأ شخصي، فيجب عليك استخدام اللغة الشخصية لتوجيه اعتذارك. لا تستخدم لغة رسمية مع هذه الاعتذارات، وإلا فسيبدو اعتذارك مزيفًا.
- على سبيل المثال “أنا آسف جدًا لأنني آذيت مشاعرك بنكاتي المتكررة. لم أفكر بوعي. أنا آسف جدًا مرة أخرى.”
3 لا تختلق الأعذار. صنع الأعذار هو أسلوب يمكن أن يحدث عن غير قصد، خاصة إذا كانت هناك ظروف أخرى أدت إلى الخطأ، لكن القيام بذلك ينقل صورة عن عدم صدقك في اعتذارك. في المقابل، كن مسؤولاً وعبر عن خالص اعتذارك.
- على سبيل المثال “أعتذر عن تأخري في المشروع، لكنني أصبت بالأنفلونزا واضطررت للذهاب في إجازة عائلية.” ضع اعتذارك أقرب إلى ما يلي “أنا آسف للتأخير في تسليم المشروع في الوقت المحدد، وسأحرص على عدم تكرار ذلك في المستقبل”.
4 لا تلوم الآخرين. لا تستسلم لإغراء إلقاء اللوم على الآخرين كجزء من اعتذارك. إذا فعلت ذلك في نهاية الرسالة، فأنت ترفض جميع محاولات تقديم اعتذار صادق وتقليل احتمال قبول الاعتذار ككل. X موارد البحث
5 وقّع على الخطاب. إذا كان بإمكانك توقيع الخطاب بخط يدك، فإن هذا سيعبر عن اهتمامك الشخصي. يجب توقيع خطابات الاعتذار الشخصية والرسمية عن طريق طباعة الخطاب ثم التوقيع عليه بالحبر. X موارد البحث
- يجب إرسال رسائل الاعتذار الرسمية بالبريد أو تسليمها باليد.
- أضف توقيعك الإلكتروني على الأقل إذا لم تتمكن من التوقيع باليد لأي سبب من الأسباب. يمكن ضبط ذلك من خلال برنامج معالجة الكلمات. حاول التوقيع على قطعة من الورق، ثم مسحها ضوئيًا وحفظها كصورة لإضافة توقيعك في نهاية الخطاب.