يسمح لك “مساعد خارج المكتب” في بريد Microsoft Outlook بالرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني عندما لا تكون في المكتب، ولا يتوفر “مساعد خارج المكتب” إلا لمستخدمي حساب Microsoft Exchange مع إمكانية المستخدمين المنزليين لإنشاء “خارج المكتب” وقم بإنشاء قاعدة لتوجيه Outlook لإرسال الرسائل والرد عليها تلقائيًا.
خطوات
Outlook 2013 و 2010
1 افتح قائمة “ملف” واختر “معلومات” من الشريط الجانبي الأيسر.
2 حدد الردود التلقائية (خارج المكتب). سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الردود التلقائية.
- إذا كنت لا ترى هذا الخيار، فربما لا تستخدم حساب Exchange. يمكنك اتباع الخطوات الواردة في الطريقة الرابعة من هذه المقالة لاستخدام الردود التلقائية مع الحسابات العادية.
3 ضع علامة اختيار بجوار خيار “إرسال ردود تلقائية”.
4 حدد المربع بجوار “الإرسال ضمن النطاق الزمني المحدد فقط” ثم اختر “وقت البدء” و “وقت الانتهاء”. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لقضاء إجازة لمدة أسبوعين، فيمكنك تحديد نطاق زمني لمدة أسبوعين.
5 انقر فوق علامة التبويب “داخل المؤسسة”، ثم اكتب الرد التلقائي الذي تريد إرساله إلى الأشخاص الذين يعملون في الشركة عند إرسال بريد إلكتروني إليك.
6 انقر فوق علامة التبويب “المؤسسة الخارجية”، ثم اكتب الرد التلقائي الذي تريد إرساله إلى الأشخاص الذين يراسلونك من خارج مؤسستك. اكتب، على سبيل المثال، رسالة تشرح سبب عدم وجودك، وتحيل الأسئلة والمخاوف إلى شخص آخر داخل الشركة.
7 انقر فوق الزر “موافق”. سيتلقى الأشخاص الذين يراسلونك عبر البريد الإلكتروني أثناء عدم وجودك في المكتب الرد التلقائي الذي كتبته. X دعم Microsoft
برنامج Outlook 2007
1 افتح قائمة “أدوات” وحدد “مساعد خارج المكتب”. سيؤدي هذا إلى فتح مربع مساعد خارج مربع الحوار.
- إذا كنت لا ترى هذا الخيار، فربما لا تستخدم حساب Exchange. يمكنك اتباع الخطوات الواردة في الطريقة الرابعة من هذه المقالة لاستخدام الردود التلقائية مع الحسابات العادية.
2 ضع علامة اختيار بجوار خيار “إرسال ردود تلقائية خارج المكتب”.
3 حدد المربع بجوار “إرسال ضمن النطاق الزمني المحدد فقط” واختر الخيار “وقت البدء” و “وقت الانتهاء”. حدد اليوم الذي لن تواجه فيه بعضكما البعض في المكتب، على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لعدم التواجد في المكتب ليوم واحد.
4 انقر فوق علامة التبويب “داخل المؤسسة”، ثم اكتب الرد التلقائي الذي تريد إرساله إلى الأشخاص الذين يعملون في الشركة عند إرسال بريد إلكتروني إليك. في ردك، أوضح أنك لست في مكتبك طوال اليوم وحدد المدير المسؤول عن واجباتك أثناء غيابك.
5 انقر فوق علامة التبويب “المؤسسة الخارجية”، ثم اكتب الرد التلقائي الذي تريد إرساله إلى الأشخاص الذين يراسلونك من خارج المؤسسة التي تعمل بها.
6 انقر فوق “موافق”. سيتلقى الأشخاص الذين يراسلونك عبر البريد الإلكتروني أثناء عدم وجودك في المكتب الرد التلقائي الذي كتبته.
برنامج Outlook 2003
1 افتح قائمة “أدوات” وحدد “مساعد خارج المكتب”. سيؤدي هذا إلى فتح مربع مساعد خارج مربع الحوار.
