يشيع استخدام الخطاب التمهيدي في الاتصالات التجارية، ولكنه يُستخدم أيضًا لإنشاء اتصال أو طلب معلومات أو عرض منتج أو خدمة جديدة. بشكل عام، ستكتب خطابًا تمهيديًا للأشخاص الذين لا تعرفهم شخصيًا، مما قد يجعله يبدو دقيقًا للغاية من حيث الأسلوب والأسلوب. ومع ذلك، يمكنك تعلم بعض الاختصارات التي ستساعدك في جعل رسالتك موجزة وقابلة للقراءة وفعالة لإنشاء المقدمة التي تريدها.
خطوات
اكتب بداية الحرف
1 قم بتوجيه رسالتك إلى شخص معين إن أمكن. يجب إرسال خطاب الغلاف إلى الشخص الذي سيقرأه بالفعل إن أمكن. إذا كنت ترسل الخطاب إلى حساب عام أو شركة توظيف ولم تكن متأكدًا من اسم شخص معين، فقم بتوجيه الرسالة إلى “إلى من يهمه الأمر”، أو توجيه الرسالة إلى مدير التوظيف، أو تسميتها بواسطة عنوان.
- ابدأ رسالتك بذكر المسمى الوظيفي أو المسمى الوظيفي أو الدور واشرح سبب كتابة الرسالة. لا يجب عليك دائمًا تضمين اسمك في الرسالة لأنه سيتم تضمين اسمك في توقيعك.
2 اذكر هدفك بوضوح. يجب أن تذكر سبب رسالتك بوضوح في مقدمة خطاب التغطية الخاص بك. إذا طرأت على ذهن المدير أو الشركة أسئلة مثل ماذا تريد من حديثك او لماذا تكتب رسالتك اعلم أن رسالتك غير مجدية وستنتهي في سلة المهملات بدلاً من تأهيلك لمقابلة عمل.
- انتقل مباشرة إلى هذه النقطة، ويمكنك كتابة بعض العبارات الفعالة والهادفة التي يجب أن تكون من بين الجمل الأولى في رسالتك. على سبيل المثال، “أكتب إليكم اليوم للاستفسار عن توفر فرصة جديدة للعمل كمراقب مصرفي” أو “أكتب إليكم لأصف مزايا منتجي الجديد الذي أطلقته شركتي مؤخرًا في السوق”.
3 استخدم نبرة أو أسلوب كلام مناسب. عند كتابة خطاب تغطية، من الجيد أن تستخدم أسلوبًا متسقًا ومختصًا حتى لا تبتعد كثيرًا عن القاعدة أو ينتهي بك الأمر إلى أن تكون صارمًا أو تقنيًا للغاية. علاوة على ذلك، يجب أن يكون أسلوب الرسالة التمهيدية احترافيًا، ولكن ليس باردًا أو ميكانيكيًا. من المهم أن تحتوي رسالتك على بعض عناصر الدفء البشري مع الحفاظ على المحتوى الاحترافي للحرف ككل.
- أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها الكتاب عديمي الخبرة هو تجنب الاختصارات بأي ثمن إلى الحد الذي تظهر فيه الرسالة مترجمة من لغة أخرى بدلاً من كتابتها بخط يد الكاتب وفكره. الاختصارات تجعل الرسالة تبدو محادثة واحترافية. اجعل خطابك يعبر عنك وعن شخصيتك.
- تجنب محاولة الظهور بمظهر ذكي باستخدام مرادفات للكلمات التي اعتدت عليها بالفعل. تذكر أن أطروحتك هنا ليست أطروحة ماجستير، ولكنها خطاب تغطية. استخدم الكلمات الصحيحة وكن مختصرا.
4 قم بتأسيس اتصال شخصي. اشرح للشخص الذي تكتب له الرسالة كيف تعلمت عن الوظيفة أو الفرصة أو الشركة وكيف تتعامل معها. يجب أن يشعر صاحب العمل أو المجند في الشركة عند قراءة الرسالة أنهم يعرفون بالضبط من أنت، ولماذا تريد الوظيفة، وما إذا كنت مؤهلاً جيدًا للوظيفة. إذا كان اتصالك قويًا بما يكفي، فقد تؤهلك رسالتك لمقابلة عمل وستكون لديك فرصة للحصول على هذه الوظيفة.
