إجراء التشغيل القياسي هو مستند يتكون من معلومات مفصلة خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ مهمة ما. قد تحتاج فقط إلى تعديل SOP وتحديثها، أو قد تكون في وضع يسمح لك بكتابتها من البداية. يبدو الأمر شاقًا ولكنه في الحقيقة مجرد قائمة مرجعية. انظر الخطوة 1 لتبدأ.
خطوات
تنسيق إجراءات التشغيل الموحدة
1 اختر التنسيق الخاص بك. لا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لكتابة إجراءات التشغيل الموحدة، ولكن من المحتمل أن يكون لدى شركتك العديد من الأمثلة التي يمكنك مراجعتها للحصول على إرشادات التنسيق وتوضح كيف يتم تفضيلها. استخدم إجراءات التشغيل السابقة كقالب إذا كان هذا صحيحًا، وإذا لم يكن كذلك، فلديك بعض الخيارات
تنسيق خطوات بسيطة. بالنسبة للإجراءات الروتينية القصيرة ذات النتائج المحتملة القليلة والدقيقة، فهي مجرد قائمة قصيرة من الجمل البسيطة التي تخبر القارئ بما يجب فعله جنبًا إلى جنب مع المستندات الضرورية ونصائح السلامة.
تنسيق الخطوات المتسلسلة. بالنسبة للإجراءات الطويلة التي غالبًا ما تتكون من أكثر من عشر خطوات وتتضمن بعض القرارات التي يتعين اتخاذها، والتفسيرات والمصطلحات، فإنها عادة ما تكون قائمة بالخطوات الرئيسية ذات الخطوات الفرعية بترتيب محدد للغاية.
تنسيق مخطط التدفق. قد يكون المخطط الانسيابي هو أفضل رهان لك إذا كانت الإجراءات أشبه بخريطة بعدد لا حصر له من النتائج المحتملة. هذا هو التنسيق الذي يجب أن تختاره عندما لا يكون التنبؤ بالنتائج ممكنًا.
2 ضع في اعتبارك القراء. هناك ثلاثة عوامل رئيسية يجب مراعاتها قبل كتابة إجراء SOP
المعرفة المسبقة للقراء. هل هم على دراية بالمنظمة وإجراءاتها هل يعرفون مصطلحاته يجب أن تتطابق لغتك مع معرفة القارئ واستثماراته.
قدرات القراء اللغوية. هل هناك أي احتمال أن يقرأ الأشخاص الذين لا يعرفون لغتك إجراءات التشغيل الخاصة بك سيكون من الجيد تضمين العديد من المخططات التوضيحية والصور إذا كانت هذه مشكلة قائمة.
حجم قرائك. يجب أن تجعل تنسيق المستند أشبه بمحادثة في مسرحية، خاصةً إذا كان من المتوقع أن يقرأ عدد كبير من الأشخاص الملف في نفس الوقت (في أدوار مختلفة) يقوم المستخدم 1 بالإجراء، ويتبعه المستخدم 2، وهلم جرا. بهذه الطريقة، يمكن لكل قارئ أن يرى كيف سيعمل كجزء لا يتجزأ من نظام العمل الدقيق.
3 النظر في معلوماتك. يمكن تلخيص ذلك في ما يلي هل أنت أفضل شخص يكتب هذا المستند هل تعرف ما تستلزمه العملية كيف يمكن أن تسوء الأمور كيف تجعلها آمنة قد يكون من الأفضل تسليمها إلى شخص آخر إذا كانت الإجابة بالنفي. لن تؤدي الكتابة الضعيفة (أو الأسوأ من ذلك، غير الدقيقة) لملف SOP إلى تقليل الإنتاجية وأوجه القصور التنظيمية فحسب، بل ستكون أيضًا غير آمنة وستكون لها عواقب ضارة للموظفين والأمن والسلامة والبيئة ككل. باختصار، إنه ليس شيئًا يمكنك المخاطرة به.
- إذا تم منحك هذا المشروع وتشعر أنك مضطر أو ملزم بإكماله، فلا تخجل من طلب المساعدة من المكملون يوميًا. إجراء المقابلات هو جزء طبيعي من عملية كتابة الإجراء التشغيلي الموحد.
