يعد تعلم كيفية كتابة الحروف بشكل صحيح مهارة أساسية ومهمة تحتاج إلى استخدامها في الأعمال والدراسة والعلاقات الشخصية. تهدف الرسائل إلى توصيل المعلومات أو استكمال المراسلات المهنية أو حتى التعبير عن المودة والمراسلات مع الأصدقاء والعائلة. نقدم أدناه دليلًا أساسيًا حول كيفية التعبير عن الأفكار من خلال الخطاب المصمم جيدًا.
خطوات
كتابة خطاب رسمي
1 تعرف على الاستخدام الصحيح للخطابات الرسمية. استخدم الأسلوب الرسمي للكلام عندما تحتاج إلى التواصل مع شخص أو كيان تعرفه بشكل احترافي فقط، بما في ذلك كتابة الرسائل الموجهة إلى الدوائر الحكومية أو المشاريع التجارية، وليس الأفراد الذين لديك معرفة شخصية معهم.
- يجب كتابة هذه الرسائل إلكترونيًا ثم طباعتها. يمكنك استخدام أي برنامج لتحرير النصوص للقيام بهذه المهمة، مثل Microsoft Word أو OpenOffice. إذا كانت الرسالة عاجلة أو كان الطرف المتلقي يفضل البريد الإلكتروني، فيمكنك استخدام البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك.
- عند التواصل مع رئيسك الحالي أو زملائك في العمل، يمكنك الاعتماد على أسلوب رسمي معتدل. لا يوجد شيء للتوقف عن الاعتماد على البريد الإلكتروني، وليس عليك بالضرورة كتابة عنوان في أعلى الصفحة.
2 اكتب عنوانك وتاريخ اليوم في أعلى الصفحة. اكتب اسمك وعنوانك في أعلى يسار (للغة الإنجليزية) وأعلى يمين (للغة العربية) من الصفحة. إذا كنت تكتب خطابًا تجاريًا، فاكتب اسم الشركة وعنوانها بدلاً من ذلك، أو استخدم ورق الشركة ذي الرأسية. في كلتا الحالتين، تأكد من ترك سطرين ثم اكتب تاريخ اليوم.
- اكتب التاريخ بالكامل. من الأفضل كتابة اسم الشهر مثل 19 سبتمبر 2014 بدلاً من 19/9/14، أو يمكنك استخدام الصيغة المختصرة لأسماء الشهر عند الكتابة باللغة الإنجليزية (سبتمبر بدلاً من سبتمبر).
- لا تكتب التاريخ الذي تستخدم فيه رسائل البريد الإلكتروني.
3 اكتب اسم وعنوان مستلم الرسالة. طالما أنك لا تكتب رسالة بريد إلكتروني، فتخط سطرين إضافيين واكتب معلومات الاتصال الخاصة بالطرف الذي تكتب إليه. اكتب كلًا مما يلي في سطر منفصل
- الاسم الكامل واللقب.
- اسم الشركة أو المؤسسة (إن وجد)
- العنوان الكامل (استخدم سطرين أو أكثر حسب الحاجة)
4 اكتب التحية الافتتاحية. تخطي سطرًا إضافيًا مرة أخرى وقل “عزيزي” للمستلم متبوعًا بالاسم. يمكنك استخدام اسمك الأول أو اسمك الكامل (الأول والأخير). استخدم العنوان المهني المختصر إذا كنت بحاجة إلى ذلك.
- إذا كنت تعرف المسمى الوظيفي للطرف الآخر دون معرفة اسمه، يمكنك كتابة “عزيزي السيد مدير الصحة العامة” أو أي جملة مشابهة. يمكنك عادةً العثور على الاسم من خلال تحقيق بسيط مع زملائك في العمل أو من خلال البحث عبر الإنترنت ؛ حاول إنهاء مهمة البحث أولاً قبل كتابة الرسالة.
- إذا لم تكن الرسالة موجهة إلى شخص معين، يمكنك كتابة “سيدي العزيز” أو “إلى من يهمه الأمر”. هذه التقنية حادة وقديمة بعض الشيء، لذا حاول تجنبها قدر الإمكان.
5 اكتب جسم الرسالة. يجب أن تبدأ الرسائل الرسمية ببيان واضح حول الغرض من الرسالة. لا تستخدم اللغة العامية وتلتزم باللغة العربية الفصحى (أنا أكتب عنها، ولا أكتب عنك، على سبيل المثال) ولا تستخدم الاختصارات، خاصة إذا كانت الرسالة مكتوبة باللغة الإنجليزية (اكتب “ليست” بدلاً من “لا “). استخدم لغة رسمية مهذبة في الأسئلة “نريد أن نعرف مدى اهتمامك بالعمل …” بدلاً من “هل ترغب في …” راجع لغة المقالة بحثًا عن أي أخطاء نحوية أو إملائية قبل إكمال الرسالة وإرسالها. يمكنك أن تطلب من أحد أصدقائك المحنكين لغويًا القيام بذلك نيابةً عنك.