- إذا كنت على اتصال بشخص يعمل في الشركة أو تم ترشيحه لطلب وظيفة أو إذا كنت تعرف شخصًا تلقى سابقًا منحة من مؤسستك بسبب عمله، فمن الجيد ذكر ذلك في وقت مبكر مقدمة. قد تكون هذه الجمل سببًا لتحديث ذاكرة الشخص، بحيث يتذكر من أوصاك به، “نعم، هذا هو الشخص الذي أخبرني عنه جوزيف”، أو تنشئ علاقة جديدة معه لأول مرة.
اكتب جسم الرسالة
1 اربط مؤهلاتك بالوظيفة. إذا كنت تحاول شرح مؤهلاتك وكفاءتك وقدراتك للحصول على وظيفة أو مشاريع للقيام بها، فمن المهم ربطها بوضوح باستخدام بضع جمل تشرح طرق استخدام تجربتك للقيام بأشياء تتعلق بقدرتك على إكمال المهام الموكلة إليك، سواء كانت وظيفة جديدة أو انتقال في العمل أو وظيفة علامة تجارية جديدة.
- حدد بعض الخبرات التي لديك في المجال الذي تشير إليه في الرسالة. إذا كنت تكتب خطاب تغطية، كما هو مذكور أعلاه، فيجب أن تركز رسالة الغلاف الخاصة بك على نوع من المجالات المهنية. من المفيد أيضًا تضمين مهارات وخبرات محددة لجعل خطابك فعالاً. X موارد البحث
- تذكر أن الرغبة في وظيفة معينة لا تعني بالضرورة أنك مؤهل لها. إذا ذكرت في المقدمة أنك مهتم بإجراء مقابلة لوظيفة معينة لأنك مناسب لها، فلا تكرر ذلك الخمسين مرة في الرسالة. عبارات مثل “أنا في أمس الحاجة إلى هذه الوظيفة” لا تجعلك مرشحًا أكثر جاذبية للوظيفة.
2 كن محددًا قدر الإمكان. حدد متى يمكنك مقابلة صاحب العمل شخصيًا أو حدد بالضبط ما تريد حدوثه بعد الرد على رسالتك. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في مناقشة مؤهلاتك في مقابلة عمل، فلا تتردد في ذكر ذلك. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت ترغب في الحصول على الوظيفة الآن، فقل ذلك أيضًا. تعرف على كل شيء عن عملية التوظيف أو التقديم التي تكتب عنها ثم اسأل عن الخطوة التالية في عملية التوظيف.
- ركز خطابك التمهيدي على مستوى وظيفي معين. لا يلزم ذكر نوع الوظيفة أو المنصب صراحة، ولكن ضع في اعتبارك النتيجة للحفاظ على الرسالة ذات صلة.
3 تجنب تضمين المعلومات المضمنة بالفعل في سيرتك الذاتية. ضع في اعتبارك أنه من الجيد تضمين شهاداتك وجوائزك في خطاب الغلاف وعدم وضع اسمك في المقدمة، لأن تكرار المعلومات الموجودة بالفعل في السيرة الذاتية والتي يمكن مسحها بسرعة هو هراء في خطاب الغلاف الخاص بك . تذكر أنك في الرسالة لا تكتب معلومات يمكن استخلاصها بسهولة وسرعة في أي مكان آخر، ولكن رسالتك من أجل تقديم نفسك والبدء.
4 اكتب رسالتك لمقابلة العمل. من غير المحتمل أن تحصل على وظيفة أو أي منحة دراسية تريدها بسبب قوة الكلام وحدها. كتابة رسالة تضع قدمك في بداية الطريق وتمنحك الفرصة لإثبات نفسك وقدراتك لكي تصبح الشخص أو الموظف الذي يحتاجه قارئ الرسالة. لذا، من الجيد أن تكتب مباشرة في صلب الموضوع وتسلط الضوء على مؤهلاتك وعلاقاتك بالوظيفة ومحاولة الوصول إلى المرحلة التالية في عملية التوظيف. سواء كانت مقابلة عمل أو خطوة توظيف أخرى.
