قد يكون من الصعب رفض فعل ما يُطلب منك، خاصة إذا كان الشخص الذي يطلب ذلك هو رئيسك في العمل. حتى لو بذلت قصارى جهدك لتلبية جميع طلبات رئيسك، في بعض الأحيان يكون ذلك خارج نطاق سيطرتك وعليك أن تقول لا. فكر في أسبابك بعناية واحصل على صورة واضحة لما تريد قوله قبل التحدث إلى رئيسك في العمل. بدلاً من قول “لا” بشكل واضح، حاول البحث عن اقتراحات بديلة إيجابية.
خطوات
جهز ردك
1 قم بإعداد قائمة بالأسباب التي تمنعك من تلبية طلب رئيسك. إذا طلب منك رئيسك القيام بعمل إضافي أو إكمال مهمة ليس لديك وقت كاف لإكمالها، أو إذا كانت واجبات وظيفتك لا تتضمن أداء هذه المهمة، يمكنك كتابة قائمة لماذا تحتاج إلى رفض مهمة. قم بعصف ذهني للمشكلة بهدوء وعقلانية ونظم تلك الملاحظات. سيساعدك على إعداد إجابة لتقديمها إلى مديرك.
- قد تكون هناك أسباب واضحة لعدم تمكنك من القيام بهذه المهمة، مثل التزامات رعاية الأطفال أو المواعيد النهائية لحجز إجازة.
- إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت الوظيفة مناسبة لك، فتحقق منها أسفل الوصف الوظيفي الخاص بك. X موارد البحث
- إذا كان لديك الكثير من ضغوط العمل ولا يمكنك قبول أي طلبات أخرى، فأنت بحاجة إلى التفكير مليًا في كيفية التعامل مع ذلك.
2 تحليل أولويات عملك. إذا كان جدول عملك هو مصدر المشكلة ولا تعتقد أنه يمكنك تولي مهام إضافية، فامنح نفسك بعض الوقت لتحليل أولوياتك بالكامل. قارن المهمة الجديدة بالمهام الأخرى وقيّم ما إذا كنت قادرًا على إجراء بعض التغييرات في المهام الحالية. إن قول “ليس لدي وقت” يمكن أن يجعل مديرك يشكك في فعاليتك وكفاءتك، لذلك إذا كان الوقت هو المشكلة، يجب أن تثبت أنك قادر على تحديد أولويات المهام وإنجازها في الوقت المناسب. X موارد البحث
- اكتب قائمة بمهامك ورتبها حسب الأولوية ووقت التسليم.
- حدد متوسط الوقت الذي تتطلبه كل مهمة، وقرر ما إذا كانت هناك أي فرصة لإكمال المهمة الجديدة أيضًا.
- قم بإعداد محفظة واضحة ومنمقة يمكنك استخدامها عند التحدث مع مديرك.
- بهذه الطريقة يمكنك “إظهار” لرئيسك في العمل أنه لا يمكنك إنجاز المهمة، بدلاً من “إخباره” فقط. X موارد البحث
3 ضع نفسك مكان رئيسك. قبل طرح المشكلة مع رئيسك في العمل، يجب أن تضع نفسك في مكانه وتفهم أولوياته وأولويات الشركة. يمكن أن يساعدك فهم دوافعه في صياغة ردك. إذا كان إخفاقك في القيام بمهمة معينة سيكلف الشركة مبلغًا كبيرًا من الدخل، فستحتاج إلى إعداد حجة مقنعة للغاية وخطة بديلة لحماية الشركة من فقدان هذه الإيرادات.
- إذا كان كل ما تحتاجه هو تأجيل الاجتماع لأنك التزمت بمهمة سابقة، ففكر في كيفية تأثير هذا التأجيل على مديرك. X موارد البحث
- سيساعدك وضع نفسك مكان رئيسك في توقع رد فعله على حجتك.