- إذا كنت تكتب خطاب عمل رسميًا، فتأكد من أنك قصير ومباشر في كتابة رسالتك. إذا كنت تكتب خطابًا اجتماعيًا للتواصل مع قريب أو أحد معارف العائلة، فلا يوجد ما يمنعك من زيادة السرد قليلاً، بشرط أن تحتفظ (وهو الشكل المثالي) للحفاظ على الرسالة لا تزيد عن صفحة واحدة.
6 استخدم أسلوب إغلاق مهذب. تهدف هذه الطريقة إلى إنهاء حديثك بجملة إيجابية تدعم وتبني تواصلًا جيدًا في المستقبل بينك وبين الطرف الآخر. اضغط على زر “Enter” مرتين بعد الفقرة الأخيرة من المقالة، ثم اكتب خاتمة مهذبة. في الرسائل الرسمية، استخدم عبارات مثل “مع خالص الشكر” أو “مع خالص التقدير” أو “أفضل التمنيات”. ثم وقع الجملة التالية
- في الرسائل الرسمية المكتوبة، اترك أربع مسافات بين الخاتمة المهذبة واسمك المكتوب بالكامل. اطبع الحرف ثم وقع اسمك بالحبر الأزرق أو البني في تلك المساحة الفارغة.
- في الرسائل الإلكترونية الرسمية اكتب اسمك الكامل (الأول والأخير) بعد الجملة الختامية المهذبة.
- يمكنك استخدام اسم مستعار لنفسك أثناء كتابة اسمك في نهاية الأحرف الرسمية. على سبيل المثال يمكنك كتابة “د. يمكن لأحمد الفولي “أو المتزوجة كتابة توقيعها على استمارة” مدام / نادية سالم “.
7 قم بطي الحرف (اختياري). إذا تم إرسال الرسالة بالبريد، فمن الأفضل طيها في الثلث. وجِّه الجزء السفلي من الورقة إلى ما يصل إلى ثلثي الورقة، ثم اطوِ الورقة. قم بعد ذلك بطي الجزء العلوي لأسفل حتى تتناسب الطية مع الجزء السفلي من الورقة. يضمن طي الورق بهذه الطريقة ملاءمة الحرف لمعظم أنواع وأحجام الأظرف.
8 اكتب العنوان على الظرف (اختياري). اكتب العنوان الكامل للطرف المستلم في منتصف الظرف، رأسياً وأفقياً. اكتب العنوان على النحو التالي
- السيد ماجد هلال.
- 123 شارع طلعت حرب.
- مدينة القاهرة ص.ب 17532.
9 اكتب عنوان المرسل على الظرف (اختياري). تكمن فائدة كتابة عنوان المرسل في أنه غالبًا ما يستخدم كعنوان استرداد للرسالة. إذا لم تتمكن هيئة البريد من تسليم الخطاب إلى الطرف المستلم لأي سبب من الأسباب، فسيتم إعادة الخطاب إلى عنوان الإرسال المذكور في الظرف دون أي تكاليف مالية. اكتب عنوانك تمامًا كما كتبت عنوان الطرف المستلم (المذكور أعلاه)، والفرق الوحيد هو أنه في بعض الحالات يمكنك فقط كتابة اسمك الأخير بدلاً من اسمك الكامل.
كتابة رسائل غير رسمية
1 احكم على درجة الشكليات التي يجب أن تلتزم بها في كتابة الخطاب. تعتمد طريقة كتابة المقال على علاقتك بالطرف المتلقي. ضع في اعتبارك الإرشادات التالية
- إذا كنت تكتب رسالتك إلى قريب بعيد أو شخص مسن أو أحد معارفه الاجتماعية، فمن الأفضل الاعتماد على كتابة الخطابات شبه الرسمية. إذا كان الطرف الآخر قد أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا بالفعل، فلا يوجد ما يمنعك من إعادة التواصل معه بنفس الطريقة، ولكن بخلاف ذلك، فمن الأفضل الالتزام بالخطابات المكتوبة.
- إذا كنت تريد مراسلة صديق أو أحد أفراد العائلة المقربين، فيمكنك استخدام كل من البريد الإلكتروني وخطابات البريد.
2 ابدأ بالتحية. يعتمد اختيارك للتحية الافتتاحية والإجراءات الإضافية الأخرى في الرسالة على مستوى علاقتك مع الشخص الآخر. فيما يلي مزيد من التفاصيل حول هذه النقطة
- يمكنك استخدام “عزيزي” أو “مرحبًا” إذا كنت تكتب خطابًا شبه رسمي. استخدم الاسم الأول للشخص الآخر طالما كانت هذه هي الطريقة التي تتواصل بها، أو استخدم ألقابًا محترمة مثل (السيد، السيدة، أو حضرتك).
- إذا كنت تكتب خطابًا غير رسمي، فيمكنك استخدام كلمة “عزيزي” أو “مرحبًا” بالإضافة إلى التحيات الودية غير الرسمية، مثل “مرحبًا” أو “كيف حالك”. يتبعه الاسم الأول للطرف الآخر.
