يحتاج معظم أولياء الأمور إلى الاتصال بمعلمي أبنائهم في وقت ما خلال العام الدراسي ولأسباب عدة، مثل تقديم المعلم للطفل، والاعتذار عن غياب الطفل بسبب المرض، أو حتى لمناقشة مستواه الأكاديمي ومشكلاته. X Research Source يستخدم معظم المدرسين البريد الإلكتروني الذي يجعل المراسلة أسهل وأسرع، ولكن لا يزال بإمكانك كتابة خطاب أو خطاب ورقي تقليدي يدويًا أيضًا. من خلال كتابة خطاب أو خطاب مدروس جيدًا، يمكنك فتح خط اتصال قوي ودائم مع معلمي طفلك في المدرسة.
خطوات
أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى معلم طفلك
1 اعرف متى تكتب إلى المعلم. هناك العديد من الأسباب المختلفة للاتصال بالمعلم. قد يكون الأمر بسيطًا بقدر ما تحتاج إلى تقديم المعلم لطفلك وربما مناقشة بعض أكبر مخاوفك. فيما يلي بعض الأسباب المحتملة لقيامك بكتابة خطاب إلى المعلم
- قدم نفسك أو طفلك بعد الانتقال إلى مدرسة جديدة.
- ناقش مشكلة.
- اطرح أسئلة حول الواجب المنزلي أو أداء الطفل.
- اطلب لقاء.
- إبلاغ المعلم بالظروف الخاصة التي يمر بها الطفل، مثل الإعاقات أو المشكلات العائلية.
- الاعتذار عن غياب ابنك بسبب مرضه أو التزام الأسرة بموعد. X موارد البحث
2 اجمع المعلومات الضرورية. اجمع أي معلومات تحتاجها لكتابة بريد إلكتروني احترافي وشامل إلى المعلم. مصدر بحث X إن معرفة المعلومات الضرورية سيوفر عليك من خطاب طويل للغاية ويظهر للمعلم أنك تحترمهم وأنك تأخذ المشكلة على محمل الجد. X موارد البحث
- اسأل طفلك عن اسم المعلم أو ابحث عن اسمه على موقع المدرسة.
- جهز نسخًا من أي مستندات داعمة. على سبيل المثال إذا كان لطفلك حاجة خاصة، فقم بإعداد نسخة من تشخيص الطبيب لحالته أو أي من المستندات الرسمية الداعمة التي تعفيه من المشاركة في بعض الأنشطة والالتزامات المدرسية. X موارد البحث
3 اكتب المسودة الأولى للخطاب. استخدم المعلومات التي جمعتها لكتابة مسودة الرسالة. يمنحك هذا الوقت لمعالجة مخاوفك بالكامل، والتفكير فيما كتبته، وإجراء التغييرات اللازمة. X موارد البحث
- أثناء كتابة المسودة، تجنب كتابة اسم البريد الإلكتروني للمدرس في حقل “إلى” حتى لا ترسل المسودة الأولى عن طريق الخطأ.
- اجعل المسودة موجزة وموجزة قدر الإمكان. X موارد البحث
- حافظ على طابع خطابك شخصيًا ومهذبًا ومهنيًا. X موارد البحث
- اكتب مقدمة قصيرة مع اسمك واسم طفلك ولماذا تكتب إلى المعلم. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب “عزيزي السيد سامي، اسمي” أحمد نافع “وأنا والد الطالب” محمد أحمد نافع “، أرسل لك هذه الرسالة لأن ابني يواجه صعوبة في فهم دروس الرياضيات”.
- حاول الاحتفاظ بنص الرسالة الإلكترونية بين فقرة إلى ثلاث فقرات. التحدث عن أي مشاكل أو مخاوف لديك ؛ يمكنك أيضًا أن تسأل المعلم كيف تقدر مساعدته أو مساعدتها وطفلك بشكل بناء.
- قم بإنهاء البريد الإلكتروني بشكر المعلم على تقديره وكتابة معلومات الاتصال الخاصة بك لمزيد من التشاور. على سبيل المثال اكتب، “شكرًا لك على تقديرك للصعوبات التي يمر بها محمد. لا تتردد في الاتصال بي في أي وقت عبر البريد أو رقم الهاتف المحمول المدرج في نهاية الرسالة. أتطلع إلى العمل معك للعثور على حل مشكلة محمد “.
4 حافظ على نغمة إيجابية للحرف. عند كتابة المسودة، حاول أن تجعل خطابك إيجابيًا قدر الإمكان. من السهل أن تنزعج أو لا تتسامح عندما يتعلق الأمر بطفلك. سيؤدي الحفاظ على نبرة إيجابية إلى إنشاء حوار مفتوح ومثمر بينك وبين معلم طفلك.
