إن كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية هي خطوات مدروسة يجب اتباعها حتى يكون التقرير صحيحًا وقويًا. قد يرى البعض أنه معقد، لكن التدريب لا يجعل أي شيء صعبًا. مع قليل من الممارسة في كتابة التقرير، سوف تكون محترفًا فيه، وسوف نتعلم الطريقة الصحيحة لكتابة التقرير. التقرير بكافة تفاصيله.
كيفية كتابة تقرير احترافي
قد تعتقد أنك قد انتهيت من عبء كتابة موضوعات المقالات بمجرد الانتهاء من الدراسة. في الواقع، لن تكتب موضوعات المقالات مرة أخرى، ولكن قد تحتاج إلى نوع أكثر تعمقًا من الكتابة مثل كتابة المقالات والتقارير وما إلى ذلك.
دعنا نقول اولا ان التقرير هو وثيقة تحتوي على بعض المعلومات المباشرة والموجزة، وغالبا ما يكون الغرض منها تحليل موقف معين، اضافة الى تقديم بعض التوصيات التي تساعد في اتخاذ القرارات.
يحتوي التقرير على بعض الأقسام والصفحات المرقمة التي ستوجه القارئ إلى معلومات محددة بطريقة منظمة، وفيما يلي سنتعرف على كل ما يساعدك على كتابة التقرير بطريقة سهلة وواضحة.
خطوات كتابة التقرير
تجدر الإشارة إلى أن كتابة التقارير تحتاج إلى شخص يتمتع بمهارات اتصال جيدة جدًا، وبزيادة عدد التقارير التي تكتبها، ستكون أكثر احترافًا وتمكينًا. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها لإعداد تقرير احترافي
1- تحديد الفئة المطلوب تقديم التقرير بشأنها
بادئ ذي بدء، عليك أن تقرر من هو الجمهور المستهدف لقراءة تقريرك. يساعد هذا كثيرًا في تحديد كيفية تنسيق كتابتك والنبرة التي ستستخدمها في أسلوبك عند كتابتها.
2- حدد المعلومات التي تريد كتابتها
بعد تحديد الجمهور المستهدف لهذا التقرير، من الضروري تحديد المعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير، أو الغرض من تقريرك.
عليك أن تختار المعلومات التي سيكون من السهل إيصالها للقراء، وكذلك تلك المعلومات التي هي في صميم ما تريد قوله. على سبيل المثال، إذا كنت تريد كتابة تقرير عن خدمة العملاء، فيجب أن يتضمن التقرير معلومات حول أهداف خدمة العملاء والتحديات التي يواجهها فريق خدمة العملاء. العملاء.
3- هيكلة التقرير
من الضروري أن يتم تنظيم التقرير بحيث يسهل قراءته، ويمكنك استخدام هذه المكونات لتحديد هيكل التقرير
- صفحة عنوان الكتاب.
- ثم الملخص الذي يتضمن وصفا لمحتوى التقرير.
- إذا كان التقرير يتكون من عدة صفحات، فيجب عليك إنشاء جدول محتويات.
- ثم المقدمة التي تعرض الغرض منها.
- ثم ستكون هناك فقرة رئيسية تحتوي على جميع المعلومات المنقولة في التقرير.
- في النهاية، تتم كتابة التوصيات أو الاستنتاجات بناءً على الغرض من التقرير.
4- استخدم لغة مختصرة
من أهم خطوات كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية أن تكون اللغة التي تستخدمها في الكتابة واضحة وموجزة، ويجب التعبير عن النقاط بإيجاز قدر الإمكان، والاعتماد على البساطة في الكتابة مع التأكد من ذلك إنه احترافي.
5- التدقيق اللغوي والتحرير
الخطوة الأخيرة هي فحص كلامك وقواعدك للأخطاء الإملائية أو النحوية قبل إرسالها.
بعد ذلك، عليك ترك التقرير لمدة ساعة ثم مراجعته للمرة الأخيرة، ستساعدك هذه الخطوة على اكتشاف أكبر قدر من الأخطاء التي ربما تكون قد أغفلتها في المرة السابقة.
مكونات التقرير
في سياق تعلم كيفية كتابة التقرير بطريقة احترافية، وبعد معرفة الخطوات التي يجب اتخاذها عند كتابة التقرير، يجب معرفة المكونات التي يحتويها وكيف يجب أن يكون كل مكون، من خلال النظر في الفقرات التالية
1- مقدمة التقرير
الجزء المتعلق بالمقدمة من أهم الأمور المعروضة على القارئ في التقرير، وترجع أهمية المقدمة إلى حقيقة أنها توجه من قرأها إلى هدف التقرير. لكتابة مقدمة مهنية، يجب عليك اتباع ما يلي
- تعرف على ملخصك من الضروري أن يتضمن التقرير ملخصًا واضحًا لما تريد تقديمه، مع التأكد من توضيح ما تريد أن يفعله القارئ بعد الانتهاء من قراءة هذا المستند، سواء كان قرارًا محددًا أو الموافقة على توصية.
