خطة العمل عبارة عن مخطط تفصيلي وملخص يوضح مجموعة الأهداف والعمليات المطلوبة من فريق العمل أو الشخص المسؤول عن المشروع. الغرض من خطط العمل هو تزويد القارئ بفرصة لفهم الأهداف والمهام والنتائج والمواعيد النهائية للمشروع بشكل أفضل. تساعد خطط العمل، سواء في الحياة العملية أو المدرسة، على البقاء منظمًا أثناء العمل، وتسهيل عملية تقييم الأداء وتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا. من خلاله، يمكنك تقسيم العمليات المطلوبة إلى مهام صغيرة وقابلة للتحقيق، وكذلك تحديد الأشياء التي تريد تحقيقها. تعرف الآن على كيفية كتابة خطة عمل، لتكون جاهزًا لمشاريعك التالية.
خطوات
1 تحديد الغرض من خطة العمل. تتم كتابة خطط العمل لأسباب عديدة. حدد الغرض من خطة العمل التي تكتبها، وتذكر هذا الغرض حتى تتمكن من إعدادها بالطريقة الصحيحة. ضع في اعتبارك أن معظم خطط العمل تكون لفترة زمنية معينة (على سبيل المثال 6 أشهر – أو سنة).
- في العمل، تساعد الخطط في السماح لمديرك بمعرفة المشاريع التي تعمل عليها خلال الأشهر القادمة. يتم تطويره مباشرة بعد مراجعة الأداء السنوية أو بعد تنفيذ الفريق لمشاريع كبيرة. يمكن أيضًا تطوير خطط العمل خلال دورات التخطيط الاستراتيجي التي تنظمها المنظمة في بداية السنة المالية الجديدة أو السنة المالية الجديدة.
- في المجال الأكاديمي، تساعد خطط العمل الطلاب على جدولة المشاريع الكبيرة. كما أنه يساعد الأساتذة في التخطيط للدورة المقدمة في الفصل الدراسي.
- في المشاريع الشخصية، تساعدك خطة العمل على تحديد ما تنوي القيام به، وكيفية القيام به، وفي أي تاريخ تنوي إنهاء العمل. الخطط مخصصة للمشاريع الشخصية، رغم أنها ليست إلزامية أو ضرورية للغاية، لكنها تساعد الناس على تنظيم أعمالهم ومراقبة الأداء وتحقيق الأهداف لتلك المشاريع.
2 اكتب المقدمة والمعلومات الأساسية. بالنسبة لخطط العمل الاحترافية، قد تحتاج إلى كتابة “مقدمة” لخطة العمل. الغرض من كتابته هو توفير معلومات كافية للمدير أو المشرف لفهم الخطة على النحو الأمثل. قد لا تكون كتابة هذه المقدمة ضرورية لخطط العمل الأكاديمية.
- يجب أن تكون المقدمة موجزة وجذابة. اذكر أسباب وضع هذه الخطة. تحدث في عرض تقديمي عن المشروع أو المشاريع المحددة التي ستعمل عليها خلال الفترة الزمنية القادمة.
- يجب أن تغطي هذه المقدمة الأسباب الكامنة وراء وضع هذه الخطة. على سبيل المثال سرد التفاصيل والإحصاءات من التقارير الأخيرة، وتحديد القضايا التي تحتاج إلى معالجة، ووضع مجموعة من التوصيات أو التعليقات التي تلقيتها خلال المشاريع السابقة.
3 حدد الأهداف والغايات. حدد لنفسك أهدافك وأهدافك التي تريد تحقيقها، مع ملاحظة الفرق بين الأهداف هي الأهداف طويلة المدى، وهي عامة وشاملة. بينما الأهداف تشير إلى أهداف قصيرة المدى، والتي يجب أن تكون محددة وواضحة حتى تتمكن من تحويلها إلى إجراءات ومهام عملية يمكنك تنفيذها بالفعل.