- تجنب توجيه الاتهامات إلى المعلم.
- استخدم أفعالًا مثل الفهم والتعاون والمناقشة.
- استخدم صفات مثل الإيجابية والاستباقية.
- اجمع الكلمات أعلاه في عبارات مثل “فهمت من محمد أنه يجد صعوبة في الرياضيات. نود هو وأنا أن نأخذ زمام المبادرة لحل هذه المشكلة، وكنا نتساءل عما إذا كان بإمكانك التعاون معنا في تحسين مستواه الأكاديمي. . “
5 كن صادقا. يقول الأطفال دائمًا الحقيقة لكنهم لا يستطيعون الكذب. إذا قلت كذبة في خطابك، فقد تعلق بزلة لسان واحدة، لذا كن صريحًا قدر الإمكان مع الحفاظ على نبرة احترافية.
- كن صادقا. على سبيل المثال، قل، “لدي رحلة عمل إلى المتحف وأود أن أصطحب جون معي للحصول على تجربة تعليمية غير منهجية. هل يمكنك إخبارنا بالواجب المنزلي الذي يجب عليه إكماله عندما يعود إلى الفصل يوم الأحد”
6 أعد التفكير في رسالتك واضبطها. بعد كتابة مسودة أولية لخطابك، خذ بعض الوقت للتفكير في محتوى ونبرة خطابك، ثم قم بإجراء أي تعديلات ضرورية. لا يمنحك هذا فقط الفرصة لتحرير النصوص أو مسحها، ولكنه يمكّنك أيضًا من اكتشاف الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والأخطاء النحوية. X موارد البحث
- تأكد من أن البريد الإلكتروني الذي قمت بمراجعته يحتوي على مقدمة ونص وخاتمة، كل منها صادق وإيجابي واستباقي قدر الإمكان.
- اقرأ الرسالة بصوت عالٍ لنفسك. يساعدك هذا على ملاحظة الأخطاء المحتملة أو التصريحات السلبية أو الاتهامية. X موارد البحث
- يمكنك أن تطلب من صديق أو زوج أو خبير تعليمي قراءة الرسالة وتقديم اقتراحات لجعلها أقوى وأكثر إيجابية. X موارد البحث
7 أضف تحية طيبة وخاتمة. بعد إجراء التغييرات على المسودة، اكتب تحية احترافية واختتامًا. يساعد هذا في جعل المعلم أكثر تقبلاً للخطاب ويحفزه على الاستجابة بشكل بناء.
- اكتب التحية بينما يخاطب طفلك معلمه. على سبيل المثال “عزيزي السيد سامي” متبوعة بفاصلة. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان الأستاذ متزوجًا، فبدلاً من ارتكاب خطأ استخدام كلمة “مدام” عندما يتعين عليك استخدام كلمة “miss” أو العكس، استخدم تحية محايدة، مثل “Mrs./so-and-so . “
- تجنب استخدام الاسم بدون ألقاب إلا إذا كنت تعرف هذا المعلم وتربطك علاقة ودية.
- اختتم بعبارة “مع خالص التقدير” متبوعة بفاصلة. يمكنك أيضًا أن تكتب “أنا في انتظار رسالة منك” ثم تكتب بصدق لتوضح للمعلم أنك تود أن تسمع رد منه.
- ختم اسمك وكيف يمكن للمعلم الاتصال بك.
8 إرفاق الوثائق المرتبطة. اعتمادًا على طبيعة الخطاب، يمكنك تضمين أي وثائق تعبر عن مخاوفك. هذا يعطي المعلم مرجعا وفهما أفضل للمشكلة.
- تأكد من سهولة الوصول إلى الملفات المرفقة.
9 إرسال البريد. ستحتاج إلى كتابة البريد الإلكتروني للمعلم قبل أن تتمكن من إرساله. تحقق من موقع المدرسة لمعرفة التهجئة الصحيحة وشكل اسم البريد الإلكتروني الخاص به.
- انسخ أسماء البريد الإلكتروني لأي أطراف ذات صلة مثل زوجتك أو مدرس آخر معني.
- يمكنك إرسال نسخة من الرسالة إلى نفسك للحصول على نسخة إضافية وكذلك للتأكد من أن بريدك قد أرسل الرسائل بنجاح.
10 مراجعة المسودة النهائية. اقرأ الرسالة للمرة الأخيرة قبل إرسالها ؛ هذا يقلل من احتمال نسيان شيء ما أو ارتكاب أي أخطاء.
