يعتبر تقديمها من قبل العملاء وسيلة فعالة للتعبير عن التجارب السيئة مع الشركات أو مقدمي الخدمات، وهي فرصتك كمستهلك للتعبير عن رأيك وإبلاغ خدمة العملاء للطرف الذي تتواصل معه بشأن مشكلتك فيما يتعلق باستخدام أحد منتجاتهم أو خدماتهم. غالبًا ما يكون من السهل كتابة مقدمة بسيطة وجسم للشكوى تشرح مشكلتك، لكن خاتمة الشكوى لا تزال فقرة مهمة جدًا يجب عليك كتابتها بعناية لتشمل التواصل المهني والمهذب وترك انطباع نهائي يفرض عليك الطرف الآخر للتواصل معك والاهتمام بشكواك. تعرف معنا في هذا المقال كيف تكتب فقرة ختامية ذكية ودقيقة لشكواك، وبعدها ما عليك سوى كتابة كلمة تحية وتوقيع اسمك.
خطوات
اكتب الفقرة الختامية
1 تأكد من أنك تنتظر شخصًا مسؤولًا للاتصال بك لمناقشة الشكوى وحلها. ابدأ الفقرة الختامية من خلال التأكيد على أنك تنتظر أن يتصل بك الموظف المعني لفحص كيفية معالجة أسباب الشكوى. يوضح هذا للقارئ أنك لا تكتب تقييمًا عامًا لشكواك ولكنك تتوقع اتصال متابعة لفحص أسباب المشكلة. X الولايات المتحدة الأمريكية. الحكومة
- مثال يمكنك أن تكتب، “أنا في انتظار رد مباشر لمناقشة هذه الشكوى” أو “أثق في خدمة العملاء الشريكة لتكون حريصة على التواصل معك بشأن هذه المشكلة.”
2 اذكر ارتباطك الشخصي بالمنتج أو ثقتك السابقة في التعامل مع الشركة. هل سبق لك أن تعاملت مع الشركة وهل كانت تجاربك السابقة معهم مثالية اذكر هذا في نهاية شكواك للتأكيد على أن أحد دوافعك هو الثقة القوية في خدمات الشركة وإحباطك من تجربتك الأخيرة معهم وحدهم. وهذا يوضح للطرف الآخر أنك عميل منتظم وسيحرص المسؤول على حل مشكلتك للحفاظ على العلاقة المستقبلية بينك وبينهم. X موارد البحث
- مثال اكتب جملة مشابهة لما يلي “بصفتي عميلاً دائمًا مع الشركة، فأنا على ثقة من أنك ستحرص على حل هذه المشكلة وإيجاد حل عاجل” أو “كانت تجربتي السابقة في التعامل معك مميزة بالنسبة للكثيرين سنوات، ولكن ما حدث في هذه الحالة يتطلب كتابة ومناقشة هذه الشكوى “. . “
3 حدد وقتًا معينًا تتوقع أن تتلقى ردًا من الشركة قبل أن يأتي. اضغط على من يتلقى الرسالة مع ما يطالبه بالرد عليك، وذلك بتحديد ما تتوقعه بالضبط بعد إرسال الشكوى، وكذلك تحديد إطار زمني لهذا الأمر. اعتمادًا على نغمة الرسالة التي تختارها، يمكن أن ينتهي بك الأمر إما بالتهديد أو الإيحاء بأن عدم التواصل مع الشركة برسالتك قبل هذا الموعد النهائي يعني أنك ستذهب إلى جهات تنظيمية أعلى بحثًا عن حل عملي وفعال. X موارد البحث
- مثال في الفقرة الختامية، اكتب جملة مشابهة لما يلي “أنا في انتظار الرد الرسمي للشركة في غضون أسبوع من الآن، وآمل ألا نضطر إلى إحالة الشكوى إلى مسؤولي حماية المستهلك أو المكاتب التنظيمية المحلية”.
4 اذكر المستندات أو الإيصالات التي أرفقتها بالشكوى. هل أقوم بتضمين أي مستندات مهمة تتعلق بفحص المشكلة في خطاب الشكوى قد تكون هذه مستندات لمراسلات سابقة وإيصالات لإثبات الشراء وما شابه ؛ في هذه الحالة، يجب أن تُدرج في نص الفقرة الختامية من خطاب الشكوى إشارة إلى أنك أرفقت هذه المستندات. يعد تقديم شكوى مع المستندات ذات الصلة فكرة ذكية لأنها توثق وتثبت الحجج وراء شكواك وتدعم مطالبتك بالأدلة القانونية.
- على سبيل المثال، اكتب “الرجاء الاطلاع على نسخة من إيصال الشراء / اتفاقية البيع المرفقة بالشكوى”.
5 اذكر معلومات الاتصال الخاصة بك لتسهيل قيام من قرأوا الشكوى بالرجوع إليك. قم بإنهاء الفقرة الختامية بذكر عنوانك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك. تأكد من كتابة رقم الهاتف بشكل صحيح، بالإضافة إلى رمز المدينة، واذكر أكثر من وسيلة اتصال للتأكد من أن لديهم أكثر من خيار يمكنهم الوصول إليك من خلاله. X موارد البحث
- مثال اكتب “الرجاء الاتصال بي على [اكتب رقمك]. “
اكتب آخر جملة تحية
1 استخدم “تحياتي الصادقة” للغة الرسمية والمهنية. إنه الاستنتاج التقليدي المستخدم في نهاية الخطابات الرسمية، خاصةً إذا كنت تتواصل مع شخص ليس لديك معرفة مسبقة به أو مع كيان قانوني (شركة أو مؤسسة). تعبير بسيط وهو يعمل. X موارد البحث
2 فكر في تحية بسيطة غير رسمية (إذا كنت تفضل ذلك). يمكنك كتابة “تحياتي” أو “شكرًا مقدمًا” أو تحية ختامية بسيطة وغير رسمية، إذا قررت الحفاظ على نغمة الخطاب ودية وليس رسمية. المهم هو أن تختار صيغة مهذبة في النهاية تمهد الطريق للتواصل الفعال والإيجابي بينك وبين الطرف الآخر. X موارد البحث
3 وقِّع باسمك في نهاية الشكوى. يمكنك إما كتابة اسمك يدويًا بعد طباعة الشكوى، أو كتابته على الورق، أو كتابته إلكترونيًا إذا كنت ترسله عبر البريد الإلكتروني. اختر الطريقة التي تفضلها.