- الأهداف يجب أن تركز على الصورة العامة لمشروعك. اذكر النتائج النهائية المرجوة لخطة العمل. اجعلها عامة، على سبيل المثال اجعل هدفك هو إكمال البحث أو معرفة المزيد عن الكتابة.
- يجب أن تكون الأهداف محددة وملموسة. بمعنى آخر، يجب أن تكون قادرًا على وضع علامة عليها في قائمة مهامك بمجرد تحقيقها. على سبيل المثال (العثور على أشخاص لإجراء مقابلات معهم من أجل الورقة التي تعمل عليها) هو هدف مناسب.
- تقسم بعض خطط الأعمال الأهداف إلى أهداف قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى. خاصة إذا كانت طبيعة أهدافهم تختلف اختلافًا كبيرًا فيما بينهم. على سبيل المثال هدف الشركة قصير المدى (زيادة المشاهدات بنسبة 30٪ في ثلاثة أشهر) يختلف تمامًا عن الهدف طويل المدى (تعزيز رؤية العلامة التجارية في وسائل الإعلام عبر الإنترنت خلال العام المقبل).
- تتم كتابة الأهداف في شكل الأفعال النشطة واستخدام أفعال العمل ذات المعنى الواضح – غير قابل للتفسير – (على سبيل المثال التخطيط / الكتابة / الزيادة / القياس) بدلاً من الأفعال ذات المعنى الغامض (مثل فحص / فهم / اعرف .. إلخ. .).
4 رتب الأهداف في خطة العمل الخاصة بك باستخدام طريقة SMART. يتم اختصار هذا العنوان إلى خمس كلمات تصف ما تحتاجه للوصول إلى نتائج ملموسة وقابلة للتنفيذ مع خطة العمل الخاصة بك.
- كن دقيقا. ماذا سنفعل ولمن حدد المجموعة المستهدفة التي ستقدم لها الخدمة وأي إجراءات محددة ستتبعها لمساعدة هذا القطاع من الناس.
- اختر أهدافًا قابلة للقياس. هل هذه الأهداف المحددة قابلة للقياس الكمي هل تقدر حساب النتائج هل وضعت خطة العمل على أساس هدف (ستتحسن الصحة في جنوب إفريقيا في عام 2023) أو هل كنت محددًا واخترت هدفًا واضحًا وقابل للقياس مثل (ستنخفض الولادات المصابة بفيروس نقص المناعة البشرية في جنوب إفريقيا بنسبة 20٪ في عام 2023)
- تذكر أنه يجب تعيين رقم أساسي لقياس التغيير. إذا كنت لا تعرف معدل المواليد للإيدز في جنوب إفريقيا، فسيكون من المستحيل القول بثقة أن معدل الإصابة سينخفض بنسبة 20 ٪.
- ضع أهدافًا قابلة للتحقيق. هل يمكن تحقيق هذا الهدف في الوقت المحدد وبالموارد المتاحة يجب أن تكون الأهداف واقعية ومدركة للقيود والعوائق التي تحيط ببيئة العمل والتي قد تعيق تحقيقها. زيادة المبيعات بنسبة 500٪ ممكنة فقط إذا كنت شركة ناشئة أو شركة صغيرة. ولكن لزيادة المبيعات بنسبة 500٪ وشركتك مهيمنة بالفعل في السوق، فهذا أقرب إلى المستحيل.
- في بعض الحالات، من الضروري الرجوع إلى خبير لاستشارته في تحديد ما إذا كانت مجموعة الأهداف قابلة للتحقيق أم لا.
- حدد الأهداف التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالموضوع الرئيسي “ذات الصلة”. هل ستؤثر هذه الأهداف على الأهداف المرجوة أو الاستراتيجية الأساسية على الرغم من أهمية “الطول والوزن” بشكل عام في مسائل الرعاية الصحية للطلاب، فهل تؤثر هذه التدابير بشكل مباشر على مهمتك في تطوير رعاية “الصحة العقلية” للطلاب الذي تعمل عليه.
