سواء كنت تنوي الانتقال من عنوانك الحالي أو نقل عملك الشخصي من موقع إلى آخر، فسيتعين عليك إرسال خطاب رسمي إلى قائمتك البريدية لإبلاغهم بتغيير عنوانك، وهو أمر ضروري في حالات نقل عملك الشخصي من من موقع إلى آخر. يجب أن تكتب الخطاب بشكل أكثر رسمية إذا كنت تخاطب العملاء أو زملاء العمل، لكن يمكن أن يكون الأصدقاء والعائلة أقل رسمية. X موارد البحث
خطوات
كتابة وتنسيق الرسالة
1 ابحث عن قوالب الرسائل الجاهزة. إذا كنت تكتب رسالتك على جهاز كمبيوتر، فيمكنك البحث عن قوالب مسبقة الصنع للرسائل في برنامج معالج الكلمات الخاص بك حيث ستجد العديد من هذه القوالب. X موارد البحث
- استخدم قالب إلكتروني أساسي يتضمن موضعًا للتاريخ وعنوان المرسل وعنوان المستلم.
- إذا كنت تخطط لطباعة الحرف على ورق مخصص يحمل تفاصيل شركتك أو عملك، فتأكد من أن القالب المختار يتضمن مساحة مخصصة لتلك المعلومات.
2 إنشاء قائمة بريدية. قم بإنشاء قائمة بريدية خاصة بك عن طريق إضافة عناوين بريد إلكتروني في ملف جدول بيانات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك استخدام ميزة “دمج العناوين” في معالج الكلمات الخاص بك للتعامل مع أعداد كبيرة من عناوين البريد الإلكتروني. X دعم Microsoft
- يجب أن تحتوي قائمتك البريدية على الاسم الأول والأخير للمستلم والعنوان الكامل، سواء كان المنزل أو العمل أو البريد الإلكتروني.
- راجع قائمتك البريدية قبل البدء في عملية الإرسال لتجنب أي أخطاء في أسماء أو عناوين المستلمين.
3 قم بإضافة مربعات العنوان. تحتوي نماذج الحروف الافتراضية على مربعات خاصة لإضافة اسم وعنوان المرسل بالإضافة إلى اسم وعنوان المستلم. استخدم عنوانك الحالي، وليس العنوان الذي تنوي الانتقال إليه. X دعم Microsoft
- اتبع إرشادات التنسيق إذا كنت تستخدم ميزة “دمج العناوين” في معالج النصوص الخاص بك، فإن هذا الخيار ينقل البيانات التي تضيفها إلى الأماكن الصحيحة في الرسالة، مثل “الاسم الأول” و “اسم العائلة” و “العنوان. “
4 أضف التحية. يحتوي نموذج الرسالة على مسافتين فارغتين في نهاية مربعات العنوان متبوعة بتحية مناسبة مثل “عزيزي” ملحق باسم الشخص الذي سيتلقى الرسالة. X موارد البحث
- تجنب استخدام كلمة “عزيزي” أو “عزيزي” إذا كان متلقي الرسالة شركة أو مؤسسة أو مكان عمل، حيث يتم استخدام هذه التحية فقط في حالة الأفراد.
5 قم بإنهاء رسالتك. من الأفضل أن تعرف منذ البداية كيف ستنهي رسالتك، والتي يتم تحديدها حسب مستوى علاقتك بالمتلقي. X موارد البحث
- إذا كانت الرسالة موجهة إلى منظمة أو مكان عمل، فيجب أن تجعلها أكثر رسمية وأن تنهي رسالتك بشيء مثل، “مع خالص التقدير”. يمكنك إنهاء الرسالة بكلمة “شكرًا” إذا كنت ترسلها إلى مجموعة مختلطة من المستلمين تضم أفرادًا ومؤسسات.
تحرير المنشور الخاص بك
1 اكتب مقدمة موجزة. ابدأ رسالتك بمقدمة تخبر المستلم بالغرض من رسالتك. يجب أن تكون المقدمة قصيرة ومحددة مثل، “هذه الرسالة لإعلامك بأننا سننتقل إلى عنوان جديد قريبًا.” X موارد البحث
- لا تفرط في استخدام الكلمات في مقدمتك لجعل رسالتك قصيرة ومحددة.
2 أضف التاريخ الدقيق الذي سيتغير فيه عنوانك. أضف تاريخ تغيير العنوان في مقدمة الرسالة حتى يعرف المستلم متى يبدأ الكتابة إليك على العنوان الجديد. X موارد البحث
- ضع في الاعتبار الوقت الذي سيستغرقه إرسال الرسائل وتأكد من وصولها إلى المستلمين والوقت الذي سيحتاجون فيه لتحديث قاعدة البيانات الخاصة بهم.