3 ابدأ الخطاب. انتقل إلى السطر التالي وابدأ في الكتابة. في حالة الرسائل الشخصية ؛ من المقترح أن تبدأ بالسؤال عن أداء الطرف الآخر. يمكنك البدء بأسلوب رسمي مثل “أتمنى أن تكون بخير” أو بشكل غير رسمي، مثل “كيف حالك” تخيل أن الطرف المستقبل يقف أمامك. ما شكل الكلام الذي ستتحدث معه
4 اكتب ما تريد التواصل مع الطرف الآخر بشأنه. الغرض الأساسي من الرسائل هو التواصل. يمكنك إخبار الطرف الآخر بما يحدث في حياتك وإعطاء التفاصيل عنه. على سبيل المثال، لا تقل لوالدك، “شكرًا لك على الهدية الأخيرة”، ولكن أظهر ما جلبته هذه الهدية إلى حياتك “لقد استمتعت أنا وأصدقائي بعدة أيام من مشاهدة الأفلام على الكمبيوتر الذي أرسلته إلي. شكرًا انت كثيرا.” مهما كان موضوع الخطاب، يجب أن يكون تركيزك طوال الخطاب على مشاركة المعلومات، والتي بدورها تساعد في خلق تواصل أفضل.
اعرف ما لا تكتبه في الرسالة. قد لا تكون فكرة جيدة أن ترسل خطابًا مكتوبًا بدافع الغضب أو بغرض الشفقة. إذا قمت بكتابة رسالة بالمثل، فحاول التوقف قبل الانتهاء من إرسالها. اترك ذلك لبضعة أيام، ثم أعد قراءة الرسالة واحكم على ما كتبته. إلى حد كبير، ستغير رأيك بحيث يمكنك التخلص منه تمامًا، أو على الأقل إعادة صياغة ما تريد قوله للطرف الآخر.
5 اكتب خاتمة الرسالة. يجب أن تعبر نهايات الرسائل غير الرسمية عن علاقتك وعاطفتك مع المرسل ؛ بحيث ينتهي الحديث بينك وبين زوجتك أو صديقك أو أخيك بكلمات مثل “حبي” أو “حبي”. من ناحية أخرى، من الأفضل إنهاء الأحرف شبه الرسمية بكلمات مثل “تحياتي” أو “مع خالص التقدير”.
- اعتمادًا على طبيعة الخطاب، يمكنك الاعتماد على جمل ختامية قديمة الطراز مبالغ فيها أو مضحكة. تم استخدام هذا النوع من الخطابات الختامية في الاتصالات الرسمية في العصور القديمة، ولكن يمكنك الآن استخدامه عند كتابة خطاب لطيف إلى صديقك المفضل. على سبيل المثال، في الفقرة الأخيرة من الرسالة، يمكنك كتابة “سأكون خادمك المخلص إلى الأبد” ثم كتابة اسمك.
- إذا كنت ترغب في إضافة شيء آخر بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، فيمكنك استخدام “معلومات إضافية” أو “PS” في حالة كتابة الرسالة باللغة الإنجليزية، والتي تشير إلى معلومات مهمة جدًا أو معلومات مضافة بعد الانتهاء من الكتابة .
6 أرسل الرسالة. ضع الرسالة في الظرف. ضع الختم عليها. أرسلها إلى الطرف الآخر ؛ وتحرره نحو طريقه المستقبلي.
أفكار مفيدة
- حاول قصر محتوى الرسالة على ما يهم الطرف المتلقي.
- في اللغة العربية، كلمة “عزيزي” أو “السيد” متبوعة بـ “/”. وعادة ما يتم كتابتها أيضًا بعد ذلك بعبارة “تحياتي وبعدها”
- كن هادئًا ومهذبًا قدر الإمكان عند معالجة رسائل الشكوى. كن واضحًا وعقلانيًا دون أن تتحول صياغة خطابك إلى أي نوع من اللوم أو الإهانة، مما يضمن حصولك على الرد الإيجابي الذي تتمناه.
- استخدم ورقًا بجودة ووزن أعلى من الورق العادي إذا كنت تطبع حرفًا مهمًا جدًا أو بارزًا.
- تأكد من استخدام عنوان بريد إلكتروني معقول عند إجراء مراسلات رسمية أو شبه رسمية. سيتم التعامل مع الخطاب المرسل من بريد إلكتروني يسمى “Superman174652” بجدية أقل من البريد الإلكتروني الذي يحمل اسمًا حقيقيًا، مثل “ahmed.elfoly”.
- اكتب الحروف بالحبر الأسود أو الأزرق.
- تأكد من كتابة العنوان بشكل صحيح.
- ابدأ كل فقرة بترك مسافة فارغة.
- تأكد من مراجعة رسالتك وقراءتها مرتين على الأقل قبل إكمالها.
تحذيرات
- قد يؤدي الرسم أو الخربشة على الظرف إلى عدم وصول الرسالة. إذا كنت تريد تزيين أو إضافة رسومات إلى الظرف، فافعل ذلك في الجزء الخلفي منه.