- أثناء الكتابة، ضع الملخص في الاعتبار لديك دائمًا فكرة في ملخص تقريرك ويجب ألا تغفل أبدًا عما تريد كتابته ولمن.
2- اختتام التقرير
الخاتمة هي الجزء الأخير والأكثر أهمية في التقرير بأكمله، ولا يمكنك إنهاءه دون كتابة هذا الاستنتاج، لأنه يتضمن ما يريد القارئ القيام به، وهذا ما يسمى الدعوة إلى العمل.
قد يحتوي هذا الاستنتاج على استنتاج محدد أو إجراء أو توصية محددة، بعد حصول القارئ على جميع المعلومات التي تريد تزويده بها.
3- عناصر التقرير
للحصول على كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، عليك أن تبدأه بمخطط تفصيلي، وفي كل عنصر من عناصر هذا المخطط عليك أن تكتب جملة تصف ما ستشرحه فيه، وفيما يلي سنتعرف على كل قسم من التقرير
- العنوان يجب أن يكون عنوان التقرير واضحا ويجب أن يشير إلى ما تريد قوله صراحة، ويجب أن تتذكر أنك لا تكتب رواية، حيث يمكنك وضع عنوان فرعي إذا لزم الأمر، كما يجب التأكد من أن حجم خط العنوان أكبر من حجم الخط الذي تكتبه في التقرير نفسه.
أما التصميم فيجب أن يكون على صفحة خاصة جذابة، ويجب أن يكون هناك تسلسل هرمي يصف مظهر العنوان.
- جدول المحتويات من الضروري ترك صفحة فارغة حتى تنتهي من كتابة التقرير الذي تستخدمه للإشارة إلى محتوياته في حالة عدم معرفتك بأرقام الصفحات.
- الملخص يفضل عمل ملخص أو ملخص تكتبه بعد الانتهاء من كتابة التقرير، وقد تتمكن من عمل هذا الملخص في البداية لتسهيل متابعة الكتابة، ويكون بمثابة مرجع يساعدك في معرفة ما وصلت إليه في العمل.
يمكن اعتبار الملخص إعلانًا عن التقرير بأكمله، ويجب أن يحتوي على الغرض من الكتابة وجزءًا من القرار.
- مقدمة في هذا الجزء عليك كتابة الغرض الذي تكتب التقرير من أجله، ويجب أن تكون المقدمة من فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
- المحتوى هذا الجزء هو المكان الذي تتم فيه كتابة جميع المعلومات التي تريد توصيلها للقارئ، مع استخدام النقاط بانتظام لتسهيل قراءتها على الجمهور.
- التوصيات هنا عليك صياغة بعض التوصيات كمجموعة من الإجراءات أو الأهداف القابلة للتنفيذ، وهذا القسم ضروري جدًا في حال كان التقرير خاصًا بالشركات والأعمال بشكل عام، ولكنه غير فعال للطلاب.
- الملاحق في النهاية يجب أن تذكر المراجع التي استخدمتها لكتابة تقريرك، وفيه أيضًا تكتب الروابط المتعلقة بالموضوع.
أنواع التقارير
إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، فمن الضروري أن تعرف أن هناك أكثر من نوع واحد من التقارير، وفيما يلي سنتعرف على كل منها
- التقارير السنوية هي تلك التي تظهر أداء الشركة في كل عام.
- التقارير الأسبوعية بناءً على المقترحات المختلفة التي يتم تقديمها كل أسبوع، غالبًا ما يكون تقريرًا من صفحة واحدة.
- تقارير المشروع وهو ما يجعل الفريق يدرس بشكل كامل حالة المشاريع التي يقومون بتنفيذها، بالإضافة إلى الجدول الزمني الذي يسير فيه المشروع.
- تقارير المبيعات يتيح هذا النوع لفريق المبيعات أن يكون على دراية بهوامش الربح والزيادة، ويساعد في تحديد ما إذا كان يجب تغيير خطة العمل أو الاحتفاظ بها كما هي.
- تقرير البحث ويحتوي على النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث من خلال دراساته.
- التقرير الأكاديمي هذا هو التقرير الذي يتم إنشاؤه غالبًا فيما يتعلق بالدراسات العليا.
كتابة التقارير من الأمور التي لا يمكن القيام بها دون النظر إلى قواعدها وتنظيمها، حيث أن للتقرير بعض الأسس التي يجب الاعتماد عليها للحصول على تقرير احترافي موجز يحتوي على معلومات مهمة ومفيدة.