4 فكر في اللغة التي يجب أن تستخدمها. عليك أن تجد اللغة والنبرة المناسبة لتقول لا دون أن تقول لا. تذكر أنه من المهم استخدام لغة محايدة في جميع الأوقات وعدم أخذها على محمل شخصي. هذا يعني عدم جعل الأمر متعلقًا بك، أو رئيسك، أو علاقتك، جيدًا أو سيئًا. يتعلق الأمر دائمًا بالشركة وكيفية تحقيق أفضل نتيجة للشركة. X موارد البحث
- قل شيئًا محايدًا وموضوعيًا مثل، “إذا قمت بهذه المهمة، فلن يكون لدي الوقت لإنهاء التقرير الرئيسي هذا الأسبوع.”
- تجنب الاستجابات الذاتية والشخصية. لا تقل، “لا يمكنني فعل ذلك، إنه كثير جدًا بالنسبة لي.”
تناول الأمر مع مديرك
1 حدد وقتًا مناسبًا لمديرك. قبل التحدث إلى رئيسك في العمل، يجب عليك تحديد موعد له. لا تتحدثي معه عندما يكون متوتراً أو مشغولاً. من المحتمل أن تكون على دراية بأنماط عمله، لكن تحقق من جدوله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك إن أمكن. يجب أن تسأله عما إذا كان يمكنه منحك بضع دقائق لمناقشة شيء ما، وفقًا لعادات وعادات العمل في المكتب.
- إذا كان وضع عملك يسمح لك بمفردك مع رئيسك في العمل، فحاول إجراء هذه المحادثة على انفراد.
- ضع في اعتبارك ضغوط وهيكل يوم العمل. إذا كان رئيسك في العمل شخصًا نهاريًا، فحاول التحدث إليه قبل وقت الغداء.
- إذا كنت تعلم أنه أول من يصل دائمًا، يمكنك الذهاب إلى العمل في وقت مبكر من اليوم للتحدث معه قبل وصول الآخرين.
2 كن دقيقا. عندما تتحدث إلى رئيسك في العمل، يجب أن تتأكد من إيصال وجهة نظرك بسرعة ودون الالتفاف حول المشكلة. يجب أن تتأكد من أنك تقول ما تريد أن تقوله بدقة ووضوح. لا تضيع الكثير من الوقت في الحديث عن ذلك، لأن ذلك قد يجعل مديرك يعتقد أنك تضيع وقته وتفقد التعاطف معك.
- تجنب قول “نعم، لكن …” لأن رئيسك قد يسمع فقط “نعم” ويعتقد أنه يمكنك إنجاز المهمة، إذا كنت منظمًا. X موارد البحث
- حاول استخدام التعبيرات الإيجابية بدلاً من الكلمات السلبية مثل “لكن”.
- على سبيل المثال، بدلاً من قول، “أعلم أنك طلبت مني القيام بهذا التقرير، لكن لدي الكثير من عبء العمل”، حاول قول شيء مثل، “لدي فكرة عن كيفية إعادة تنظيم عبء العمل في هذا المشروع. ” X موارد البحث
3 اشرح موقفك. شرح أسبابك بوضوح وفعالية أمر بالغ الأهمية. إذا لم تتمكن من إعداد حجة متماسكة، فقد لا يتمكن مديرك من فهم سبب عدم قدرتك على إكمال المهمة. على سبيل المثال، إذا طلب منك رئيسك القيام بمهمة خارج الوصف الوظيفي، فيجب عليك توضيح ذلك والاستعداد للإشارة إلى الوصف الوظيفي الخاص بك إذا لزم الأمر. لا تبدأ بالتلويح لوصف وظيفتك لرئيسك في العمل، لكن كن مستعدًا للإشارة إليه.
- إذا كانت المشكلة تتعلق بالوقت، فأنت بحاجة إلى أسباب محددة لا جدال فيها لعدم قدرتك على تنفيذ المهمة المطلوبة منك.
- أشر إلى المهام الأخرى التي تعمل عليها والتي تستحق أن تكون على رأس قائمة أولوياتك. قل شيئًا مثل، “لا بد لي من تسليم تقرير الربيع الأسبوع المقبل، لذا فإن المهمة الأخرى ستعيقني.” X موارد البحث
- حاول أن تشرح كيف أن توظيف شخص آخر للقيام بالمهمة سيفيد مديرك والشركة من خلال تسليط الضوء على أهمية العمل الذي تقوم به حاليًا. X موارد البحث
- حدد موقفك بشكل واضح وحاسم، ولكن احرص على عدم القيام بذلك بطريقة تصادمية أو عاطفية.