4 اختر بين إجراءات التشغيل الطويلة أو القصيرة. يمكنك كتابة إجراءات التشغيل في شكل قصير أو تحديثها إذا كنت تكتبها لمجموعة من الأشخاص على دراية بالبروتوكول والمصطلحات وما إلى ذلك. ستكون القائمة القصيرة والمختصرة مفيدة أكثر.
- إنها في الحقيقة مجرد قائمة قصيرة من الخطوات بصرف النظر عن الهدف الأساسي والمعلومات ذات الصلة (التاريخ، المؤلف، المعرف، إلخ). هذه هي الطريقة التي يجب اتباعها عندما لا يكون هناك حاجة إلى توضيح أكثر دقة أو مزيد من التفاصيل.
5 حدد الغرض من كتابة الإجراء التشغيلي الموحد. الشيء الواضح هو أن هناك إجراء في مؤسستك يتكرر مرارًا وتكرارًا، ولكن هل هناك سبب معين يجعل كتابة إجراءات التشغيل الموحدة مفيدة بشكل خاص هل هو مطلوب للتأكيد على السلامة تدابير الامتثال هل تستخدمه للتدريب أم في العمل اليومي فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إجراءات التشغيل ضرورية لنجاح الفريق
- لضمان استيفاء معايير الامتثال
- لتعظيم متطلبات الإنتاج
- للتأكد من عدم وجود آثار سلبية على البيئة
- لضمان السلامة
- للتأكد من أن كل شيء يسير حسب الخطة
- لمنع أخطاء التصنيع
- لاستخدامها كوثيقة تدريب
- سيكون من الأفضل بناء كتابتك حول هذه النقاط إذا كنت تعرف ما يجب أن تقوله إجراءات التشغيل الموحدة، وسيكون من الأسهل معرفة مدى أهمية إجراءات التشغيل الموحدة.
كتابة إجراءات التشغيل القياسية
1 قم بتغطية المواد الضرورية. تتكون إجراءات التشغيل الفنية بشكل عام من أربعة عناصر، بالإضافة إلى العملية نفسها
- “عنوان الصفحة”. يتضمن ذلك 1) عنوان الإجراء 2) رقم معرّف الإجراء التشغيلي الموحد 3) تاريخ الإصدار أو المراجعة 4) اسم الوكالة / القسم / الفرع الذي ينطبق عليه إجراء التشغيل 5) توقيع المؤلفين و المعتمدين على إجراءات التشغيل. يمكن تنسيق هذا بالطريقة التي تفضلها طالما أن المعلومات واضحة.
- “فهرس المحتويات”. ضروري فقط إذا كانت وثيقة إجراءات التشغيل القياسية طويلة جدًا بحيث لا توفر مرجعًا سهلاً. ما تجده هنا هو في الغالب توضيح قياسي بسيط.
- ضمان الجودة / مراقبة الجودة. الإجراء ليس جيدًا إذا لم يكن من الممكن فحصه. قم بتوفير المواد والتفاصيل اللازمة حتى يتمكن القارئ من التأكد من حصوله على النتائج المرجوة. قد يتضمن هذا أو لا يتضمن مستندات أخرى مثل عينات تقييم الأداء.
- “المرجعي”. تأكد من تضمين أو اقتباس جميع المراجع الهامة. تأكد من تضمين المعلومات الضرورية في الملحق إذا كانت إجراءات التشغيل الأخرى هي مرجعك.
- قد يختلف بروتوكول منظمتك عن هذا. يمكنك مراجعة إجراءات التشغيل الموجودة مسبقًا إذا كانت متاحة وإسقاط هذه الفكرة والالتزام بالإجراء الذي تتواجد فيه.
2 بالنسبة للإجراء نفسه، تأكد من تغطية ما يلي
النطاق والتطبيق. بمعنى آخر، صِف الهدف من العملية، وحدودها، وكيف سيتم استخدامها. ضمن المعايير والمتطلبات التنظيمية والأدوار والمسؤوليات والمدخلات والمخرجات.
المنهجية والإجراءات. جوهر الأمر، سرد جميع الخطوات مع التفاصيل اللازمة بما في ذلك المعدات المطلوبة. تغطية الإجراءات المتسلسلة وعوامل القرار. اشرح الاحتمالات الممكنة أو التفاعلات المحتملة أو اعتبارات السلامة.