- إذا كنت لا ترى هذا الخيار، فربما لا تستخدم حساب Exchange. يمكنك اتباع الخطوات الواردة في الطريقة الرابعة من هذه المقالة لاستخدام الردود التلقائية مع الحسابات العادية.
2 حدد خيار “أنا خارج المكتب الآن”.
3 اكتب الرسالة التي تريد استخدامها كرد تلقائي على الأشخاص الذين يرسلون رسالة نصية إليك في حقل “الرد التلقائي مرة واحدة على كل مرسل بالنص التالي” حتى يتلقى الأشخاص الذين يرسلون رسالة إليك هذا الرد مرة واحدة فقط حتى تعود إلى المكتب.
4 انقر فوق “موافق”. سيؤدي هذا إلى تلقي الأشخاص الذين يراسلونك بالرد التلقائي إلى أجل غير مسمى، أو حتى تكرر الخطوة الأولى وتختار “أنا في المكتب الآن”.
حسابات أخرى بخلاف حساب Exchange
1 افتح برنامج Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2 افتح “الصفحة الرئيسية” وحدد “بريد إلكتروني جديد”.
3 اكتب الرد الذي تريد إرساله تلقائيًا إلى الأشخاص الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا في نص البريد الإلكتروني. سنستخدم هذه الرسالة كنموذج “خارج المكتب”.
4 افتح قائمة “ملف” وانقر فوق “حفظ باسم”. سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار “حفظ باسم”.
5 اختر “قالب Outlook” من القائمة المنسدلة “حفظ كنوع”.
6 اكتب اسمًا لقالب الرسالة وانقر فوق الزر “حفظ”. سيؤدي هذا إلى استخدام القالب أثناء عدم وجودك في المكتب من حساب Outlook الشخصي الخاص بك.
7 انتقل إلى “الصفحة الرئيسية”، ثم حدد “القواعد”، ثم “إدارة القواعد والإشعارات”. يجب عليك إنشاء قاعدة تخبر Outlook بإرسال القالب تلقائيًا كرد على المرسلين أثناء عدم تواجدك في المكتب.
8 حدد “قاعدة جديدة” ثم “تطبيق القواعد على الرسائل التي أتلقاها” من قسم “البدء من قاعدة فارغة”.
9 انقر فوق “التالي” مرتين لمتابعة إنشاء القاعدة.
10 قم بتنشيط خيار “الرد باستخدام نموذج معين” ضمن الخيار “ماذا تريد أن تفعل بالرسالة” رأس.
11 حدد خيار “قالب محدد” تحت عنوان “إدخال وصف القاعدة” (انقر على إحدى القيم التي تحتها خط).
12 اختر “قوالب المستخدم في نظام الملفات” من القائمة المنسدلة “بحث في”.
13 اختر النموذج الذي أنشأته مسبقًا لاستخدامه كرد عندما تكون خارج المكتب، ثم اختر فتح.
14 انقر فوق “التالي” وأضف استثناءات إذا لزم الأمر. على سبيل المثال، يمكنك إضافة استثناء لإعادة توجيه الرسائل من شخص معين إلى عنوان بريد إلكتروني آخر.
15 انقر فوق خيار “التالي”، ثم اكتب اسم قاعدة الرد التلقائي التي أنشأتها.
16 انقر فوق الزر “إنهاء”. سيتلقى الأشخاص الذين يراسلونك بعد ذلك الرد التلقائي الذي أنشأته باستخدام النموذج. X موارد البحث
أفكار مفيدة
- ضع في اعتبارك إضافة التواريخ الفعلية التي ستكون فيها خارج المكتب ووسائل اتصال بديلة إلى رد “خارج المكتب”. يساعد هذا في إبقاء الأشخاص على دراية عندما يمكنهم إرسال رسائل نصية إليك مرة أخرى ومن يجب عليهم الاتصال به أثناء تواجدك بعيدًا.