- كرر أهم المعلومات في الخاتمة. إنها لفكرة جيدة أن تكرر ما تريده لفترة وجيزة ومباشرة قبل نهاية الخطاب بتحية مناسبة.
مراجعة وتنقيح الرسالة
1 قم بمراجعة وتدقيق رسالتك. بعد أن تقوم بصياغته، من الضروري للغاية العودة وتصحيح خطابك على مستوى الجملة وما بعده. يعرف جميع الكتاب الجيدين أن الكتابة لم تنته حتى تتم مراجعتها. بمجرد كتابة رسالتك، تكون قد أنجزت الجزء الصعب، ولكن لديك أيضًا القليل من الوقت لمراجعتها وجعلها تبدو مصقولة.
- المراجعة هي أكثر من مجرد تخليص خطابك من التهجئة والأخطاء المطبعية. قم بإلقاء نظرة سريعة على رسالتك وتأكد من تطابق الموضوع والفعل في الجمل، وأن المعنى واضح، وأن رسالتك تصل إلى حيث تريدها.
- بمجرد أن تكون كتابة خطابك ناجحة بقدر ما يمكن أن تكون، فمن الجيد أن تبدأ في تدقيقها والبحث عن “المخاوف الأخيرة” وأمور اللحظة الأخيرة مثل إصلاح التهجئة والأخطاء المطبعية وتنسيق الخطاب.
2 اجعل حديثك بسيطًا ومختصرًا. يجب ألا يكون الحرف التمهيدي بشكل عام أطول من مقدمة صفحة واحدة أو في نطاق 300 إلى 400 كلمة. بغض النظر عن السبب، من المحتمل أنك تكتب رسالتك إلى شخص لديه الكثير من الأعمال الورقية التي يتعين عليك القيام بها في اليوم ولن يرغب في قضاء الكثير من الوقت في قراءة خطاب تغطية طويل جدًا. إنه لأمر مؤسف للغاية أن ينتهي خطابك المجتهد في سلة المهملات، لذلك من المهم إبقائه موجزًا. ركز فقط على توصيل أهم المعلومات في رسالتك. X موارد البحث
3 نسق الخطاب بشكل جيد. يجب تنسيق الحرف الموجود على الصفحة بشكل صحيح بحيث يتم تقسيم الحرف إلى ثلاثة أجزاء ؛ مقدمة منفصلة وفقرات أساسية وخاتمة موجزة. ضع في اعتبارك أنك إذا جعلت رسالتك فقرة واحدة بدون معلومات اتصال أو تحية، فلن تحصل على الوظيفة.
- قم بتضمين السيرة الذاتية بشكل مناسب بعد خطاب الغلاف. يجب أن تكون مقدمة الرسالة هي أول شيء في الرسالة التي ترسلها.
- قم بتضمين معلومات اتصال جيدة. تأكد من تضمين معلومات اتصال جيدة عند مراجعة خطاب الغلاف في النهاية، وتأكد من وضع المعلومات في أعلى يمين خطاب الغلاف. حاول تضمين عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف وأي معلومات اتصال أساسية أخرى.
4 ضع في اعتبارك تضمين ملاحظة في نهاية الرسالة. يوصي بعض معلمي كتابة الخطاب المحترفين وخبراء الاتصال بإضافة المعلومات الأكثر صلة أو إلحاحًا في ملحق بالرسالة. يرجع سبب نجاح ذلك إلى الطريقة التي يكتب بها الأشخاص معلومات الاتصال بتنسيق الخطاب. يمكنك تضمين ملحق يحتوي على معلومات مهمة بدلاً من وضعها في نهاية الرسالة، لذلك سيكون أكثر فعالية. يمكن أن تكون هذه الطريقة فعالة في إبراز المعلومات المهمة وإبراز رسالتك، وقد يرى البعض أنها أسلوب غير رسمي لكتابة الرسائل.