توضيح الشروط. حدد المصطلحات والاختصارات وجميع العبارات غير الشائعة في الكلام اليومي.
تحذيرات الصحة والسلامة. تذكر في قسم منفصل ومع الخطوات التي تطرح مشكلة. لا تغفل عن هذا القسم.
المعدات واللوازم قائمة كاملة بما هو مطلوب، متى وأين تجد المعدات والمعايير وما إلى ذلك.
الحذر والمشاكل. إنه في الأساس قسم لحل المشكلات. قم بتغطية ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ، وما يجب الانتباه إليه، وما قد يتعارض مع المنتج النهائي المثالي.
- يحتوي كل موضوع من هذه الموضوعات على قسم خاص به (غالبًا ما يُشار إليه بالأرقام أو الأحرف) لمنع إجراءات التشغيل من أن تكون طويلة ومربكة، مما يضمن أنها مرجع سهل.
- هذه القائمة ليست شاملة بأي حال من الأحوال، ولكنها مجرد نصائح من القلم. قد تحدد مؤسستك الجوانب الأخرى التي تتطلب الاهتمام.
3 اجعل كتابتك موجزة وسهلة القراءة. ربما لن يقرأها القراء من أجل المتعة. عليك أن تجعلها قصيرة وواضحة وإلا سيتشتت انتباههم أو يجدون المستند ضخمًا ويصعب فهمه. اجعل الجمل قصيرة قدر الإمكان إذا استطعت.
إليك مثال سلبي تأكد من تنظيف الأتربة من أعمدة الهواء قبل البدء في استخدامها.
وإليك مثال إيجابي نظف الأتربة من فتحات التهوية قبل الاستخدام.
- لا تستخدم “أنت” بشكل عام، حيث يجب أن يكون ذلك ضمنيًا. تحدث بنبرة فعالة وابدأ جملك بأفعال حتمية.
4 تعرف على الشخصيات المشاركة في العملية لمعرفة كيفية تنفيذ المهمة إذا لزم الأمر. آخر شيء تريده هو كتابة إجراءات تشغيل موحدة غير دقيقة. أنت تخاطر بسلامة فريقك وكفاءته ووقته من خلال تنفيذ عملية دون أدنى اعتبار، والتي قد يجدها زملاؤك مزعجة بعض الشيء. اطرح أسئلة إذا احتجت إلى ذلك! سترغب في أن يكون الأمر صحيحًا.
- بالطبع، اسأل عدة مصادر إذا كنت لا تعرف تغطية جميع الأدوار والمسؤوليات. قد لا يتبع أحد أعضاء الفريق إجراءات التشغيل الموحدة أو قد يتم تعيينه فقط لجزء من المهمة.
5 قم بتوضيح المجموعات النصية الكبيرة بتقسيمها إلى مخططات انسيابية ورسوم بيانية. اجعل الأمر أسهل على قرائك عن طريق إضافة نوع من الرسم البياني أو الرسم إذا كانت هناك خطوة أو خطوتين مهيبتين بشكل خاص. هذا يجعل من السهل القراءة ويمنح عقلك استراحة قصيرة من محاولة فهم المستند بأكمله وسيظهر أكثر اكتمالاً وأفضل كتابته لك.
- لا يُقصد مما ورد أعلاه زيادة حجم الإجراء التشغيلي الموحد بدون نقطة حقيقية، لذا قم بذلك فقط إذا لزم الأمر أو عند محاولة سد فجوة لغوية.
6 تأكد من وجود ترميز للتحكم في المستندات لكل صفحة. يعد المستند الخاص بك واحدًا من العديد من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) وهذا على الأرجح هو السبب في أننا نأمل أن يكون هناك نوع من قاعدة البيانات الكبيرة في مؤسستك التي تصنف كل شيء بنظام مرجعي محدد. يعد المستند الخاص بك جزءًا من هذا النظام المرجعي، لذا فهو يتطلب نوعًا من الترميز للعثور عليه، وهنا يأتي دور الترقيم.
- يجب أن يكون هناك عنوان قصير لكل صفحة، ومعرف، ورقم المراجعة، والتاريخ، و “صفحة # من #” في الزاوية اليمنى العليا (في معظم تنسيقات الصور). قد لا تحتاج إلى تذييل (أو عمل التفاصيل السابقة في التذييل) حسب تفضيلات مؤسستك.
