يعطي خطاب التفويض إذنًا لطرف ثالث للتصرف نيابة عنك، خاصة في الحالات التي لا تكون فيها حاضرًا أو غير قادر على التصرف بنفسك. قد تحتاج إلى شخص ما لمساعدتك، على سبيل المثال، في الأمور المالية أو المسائل القانونية أو المشورة الصحية. خطاب تفويض مكتوب بشكل صحيح سيفي بالغرض.
خطوات
استعد لكتابة خطاب التفويض
1 تعرف على ما يفعله خطاب التفويض. يمنح خطاب التفويض شخصًا آخر الحق في التصرف نيابة عنك في مسائل محددة. تنشأ هذه القضايا بشكل رئيسي في ظروف معينة لا يستطيع فيها كاتب الرسالة تمثيل نفسه. فيما يلي بعض الأمثلة التي قد تتطلب خطاب تفويض
- يمكن للوالد أن يمنح العاملين في الحضانة الحق في اتخاذ قرارات في حالات الطوارئ الطبية فيما يتعلق بالأطفال في الحضانة. X موارد البحث
- يوصى بإعطاء خطاب تفويض للقصر الذين يسافرون مع بالغين بخلاف والديهم أو أولياء أمورهم. سيحمي هذا القصر من قضايا الاتجار بالأطفال وحضانة الأطفال. X موارد البحث
- إذا كان لديك بعض المال في بنك محلي لم يعد بإمكانك الوصول إليه، فقد تحتاج إلى كتابة خطاب تفويض لتفويض شخص آخر للتعامل مع الأمور المتعلقة بالحساب أو المؤسسة المالية.
- يمكن لخطاب التفويض أن يسمح بالكشف عن المعلومات الشخصية مثل السجلات الطبية. X إدارة الصحة والسلامة المهنية الأمريكية
- قد تحتاج أيضًا إلى تفويض طرف آخر للتصرف نيابة عنك في معالجة المعاملات المالية السريعة. ليس كل الصفقات التجارية يمكن أن تنتظرك! إذا كنت مريضًا، يمكنك كتابة خطاب تفويض وتثق في بعض زملائك لاتخاذ قرارات نيابة عنك مؤقتًا.
2 تحديد الكيانات المختلفة المشاركة في خطاب التفويض. هناك ثلاثة أطراف في خطاب التفويض الطرف الأول هو صاحب الحق الأصلي، مثل والد الطفل أو صاحب الحساب المصرفي. الطرف الثاني هو مجموعة الأشخاص أو الشخص الذي يتعامل معه الطرف الأول مثل المؤسسات المالية أو المستشفيات. الطرف الثالث هو الشخص الذي اخترته للعمل كوكيل في حالة عدم وجود الطرف الأول. يجب توجيه الخطاب إلى الطرف الثاني.
- ستوضح الرسالة حقوق الوكيل الذي سيتصرف نيابة عنك. X موارد البحث
- إذا لم يكن الطرف الآخر معروفًا (خاصة عندما يتم منح السلطة في حالة طوارئ محتملة)، فعليك ببساطة أن تكتب في خطاب “إلى من يهمه الأمر”.
3 اطبع خطاب التفويض بدلاً من كتابته باليد. يمكن أن تكون الكتابة اليدوية صعبة القراءة ولا تبدو احترافية مثل الكتابة اليدوية. خطاب التفويض هو مستند مهم تمنح فيه شخصًا ما سلطتك القانونية أو المالية. يجب أن تكون الرسالة جاهزة لأي اختبار. إذا أراد شخص قريب منك الطعن في سلطة حامل الخطابات، فيمكن استخدام هذا المستند كدليل في المحكمة.
اكتب عنوان الرسالة
1 اكتب اسمك وعنوانك في الجانب الأيمن العلوي من الصفحة. اتبع الخطوات التي تتخذها عند كتابة خطاب عمل. يجب أن يكون اسمك في السطر الأول، واسم الشارع الذي تعيش فيه في السطر الثاني، ومدينتك والرمز البريدي في السطر الثالث. يجب أن تكون المسافات متساوية بين جميع الأسطر في الصفحة. X موارد البحث
2 اكتب التاريخ. بعد كتابة الاسم والعنوان، انتقل إلى السطر التالي واكتب تاريخ كتابة الرسالة. اكتب التاريخ بالكامل، بما في ذلك اليوم والشهر والسنة. لا تختصر.
3 بعد ذلك، اكتب اسم وعنوان مستلم الرسالة. اترك خطاً بين التاريخ واسم المستلم وعنوانه. يجب أن تكون معلومات المستلم بنفس نمط معلوماتك.
- ضع في اعتبارك أن مستلم الرسالة ليس الشخص الذي تفوض إليه. أنت تفوض طرفًا ثالثًا (وكيل) للتصرف نيابة عنك ولكن يجب توجيه الخطاب إلى الطرف الثاني (الشخص الذي سيتعامل معه الوكيل). X موارد البحث
- يمكنك ترك هذا الجزء فارغًا إذا كنت لا تعرف من تتعامل معه. مثال إذا كنت قد منحت سلطات طبية طارئة لمدير مرحلة ما قبل المدرسة على طفلك في الحالات التي لا يمكنك الوصول إليها، فقد لا تعرف المستشفى الذي سيتعامل معه مشغل الحضانة.
اكتب موضوع الخطاب
1 اكتب التحية. استخدم عناوين مناسبة مثل “سيدي” أو “السيدة”. بدلا من كتابة الاسم مباشرة. يمكنك أن تبدأ بـ “عزيزي” أو فقط اكتب “إلى”.
- استخدم الاسم الكامل والمسمى الوظيفي للشخص الذي ترسل الرسالة إليه.