- مقيدة زمنيا. متى تتحقق هذه الأهداف و / أو متى سنعرف أنه قد انتهى حدد آخر موعد لانتهاء المشروع. اذكر أيضًا بوضوح، إن وجدت، النتائج التي ستؤدي إلى نهاية مبكرة للمشروع.
5 ضع قائمة بالقدرات المطلوبة. قم بتضمين جميع الموارد والإمكانيات التي ستحتاجها من أجل تحقيق أهداف وغايات المشروع. تختلف طبيعة الموارد باختلاف الغرض من خطة العمل وطبيعتها.
- بالنسبة لخطط العمل في الشركات والمؤسسات، قد تشمل الموارد الميزانية المالية، والموظفين، والخبراء والاستشاريين، والمباني أو الغرف، والكتب. إذا كانت خطة العمل رسمية، يمكنك تضمين الميزانية التفصيلية في الملحق.
- بالنسبة للمجال الأكاديمي والأكاديمي، قد تشمل الموارد الحق في استخدام المكتبات / المواد المختلفة اللازمة للبحث مثل الكتب والمجلات والصحف / جهاز كمبيوتر واتصال بالإنترنت / أستاذ جامعي أو أي فرد قادر على الإجابة عنك. أسئلة حول هذا الموضوع.
6 تحديد القيود والعقبات. هذا يعني كل ما يقف في طريق تحقيق أهدافك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على ورقة بحث مدرسية، فقد تجد أن جدول حصصك مزدحم جدًا بالبحث والكتابة بشكل صحيح. لذلك، قد تكون العقبة هي جدول المدرسة المزدحم، والحل هو ترك بعض الدروس خلال الفصل الدراسي من أجل استكمال خطة العمل بكفاءة. (التخطيط مطلوب إذا كنت تأخذ أكثر من موضوع واحد صعب خلال الفصل الدراسي.)
7 الشخص المسؤول. المساءلة مهمة جدًا لخطط العمل الجيدة. من المكلف بإكمال كل مهمة قد يكون هناك فريق من الأشخاص يعملون في مهمة واحدة، لكن شخصًا واحدًا يتحمل المسؤولية عن كيفية العمل على هذه المهمة والحاجة إلى إنهائها في الوقت المحدد.
8 اكتب استراتيجيتك. الاستراتيجية هي الخطة أو الاتجاه المتبع لتحقيق الهدف الرئيسي أو العام. ألق نظرة على خطة العمل وحدد كيف ستتمكن من استخدام القدرات المتاحة وكيفية التغلب على العقبات من أجل الوصول إلى أهداف وغايات المشروع.
- ضع خطوات عمل محددة. قرر ما عليك القيام به كل يوم أو كل أسبوع من أجل تحقيق أهدافك. ضع أيضًا الخطوات المطلوبة من باقي الأشخاص في فريق عملك. يمكنك استخدام برامج وتطبيقات إدارة المشاريع أو تقويم شخصي للحفاظ على تنظيم هذه المعلومات.
- اصنع طاولة. لا تنس أن الكثير من الأشياء غير المتوقعة ستحدث، لذا اترك مساحة في جدولك الزمني لتلك الإضافات المفاجئة.
أفكار مفيدة
- حدد المعالم، خاصة إذا كان المشروع كبيرًا. المعالم هي نقاط خلال المشروع تسلط الضوء على تحقيق أهداف مهمة معينة. كما أنها بمثابة فترات توقف للتفكير وإعادة التقييم، لمعرفة ما أنجزته، ومكانك من الخطة الأولية وما إذا كنت على المسار الصحيح مع خطة العمل أم لا.
- ضع خطط عمل بالطريقة التي تناسبك. يمكن أن تكون خطط العمل مفصلة أو عامة كما تفضل أو تحتاج. يمكن كتابتها على قطعة من الورق، أو بواسطة برنامج متخصص وباستخدام العديد من الصور والألوان. كيفية إعداده ليست هي المشكلة، ولكن ما يهم هو جدوى النقاط المذكورة وقدرتها على مساعدتك في العمل على مشاريعك.