ضمان النجاح والدقة
1 اختبر الإجراء. ربما تعلم أنك لم تكتب إجراءاتك جيدًا بما يكفي إذا كنت لا ترغب في اختبارها. اطلب من شخص لديه معرفة محدودة بالعملية (أو ممثل للقارئ العادي) أن يستخدم إجراءات التشغيل التي كتبتها لإرشادهم. ما هي المشاكل التي ظهرت حددها – إن وجدت – وقم بإجراء التحسينات اللازمة.
- من الأفضل أن يكون لديك عدة أشخاص اختبار لإجراءات التشغيل. سيواجه الأشخاص المختلفون مشاكل مختلفة والتي ستمنحك ملاحظات مختلفة (نأمل أن تكون مفيدة).
- تأكد من اختبار إجراءات التشغيل على شخص لم يقم بها من قبل. أي شخص لديه معرفة مسبقة سيعتمد على معرفته للالتفاف حوله وبالتالي إضعاف الغرض.
2 اطلب من أولئك الذين يقومون بالعمل مراجعة الوثيقة. لا يهم رأي مديرك بشأن الإجراء التشغيلي الموحد في نهاية اليوم، ولكن رأي “أولئك الذين يقومون بالعمل” مهم، لذا أعطه للموظفين الذين سينفذونه (أو ينفذونه) قبل إرساله إلى رؤسائك. ماذا يعتقدون
- إن السماح لهم بالمشاركة وجعلهم يشعرون بأنهم جزء من العملية سيجعلهم أكثر تقبلاً لهذه الإجراءات القياسية التي تعمل عليها وسيكون لديهم بالتأكيد بعض الأفكار الرائعة!
3 اطلب من مستشاريك وفريق ضمان الجودة مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة. أرسلها إلى الاستشاريين عندما يمنحك أعضاء الفريق الموافقة. سيكون لديهم مدخلات أقل للمحتوى الحقيقي في الغالب، لكنهم سيعلمونك ما إذا كان يفي بمتطلبات التنسيق أو إذا فاتك شيء ما والبروتوكول لجعله رسميًا ومدخلًا في نظامك.
- توجيه الإجراءات المعيارية لأخذ الموافقات باستخدام أنظمة إدارة المستندات لضمان مراجعة الموافقات. هذا يختلف من منظمة إلى أخرى، ولكن بشكل عام سترغب في أن يتبع كل شيء الإرشادات واللوائح.
- ستكون التوقيعات ضرورية ولا تمانع معظم المنظمات في الوقت الحاضر في قبول التوقيعات الإلكترونية.
4 ابدأ في تطبيق الإجراءات القياسية بمجرد الموافقة عليها. قد يشمل ذلك القيام بتدريب رسمي للموظفين (على سبيل المثال التدريب في الفصول الدراسية، وتدريب الكمبيوتر، وما إلى ذلك) أو قد تعني وثيقتك مجرد ورقة عديمة الفائدة. اجعل عملك حقيقة، مهما كان! لقد عملت من أجل هذا. حان وقت المواجهة والتطبيق!
- تأكد من أن الإجراءات القياسية لا تزال جارية. قم بتحديثه إذا تقدمت بطلب، واحصل على إعادة الموافقة على التحديثات، ووثقها، وأعد توزيعها حسب الحاجة من حيث صلتها بصحة فريقك وإنتاجيته ونجاحه.
أفكار مفيدة
- استخدم لغة بسيطة لشرح الخطوات.
- تذكر تضمين أصحاب المصلحة كلما أمكن ذلك حتى تكون العملية الموثقة هي العملية الفعلية.
- تحقق من وجود إصدار أقدم من SOP يسبقك. قد تتمكن من إجراء بعض التعديلات السريعة فقط، ولكن تأكد من توثيقها أيضًا!
- تأكد من توثيق تاريخ المستند في كل مرة تقوم فيها بتغيير النسخة.
- استخدم المخططات الانسيابية والعروض المرئية لتوضيح العملية للقارئ.
- تفقد الوضوح. تأكد من عدم وجود تفسيرات متعددة. اعرض الإجراء على شخص ما، وليس العملية، واسأله عما يفكر فيه. قد تتفاجأ.
- اطلب من الآخرين مراجعة المستند الخاص بك قبل طلب الموافقة.