11 انتظر وقتًا كافيًا قبل توقع استجابة المعلم. المعلمون مشغولون دائمًا وليس لديهم وقت للرد بشكل مباشر أو حتى التحقق من رسالتك، لذا امنحهم بعض الوقت للرد عليك قبل الانتقال. X موارد البحث
- حدد تاريخًا إذا كنت تريد الرد في تاريخ معين. X موارد البحث
- أرسل رسالة أخرى إذا لم تتلق ردًا في غضون أسبوع.
أرسل خطابًا مكتوبًا بخط اليد إلى المعلم
1 ضع في اعتبارك متى ترسل خطابًا بخط اليد. الملاحظات المكتوبة بخط اليد أكثر خصوصية للرسائل من البريد الإلكتروني. هناك عدة مناسبات قد ترغب فيها في إرسال ملاحظة مكتوبة بخط اليد إلى المعلم، والتي تتضمن ما يلي
- ملاحظة شكر للمعلم.
- مقدمة موجزة عن نفسك.
- اطلب عذرًا لطفلك لترك الفصل بسبب المرض. X موارد البحث
2 اكتب بشكل واضح ومرتّب قدر الإمكان. تريد التأكد من أن المعلم سيتمكن من قراءة الملاحظة بسهولة، لذا تأكد من أن خط يدك مقروء.
- اكتب ببطء إذا كان خط يدك سيئًا. سيساعدك هذا على كتابة الرسائل بشكل أكثر وضوحًا.
- تجنب استخدام أقلام الرصاص أو الحبر السائل، حيث يمكن تلطيخ الورق بسهولة. أقلام الحبر هي أفضل رهان لك.
- يمكنك كتابة مسودة تمهيدية على الكمبيوتر ثم نقلها على قطعة من الورق بخط يدك. سيساعدك هذا على التفكير أكثر فيما تريد كتابته.
- إذا كنت تفضل عدم تحويل ملاحظتك إلى خط يدك، فاكتب ملاحظتك من الكمبيوتر وقم بتوقيعها بخط يدك.
3 اكتب رسالتك أو ملاحظتك. إذا كنت تفضل كتابة خط اليد الخاص بك إلى المعلم، فيمكنك اتباع نفس خطوات كتابة رسالة بريد إلكتروني. ومع ذلك، إذا لم تكن مهمة مثل ملاحظة الشكر البسيطة، فلن تحتاج إلى كتابة مسودات متعددة.
- استخدم ورقًا أبيض نظيفًا غير مجعد.
- اكتب التاريخ في أعلى الورقة.
- تحت التاريخ، اكتب التحية، مثل “عزيزي السيد سامي” متبوعة بفاصلة.
- استخدم نفس العناصر التي استخدمتها في البريد الإلكتروني. تذكر أن تجعل الملاحظة قصيرة وموجزة قدر الإمكان. على سبيل المثال “عزيزي السيد سامي، اسمي أحمد نافح والد علي أحمد. أود أن أشكرك على مساعدة ابني في الرياضيات، فقد كان يواجه الكثير من المتاعب معها وأنا حقًا أقدر لك الوقت الذي قضيته في مقابلته بعد المدرسة لمناقشة مشاكله بمزيد من التفصيل. لا تخجل.” من طلب مني المساعدة في أي شيء. مع خالص التقدير، أحمد نافع “.
- قم بتوقيع الملاحظة بتوقيعك وقم بتضمين أي مطبوعات لاسمك أدناه حسب الحاجة.
4 راجع الملاحظة أو الخطاب. قبل إرسالها، يجب عليك مراجعتها جيدًا للتأكد من خلوها من الأخطاء وعدم نسيان أي شيء أو وجود أي لطخات أو أجزاء غير مقروءة.
- أعد كتابة الرسالة إذا وجدت الكثير من الأخطاء.
5 أرسل الرسالة. هناك عدة طرق لإيصال رسالتك المكتوبة بخط اليد إلى المعلم. يمكنك تسليم الملاحظة بعدة طرق حسب الغرض منها أو إذا كنت تريد أن تصل في تاريخ محدد
- بالبريد. تأكد من إرسال الرسالة إلى المعلم واكتب معلومات المدرسة أدناه.
- باليد. خذ الخطاب إلى مكتب المعلم في المدرسة للموظفين لتسليمه إليه.
- أرسلها مع طفلك. يمكنك أيضًا إرسال الملاحظة مع طفلك، لكن اعلم أنه قد ينسى أخذها إلى معلمه. يمكنك تثبيته على معطفه ليراه المعلم، خاصة إذا كان ابنك صغيرًا جدًا.
أفكار مفيدة
- احتفظ بنسخة من الرسائل إذا كانت تناقش قضايا رئيسية مثل الإعاقات أو المشكلات السلوكية.