4 لا تتركه طويلا. إذا كنت تعلم مبكرًا أنك لن تكون قادرًا على إنجاز مهمة معينة أو أنها ليست مناسبة لك، فلا تنتظر وقتًا طويلاً قبل تحديد موعد مع رئيسك في العمل. إذا تجاهلت ذلك، فسيؤدي ذلك إلى زيادة صعوبة إعادة ترتيب المهام بطريقة تجعلك تنجزها في الوقت المحدد. إذا انتظرت حتى اللحظة الأخيرة، فقد يكون إنجاز المهمة في الوقت المحدد أقرب إلى المستحيل. X موارد البحث
قدم بدائل إيجابية
1 اقترح عليك إعادة ترتيب أولوياتك. عندما تتحدث إلى رئيسك في العمل، لا يجب أن تقول “لا” بشكل صريح إذا كان بإمكانك تجنب ذلك. بدلاً من ذلك، حاول إيجاد طريقة لتقديم بدائل إيجابية لعدم القيام بالمهمة التي تشعر أنك غير قادر على القيام بها. طريقة واحدة للقيام بذلك هي أن تطلب من مديرك المساعدة في إعادة تنظيم أولوياتك. من خلال القيام بذلك، ستظهر لمديرك أنك تسعى جاهدة لتكون منتجًا قدر الإمكان، ولكنك ستوضح أيضًا أن ضغط عملك الحالي غير مناسب.
- سجل إنجازات عملك الممتازة والوقت الذي تستغرقه لإكمال كل مهمة لتظهر أنك فكرت فيها حقًا.
- سؤال رئيسك في العمل، “هل يمكنك مساعدتي في إعادة ترتيب الأولويات” سوف يساعد. أظهر رغبتك في مشاركة طرقك في إدارة عملك.
- هذا يوضح له أنك تحترم رأيه وأنك بحاجة إلى بعض المساعدة لكي يعمل بطريقة أكثر كفاءة. X موارد البحث
2 رشح زميلك. هناك طريقة أخرى لاقتراح حلول بديلة إيجابية بدلاً من مجرد قول “لا” وهي ترشيح زميل قادر على تولي مهام إضافية. يساعد هذا في إظهار أنك فكرت في المهمة والشخص المناسب للقيام بها. مصدر البحث X سوف ينبهر مديرك بأنك تحملت مسؤولية مراعاة مصلحته ومصلحة الشركة في إنجاز المهمة، بدلاً من مجرد القلق بشأن الكثير من العمل.
- إن إظهار أن لديك حكمًا جيدًا وأنك تعطي الأولوية للشركة على احتياجاتك الشخصية سيزيد من فرص أن يثق مديرك في حكمك في المستقبل. X موارد البحث
- ستظهر أيضًا أنك تفهم ما يحدث في المكتب وأنك مهتم بتطوير زملائك.
3 اقتراح ترتيبات تشغيلية جديدة. إذا طلب منك رئيسك إكمال عدد كبير جدًا من المهام في ساعات عملك، فيمكنك استغلال هذه الفرصة للتحدث مع رئيسك في العمل حول إنشاء ترتيبات عمل جديدة. على سبيل المثال، إذا كان عليك السفر لمسافة طويلة جدًا للعمل مما يجعلك أقل إنتاجية، فيمكنك أن تقترح أن تعمل من المنزل يومًا واحدًا في الأسبوع لتقليل وقت التنقل. X موارد البحث
- إذا كنت تعتقد أن أسلوب العمل الأكثر مرونة سيساعدك على التعامل مع متطلبات الوظيفة بشكل أفضل، فلا تخف من طرح هذا الموضوع.
- فكر دائمًا في ثقافة مكان عملك وما إذا كان العمل المرن فكرة قابلة للتطبيق.
- فكر جيدًا في أي عرض قبل تقديمه إلى مديرك. لا تطرح فكرة لم تفكر فيها.
تحذيرات
- إذا طلب منك مديرك أن تفعل شيئًا غير قانوني، فيحق لك أن ترفض. اتصل بالسلطات المختصة.
- ابق هادئًا وتحدث بنبرة ثابتة.