3 اكتب العنوان الجديد. أضف العنوان الجديد الذي تنصح المستلم باستخدامه عند إرسال بريد إلكتروني إليك في المستقبل. يوصى بكتابة العنوان بنفس التنسيق كما هو الحال في المظاريف البريدية لتسهيل استخدام المستلم لعنوانك بشكل صحيح فيما بعد. X موارد البحث
- يمكنك أيضًا إضافة عنوانك القديم. على سبيل المثال يمكنك الإشارة إلى أن عنوانك سيتغير من العنوان (اكتب عنوانك القديم) إلى العنوان (اكتب عنوانك الجديد). ضع في اعتبارك أن هذه الخطوة قد تسبب بعض الأخطاء لبعض مستلمي الرسائل، خاصةً إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لعدد كبير من المؤسسات والأفراد، حيث قد يفترض البعض عن طريق الخطأ أنه يتم استخدام عنوانك القديم بدلاً من العنوان الجديد.
- من الجيد أيضًا أن توضح للمستلم أن معلومات الاتصال الأخرى الخاصة بك لم تتغير. هذه خطوة مهمة إذا أراد شخص ما الاتصال بك أثناء انتقالك من عنوان إلى آخر.
4 أضف أي معلومات ذات صلة. هناك بعض المعلومات التي قد تضطر إلى إضافتها اعتمادًا على ظروف حالتك المتحركة. على سبيل المثال إذا شارك شخص آخر أو مكان آخر في الانتقال إلى العنوان الجديد أو إذا كان متجرك القديم سيظل مفتوحًا. X موارد البحث
- على سبيل المثال إذا كان عملك سيتم إغلاقه لفترة محددة حتى يتم نقله إلى موقع جديد، فيجب عليك إضافة هذه المعلومات إلى رسالتك، سواء كانت للعملاء أو مقدمي الخدمة أو غيرهم.
- أضف معلومات تصفية العنصر إذا كنت تنوي بيعه بهذه الطريقة.
5 اشكر متلقي الرسالة. اختتم رسالتك بالضغط على Enter مرتين لترك سطرين بعد الجملة الأخيرة، ثم اكتب رسالة شكر بسيطة للتعبير عن شكرك لمتلقي الرسالة. يمكن أن تعبر أيضًا عن مدى تقديرك لعلاقتك بالمتلقي إذا كان ذلك الشخص أو المنظمة التي تعمل معها. X موارد البحث
- على سبيل المثال إذا كنت تنقل متجرك من مكان إلى آخر، فيمكنك ختم رسالتك، “شكرًا لك على وقتك. نحن نقدر قيمة العمل معك ونتطلع إلى المزيد”.
6 أضف معلومات الاتصال. بعد أن تشكر المستلم، أضف معلومات الاتصال مثل رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني الذي يمكن لمستلم الرسالة الاتصال بك به إذا كان لديه أي أسئلة. X موارد البحث
- هذه خطوة مهمة في حالة قيامك بنقل مكان عملك من عنوان إلى آخر، حيث من الممكن أن تسمح معلومات الاتصال للعملاء بالاتصال بك فيما يتعلق بعملية النقل.
7 اكتب أكثر من حرف واحد. إذا كنت تنوي نقل مكان عملك من مكان إلى آخر، فقد ترغب في كتابة أكثر من حرف لتوجيه كل حرف إلى فئة معينة من قائمتك البريدية، أي واحد للعملاء وآخر للشركاء وآخر للخدمة المزودين والتجار. X موارد البحث
- ضع في اعتبارك هذه الخطوة إذا كانت هناك معلومات ترغب في مشاركتها مع مجموعة معينة فقط وليس مع مجموعة أخرى.
أرسل رسالتك
1 راجع رسالتك بعناية. قبل أن تنتهي من العمل على رسالتك، يجب عليك مراجعتها بعناية بحثًا عن الأخطاء الإملائية أو النحوية التي قد تجعلك تبدو غير محترف. X موارد البحث
- تحقق من العنوان المقدم وتأكد من صحته، فأنت لا تريد إرسال العنوان الخطأ إلى قائمتك البريدية بعد كل هذه الجلبة.
2 تأكد من صحة معلومات المرسل إليه. يوفر لك استخدام دمج البريد الإلكتروني الكثير من الوقت ولكنه يترك مجالًا لخطأ محتمل في معالجة البيانات، وبالتالي قد تحدث أخطاء في عملية الإرسال. X موارد البحث
- راجع جميع الحقول في الرسالة وتأكد من أن الاسم والعنوان هما نفس المرسل إليه حتى لا يحدث خطأ وتصل الرسالة التي تحمل اسم شخص ما إلى شخص آخر بدلاً من ذلك.
3 اطبع الخطاب ووقعه. اطبع رسالتك بعد الانتهاء من كتابتها ومراجعتها أكثر من مرة، ثم قم بتوقيعها يدويًا باستخدام الحبر الأزرق أو الأسود. الآن رسالتك جاهزة! X موارد البحث
4 أرسل رسائلك قبل وقت طويل من تغيير العنوان. يجب عليك التأكد من أن الشخص يتلقى الخطاب في الوقت المناسب قبل عملية نقل عنوانك إلى الموقع الجديد، على الأقل من أسبوعين إلى أربعة أسابيع. X موارد البحث
- إذا كنت ترسل رسالتك عبر المحيطات أو إلى دول أخرى، فمن المحتمل أن ترسلها قبل شهرين إلى ثلاثة أشهر على الأقل من تغيير العنوان.