كتابة التذكيرات الودية لا تخلو من التحدي، فعادة ما تلجأ إليها لغرض احترافي وبهدف مراجعة تنفيذ الأشياء في الوقت المحدد، لكنها تظل ودية وتذكيرية، وليست خطاب رفض رسمي. يمكنك أيضًا استخدامه مع طرف أو شخص ليس لك الحق في الضغط عليه، ولكن فقط ذكره بالمصلحة التي تنتظره أن يفعلها لك، ومن ثم من الضروري ألا تبدو رسالتك متعجرفة أو متعجرفة. نافذ الصبر. في الوقت نفسه، من الضروري تذكير الطرف الآخر بمحتوى الرسالة لأسباب عديدة. بالإضافة إلى اختيار النغمة الصحيحة للصياغة، يجب عليك أيضًا تغطية الجوانب الضرورية للتأكد من أن الطرف المتلقي للرسالة يعرف بوضوح ما تحتاجه. بعد الانتهاء من الرسالة، يجب عليك إعادة التحقق منها للتأكد من خلوها من أي أخطاء إملائية أو معنى، وللتأكد من أن الرسالة ودية للغاية، ولكن في نفس الوقت احترافية وتخدم الغرض منها بأفضل طريقة ممكنة. استمر في القراءة لمعرفة المزيد عنها.
خطوات
لهجة ودية للغة
1 تحية على مستلم الرسالة. في الاتصالات التجارية أو الرسمية، قد ترغب في استخدام تحية مقبولة، مثل “عزيزي” أو شيء مشابه. ومع ذلك، يتم بشكل متزايد قبول الرسائل الشخصية والمجانية بشكل عام في أنواع مختلفة من اتصالات البريد الإلكتروني على وجه الخصوص. إليك بعض التحيات للبدء بها والتي ستساعدك على إنشاء نغمة ودية من بداية الرسالة وتعيين نغمة لما تنوي قوله X Research Source
- مرحبا كريم
- مساء الخير
- مرحبًا!
- مرحبًا! X مصدر البحث
2 وضح العلاقة التي تربطك بالطرف الآخر. قد تبدو رسالتك أكثر جفافاً إذا كنت تقصرها على تذكير الشخص الآخر بما تريد تذكيره به. بدلاً من ذلك، أدخل الاتصال الشخصي والبشري في الموضوع واترك مساحة له في رسالتك. عبر بجملة أو بأخرى عن العلاقة التي تربطك بالطرف الآخر وعلق على صداقتك معه أو التجارب التي تشاركها. الهدف هنا هو تخفيف نبرة الرسالة وإضفاء طابع ودي، كما لو كنت ترسم ابتسامة على وجه الطرف الآخر قبل أن تثقله بطلبك، وهو ما تحتاج إلى الرد عليه في أسرع وقت ممكن. تتضمن أمثلة ما نتحدث عنه ما يلي X Research Source
- ماهي اخبار الدراسة والاختبارات
- صديقي العزيز كيف حالك
- قضينا أمسية ممتعة في نهاية الأسبوع الماضي.
- لم نتحدث منذ فترة طويلة. كيف حالكم
- لا يمكنني أن أنسى الرحلة التي قمنا بها معًا الشهر الماضي! لقد كان وقتًا رائعًا وآمل أن أكرره في أقرب فرصة.
3 خفف من تعابير وجهك. ينطبق هذا أكثر على الفقرات التي تذكرك بما تحتاجه من الطرف الآخر. من المحتمل أنك لم تتحدث مع الطرف الآخر لفترة طويلة من الوقت، لذلك ننصحك دائمًا بالاعتذار بشكل مباشر أو غير مباشر عن عدم التواصل إلا إذا ذكرت هذا الاهتمام أو الغرض الذي تحتاجه من الطرف الآخر. تتضمن أمثلة التعبيرات الناعمة التي تخفف من نبرة الطلب المباشر المتغطرس أو المحرج ما يلي
- أعلم أننا لم نتحدث منذ وقت طويل، لكن علي أن أذكرك بـ …
- أنا آسف لأننا لم نتحدث بما فيه الكفاية مؤخرًا، لكن حياتي انقلبت رأسًا على عقب منذ طفلي الجديد. أريد فقط أن أغتنم هذه الفرصة لتذكيرك بأن …
- أعلم أنك مشغول جدًا ولا أريد أن أزعجك بمزيد من الأمور، لكنني وجدت أنه من الضروري أن أذكرك بأن …
4 كن مؤدبًا قدر الإمكان. إذا كنت تتحدث عن موضوع مهم للغاية، فمن المحتمل أن تخطئ في صياغته مع الكثير من اللامبالاة بظروف الطرف الآخر أو كما لو كنت تلوم الشخص الآخر على تأخير تنفيذ ما اتفقت عليه سابقًا. ضع في اعتبارك دائمًا أن لدى الشخص الآخر مخاوفه ومسؤولياته الخاصة وأنه من الأفضل إظهار قدر كبير من الاحترام والتفهم. بغض النظر عن مدى صدقك في طلبك، لا تنس أبدًا أن تقول “من فضلك” و “شكرًا لك على جهودك” وغيرها من التعبيرات المماثلة. نوصيك بتضمين التعبيرات المهذبة التالية في رسالتك X Research source
- آسف على إزعاجك، لكني أريد فقط أن أتأكد منك …
- أود بشدة أن أسمع منك سريعًا وبمجرد أن يسمح وقتك بذلك …
- نشكرك مقدمًا على وقتك وجهدك واستجابتك للرسالة. أنا حقا أقدر كل دعمك ومساعدتك.