- إذا كنت لا تعرف اسم الجهة التي ستتعامل مع وكيلك، فاكتب “إلى من يهمه الأمر”.
2 اجعل خطاب التفويض قصيرًا ومباشرًا. تحتوي الحروف الأطول على مزيد من المعلومات التي يمكن تفسيرها بطرق مختلفة. لا تؤدي الكلمات الموجزة التي تتناول القضية بشكل مباشر بأقل قدر ممكن من الإسهاب إلى تفسيرات متضاربة.
3 تحديد المهام المسموح لممثلك القيام بها نيابة عنك. تأكد من أن خطاب التفويض موجز ومباشر. تحتاج إلى تقديم تفاصيل محددة عن الصلاحيات التي تمنحها. مثال يمكن تفويض ممثلك للقيام بإجراءات طبية، أو توقيع المستندات القانونية في غيابك، أو سحب الأموال من حسابك المصرفي. على سبيل المثال، يمكنك أن تبدأ الحرف على النحو التالي
- أنا (أدخل اسمك الكامل) أصرح بموجب هذا (أدخل اسم المنظمة التي تتلقى سجلاتك الطبية) للسماح (أدخل اسمك الكامل للوكيل) بمعرفة المعلومات الطبية التالية من سجلاتي الطبية الشخصية (أدخل المعلومات التي تسمح بها هنا ). X إدارة الصحة والسلامة المهنية الأمريكية
- اكتب تفاصيل محددة في خطاب التفويض. إذا كان الخطاب يتعلق بمعلوماتك الطبية، فقم بتضمين رقم التأمين الطبي الخاص بك ومعلومات المطالبة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في مسألة قانونية، فاكتب رقم القضية. فيما يتعلق بالمسائل المالية، قم بتدوين معلومات الحساب القابلة للتطبيق.
4 اكتب تواريخ التفويض. حدد وقت سريان التفويض واكتب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء. مثال يمكنك كتابة “للوكيل سلطة اتخاذ قرارات طبية بشأن طفلي أثناء إقامته في (العنوان) من 1 نيسان (أبريل) 2016 حتى 15 نيسان (أبريل) 2016.”
- في بعض الحالات، قد لا تكون متأكدًا من التاريخ (على سبيل المثال، إذا كنت تمنح تصريحًا طارئًا). في هذا النوع من التفويض، يمكنك أن تكتب، على سبيل المثال، “في حالة الطوارئ، يحق للوكيل التصرف نيابة عني لمدة 30 يومًا”.
5 اكتب سبب التفويض. اشرح سبب احتياجك لممثلك للتصرف نيابة عنك. قد يكون التفسير أنك مريض أو خارج المدينة أو قد لا تتمكن من الوصول في الوقت المطلوب.
6 تحديد حدود التفويض. قد ترغب أيضًا في تحديد المشكلات التي لم يتم تفويضها. مثال قد تقول أنه لا يُسمح للمدير باستخدام معلوماتك الطبية لأي غرض بخلاف ما هو مذكور في الرسالة أو أنه لا يُسمح للمدير باتخاذ قرارات مالية معينة نيابة عنك دون موافقتك الخطية المسبقة. X إدارة الصحة والسلامة المهنية الأمريكية
7 اختتم الرسالة. قم بإنهاء الرسالة بتحيات ختامية مثل، “مع خالص التقدير”. اترك أربعة أسطر فارغة لتوقيع خط اليد، ثم اكتب اسمك بالكامل.
نهاية الخطاب
1 قم بتنسيق الحرف بشكل صحيح. خطاب التفويض هو خطاب عمل ويجب تنسيقه بشكل صحيح. تستخدم خطابات العمل التقليدية تنسيقًا واحدًا. يجب أن تكون المسافات في موضوع الخطاب متساوية وأن تكون المسافة بين التحية والفقرة الأولى سطرًا فارغًا، وكذلك كل فقرة وما يليها. X موارد البحث
2 ابحث عن شاهد أو كاتب عدل. الشاهد هو الشخص الذي يراك توقع على خطاب التفويض. هذا يضمن أنك لم توقع على الخطاب تحت الإكراه وأنك منحت التفويض. في بعض الحالات، من الجيد أن يتم توثيق رسالتك. X مصدر البحث كاتب العدل هو شخص مخول من قبل الدولة للإدلاء بشهادته على المستندات القانونية.
- يجب ألا يكون هذا الشخص من الأشخاص المذكورين في الرسالة.
3 توقيع الخطاب. اطبع الخطاب ووقعه بقلم أزرق أو أسود. يمكنك اختيار كتابة التاريخ بجانب التوقيع أيضًا. إذا قمت بذلك، فاكتب تاريخ توقيع المستند.
- اطلب من الشاهد التوقيع عليه وتاريخه أيضًا، أو اطلب من كاتب العدل توثيقه.
4 قم بإعطاء الخطاب الأصلي للوكيل. في معظم الحالات، يحتفظ الوكيل بالخطاب حتى يكون لديه مستند التفويض الصحيح. قد يحتاج الوكيل إلى تقديم الخطاب إلى مسؤولي الهجرة، على سبيل المثال، إذا كان يسافر إلى بلد آخر مع طفلك.
5 احتفظ بنسخة من الخطاب. تأكد من الاحتفاظ بنسخة من الرسالة كما قد تحتاجها إذا ظهرت أي أسئلة بخصوص التفويض الذي منحته لعميلك.
أفكار مفيدة
- إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تغيير على خطاب التفويض (الإضافة أو الحذف)، فمن المستحسن أن تكتب خطابًا جديدًا وتوثقه أو أن يشاهده شخص ما. X موارد البحث