- إنني أتطلع إلى ردكم عندما تسنح الفرصة.
تغطية الجوانب الضرورية
1 استفد من سطر العنوان. لست بحاجة إلى كتابة أفضل عنوان في التاريخ، ولكن تأكد فقط من اختيار عنوان مناسب وواضح وموضوع. استخدم هذه المساحة لجعل كتابة رسالتك أسهل. يجب أن يعرف مستلم الرسالة الغرض من اتصالك معهم في لمحة من خلال النظر إلى العنوان. تشمل الخيارات الشائعة للتذكيرات الودية ما يلي
- تذكير / إعادة الاتصال
- تذكير سريع حول
- قريبًا رحلة / حدث / آخر
- مراجعة على … X مصدر بحث
2 لا تنس أن تذكر ما تذكره للطرف الآخر. قد يدفعك سعيك الدؤوب لإجراء محادثة ودية ومهذبة إلى تشتيت انتباهك ونسيان ذكر بعض الأشياء المهمة، بما في ذلك موضوع الرسالة وما تحتاج إلى تذكير الطرف الآخر به في المقام الأول. يجب ذكر موضوع الرسالة (ما تذكر الطرف الآخر به) في بداية الرسالة بالقرب من المقدمة، خاصة بعد التحية والتواصل الشخصي المختصر. على سبيل المثال X هو مصدر بحث
- “مساء الخير،
كيف حالك محمود لم نتحدث منذ فترة طويلة. أتمنى أن تكون بخير وسنلتقي في أقرب وقت ممكن. أود أن أذكرك بـ … “ - “مرحبًا!
كيف حالك ابي أعتذر عن تأخري في الاتصال بك لبعض الوقت. أنا مشغول جدًا بالعمل والأسرة. أريد فقط أن أذكرك بوقت العشاء في اليوم … “
- “مساء الخير،
3 استخدم اللغة القصيرة لتحقيق أقصى فائدة بأقل عدد من الكلمات. من المتفق عليه عمومًا أن اللغة المهذبة تحتاج إلى استخدام المزيد من الكلمات. على سبيل المثال، يمكنك كتابة الجملة “اعمل بجد” في شكل مهذب على النحو التالي “سيكون من الأفضل للجميع إذا بذلت المزيد من الجهد في عملك.” ومع ذلك، فإن الصياغة المطولة لمحتوى الرسالة تشتت الانتباه عن الغرض الرئيسي للرسالة وبالتالي قد لا يحصل الطرف الآخر على ما تريده بالضبط.
- اعتمد على هيكل مبسط للغاية في رسالتك لضمان وضوح الهدف. يمكن القيام بذلك من خلال إرسال رسالتك على النحو التالي التحية (المقدمة) ← الاتصال الشخصي ← التذكير ← الوداع (الختام). X فقط هو مصدر بحثي
4 تخلص من الأجزاء غير المهمة. التزم بها إما بفكرة أو بكلمة يمكن الاستغناء عنها دون التأثير على الغرض الرئيسي للرسالة. راجع كل حرف في الرسالة واسأل نفسك “هل هو مهم” في بعض الحالات، قد تكون إجابتك أنه من المهم حقًا ألا تبدو رسالتك جافة وحادة ؛ وهذا يعني أنه من المهم أن تجعل صياغتك تبدو أكثر ودية، وهنا يمكنك تركها في الرسالة بالفعل. لكن بخلاف ذلك، تخلص من أي جزء هامشي أو موضوع قد لا يتم تضمينه في هذه الرسالة القصيرة المركزة. X مصدر البحث
- يمكنك عادةً الاستغناء عن تكرار الصفات التي لها نفس المعنى وراء بعضها البعض وكذلك إعادة صياغة الجمل لتكون أقصر وإزالة الكلمات الإضافية غير الضرورية، مثل جدًا، جدًا، مطلقًا، واستبدال النماذج الطويلة والمبتذلة بأخرى قصيرة وبسيطة . X مصدر البحث
5 أغلق الرسالة بجملة وداع. الغرض منه هو نقل التمنيات الطيبة وشكر الطرف الآخر على وقته كخاتمة مهذبة لرسالتك. X مصدر البحث هناك عدد لا حصر له من جمل الوداع والرسائل الختامية، مثل “تمنيات طيبة” أو “تحياتي” أو “صديقك المخلص” أو “مخلص”. هذه الجملة متبوعة بكتابة اسمك (وتوقيعك إذا لزم الأمر). فقط لاحظ أن الأمثلة أعلاه تقليدية بعض الشيء وقد تبدو غير ودية، لذا حاول استخدام إحدى الجمل الختامية الودية التالية
- صديقك المخلص.
- حظا طيبا وفقك الله.
- اتمنى لك الخير.
- اتمنى لك يوم جيد.
- اراك جيدا.
- إنني أتطلع إلى قراءة ردك. X مصدر البحث
تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء
1 تدقيق المقال. في كل مرة تقرأ فيها الرسالة بسرعة ستجد المزيد من الأخطاء الطفيفة التي ارتكبتها أثناء الكتابة والتي تحتاج إلى تصحيح فوري. لا تضغط على زر الإرسال بمجرد كتابة الكلمة الأخيرة في الرسالة، ولكن تأكد من تدقيقها وتحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية جيدًا قبل الإرسال.
- تقدم لك العديد من خدمات البريد الإلكتروني تدقيقات نحوية وإملائية مجانية. فقط لاحظ أن جودة هذه الأدوات الإلكترونية تختلف من مزود خدمة إلى آخر، وقد تكون أكثر فاعلية في اللغة الإنجليزية منها في اللغة العربية. استفد من ذلك ولكن لا يوجد بديل لإخضاع النص للمراجعة الشخصية، أو اطلب من شخص خبير في اللغة مراجعة الرسالة نيابة عنك بسرعة.
- تأكد أيضًا من مراجعة العنوان والتحية والفقرات الختامية. من المرجح أن تتجاهل مراجعة تلك الأجزاء مقابل مجرد التركيز على نص الرسالة. X مصدر البحث
2 اقرأ الرسالة بصوت عالٍ. ربما تكتب بريدًا إلكترونيًا مهمًا جدًا، أو تريد حقًا التأكد من أنك مهذب وودود. يمكنك الحكم على مدى نجاحك في تحقيق هدفك من خلال قراءة الحرف بصوت عالٍ من البداية إلى النهاية. هل يبدو ودودًا ومناسبًا لسياقك إذا كان الجواب نعم، فإن الرسالة جاهزة للنشر. X مصدر البحث
- أعد كتابة الجمل أو الفقرات التي لست راضيًا عنها. حكم بهدوء وموضوعية على صياغة الرسالة واختيار ما يجعلها أفضل في اللغة والمعنى. لاحظ أنه لا توجد قاعدة محددة بقدر ارتباط أسلوب حديث كل شخص بآخر.
3 اطلب من شخص آخر رؤية الرسالة قبل إرسالها. في المواقف الحرجة، مثل الاتصالات المهنية والمعاملات التجارية، قد يكون من الجيد مطالبة زميل في العمل أو صديق بمراجعة التذكير أولاً قبل إرساله، لتجنب ارتكاب أخطاء فادحة. تعتمد بشكل عام على الكتابة الموجزة، مما يضمن أنها لا تستغرق الكثير من الوقت وتساعدك على عدم ارتكاب الأخطاء وكذلك اكتشاف الأخطاء الصغيرة في متن رسالتك.
- تواصل مع صديقك عبر خدمات البريد الإلكتروني أيضًا أو الرسائل النصية. اسأله، “مرحبًا! هل لديك وقت لقراءة ومراجعة رسالة بريد إلكتروني صغيرة لن يستغرق الأمر دقيقة.”
- لا تنس أن تشكر أي شخص يقرأ ويراجع رسالتك. يجب أن تظهر امتنانًا حقيقيًا تجاه أي شخص قدم لك معروفًا.