هل تحتاج أحيانًا إلى موعد نهائي أو تمديد للوقت لوظيفة ما قد تكون في الجامعة وتحتاج إلى مزيد من الوقت لإكمال تقرير، أو قد تواجه صعوبة في إكمال المشروع الذي تعمل عليه في الوقت المحدد. من الضروري كتابة طلب تمديد مناسب وفعال في مثل هذه الأوقات، لذا خذ الوقت الكافي للتفكير في طبيعة التطبيق، وكم من الوقت ستحتاج لطلب تمديد، ولماذا ثم العمل على كتابة الطلب بشكل رسمي ومن ثم إرساله.
خطوات
اتبع نهج الخطاب الرسمي
1 قم بإعداد القسم العلوي من الرسالة. يجب أن يكون التاريخ في الجزء العلوي الأيمن من الصفحة، لذا انتقل سطرًا واحدًا تحته، ثم اكتب عنوانك بوضوح. تخطي سطرًا آخر واكتب العنوان الكامل للمستلم على الجانب الأيسر من الصفحة.
- إذا كنت ترسل طلبك عبر البريد الإلكتروني، فيمكنك حذف التاريخ والعنوان والبدء بالتحية. تأكد من كتابة سطر واضح في سطر الموضوع. يمكنك استخدام هذا المثال إذا كنت ترسل الطلب إلى أستاذك، يمكنك أن تكتب في سطر الموضوع “مراد أدهم – طلب تمديد الفترة الزمنية للتقرير 359”.
2 استخدم التحية الرسمية الكاملة. ابدأ بكتابة “عزيزي” متبوعًا بلقبك واسم عائلتك. على سبيل المثال “عزيزي السيد مهدي” أو “عزيزتي السيدة ماجدة”. قد تكون بعض التحية أكثر تعقيدًا، مثل “عزيزي الأستاذ دكتور محمود”.
- حافظ على اللهجة والنبرة الرسمية حتى لو كنت تعرف هؤلاء الأشخاص شخصيًا لأنها رسالة طلب رسمية. لا تكتب، على سبيل المثال، “هاي سامي”.
- حاول تكييف رسالتك مع شخص معين لجعل الخطاب أكثر رسمية. خاطب الشخص بالاسم بدلاً من كتابة “لمن يهمه الأمر”. X موارد البحث
3 استخدم استمارة قصيرة مكتوبة. يجب أن يتكون نص رسالتك من فقرات واحدة إلى ثلاث فقرات فقط. افتح الرسالة مع التحية، وما إلى ذلك في سطر أو سطرين، متبوعًا بشرح لطلبك في سطرين إلى أربعة أسطر، ثم الاستنتاج في سطر أو سطرين أيضًا. ولكن إذا كنت بحاجة إلى توسيع الخطاب إلى ثلاث فقرات، فكل ما عليك فعله هو فصل المقدمة والجسم والخاتمة.
- لبدء الرسالة، يمكنك أن تقول “أنا مراد أدهم، طالب تاريخ في الفصل الصباحي.” يساعد ذلك في تحديث ذاكرة معلمك وتوفير الوقت في البحث عنك.
4 انتبه لملاحظاتك الختامية. لا تتجاهل أهمية الإغلاق القوي. يمكنك استخدام جملة أخيرة تذكر فيها طلبك وتشكر أستاذك على وقته في سطر واحد فقط. يمكنك أن تقول، “شكرًا لك على وقتك، أنا أقدر لك النظر في طلبي”.
- من الأفضل إنهاء الخطاب بتحية رسمية قبل كتابة اسمك. بعض الكلمات الشائعة هي “مع خالص التقدير” أو “مع خالص التقدير” أو “مع أطيب التحيات”. X موارد البحث
- إذا كنت بحاجة إلى الرد في غضون فترة زمنية معينة، فيجب عليك تقديم هذه المعلومات في هذه المرحلة. يمكنك دائمًا إقرانها بشكر، مثل، “شكرًا لك على النظر في طلبي وأنا أتطلع إلى الاستماع إليك الأسبوع المقبل.” احرص على ألا تبدو انتهازيًا. X موارد البحث
5 اكتب اسمك الكامل وتوقيعك. اترك ثلاثة أو أربعة أسطر فارغة أسفل “مع خالص التقدير”، ثم اكتب اسمك بالكامل على اليسار. استخدم المساحة الفارغة لكتابة توقيعك بالقلم. إذا كنت ترسل الرسالة كبريد إلكتروني، فيمكنك حذف هذه المساحة والانتقال مباشرة إلى اسمك. X موارد البحث
صياغة المحتوى
1 اكتب الرسالة في أسرع وقت ممكن. يجب أن تبدأ في إعداد رسالتك بمجرد أن تعلم أنك بحاجة إلى تمديد. يجب أن تمنح المتلقي أو صانع القرار الوقت الكافي للتفكير واتخاذ قرار بشأن موقفك. يجب أن تبدو مستعدًا ومنظمًا على الرغم من طلبك للتمديد وتعديل الجدول.
2 حدد المدة الإضافية التي تحتاجها. ضع في اعتبارك جميع المتغيرات واطلب طلبًا واقعيًا. إذا طلبت تمديدًا لفترة زمنية قصيرة، فقد تحتاج إلى طلب تمديد آخر. ضع في اعتبارك أهمية تجنب تفويت المواعيد النهائية قدر الإمكان، لذا فإن المبالغة في تقدير المهلة لا يمكن أن تضر بأي حال من الأحوال، بل قد يكون أفضل.
- تحتاج أحيانًا إلى التفكير في رسالتك كجزء من مفاوضات جارية، اعتمادًا على الموقف أو حالة طلبك للتمديد. في هذه الحالة عليك أن تطلب فترة زمنية أطول مما يساعدك على التنازل عن جزء منها والوصول إلى حل يرضي الطرفين دون خسارة المدة الفعلية التي تحتاجها كتمديد. X موارد البحث
- احسب السرعة التي تعمل بها. انظر إلى مقدار التقدم الذي أحرزته خلال الوقت الذي كنت تعمل فيه في المشروع. يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عن مقدار الوقت المتبقي لك لإكمال العمل.
- كن على دراية بالقيود الزمنية لمتلقي الخطاب أيضًا، حيث قد يكون لديهم مواعيد نهائية لتسليم نتائج إرسال مشروعك، والتي يجب أيضًا تأجيلها. يُطلب من أساتذة الجامعات تحديد درجات الطلاب في امتحانات منتصف الفصل الدراسي وإرسالها في تاريخ محدد، وبناءً عليه، يتم تحديد مواعيد إرسال تلك التقارير التي تعمل عليها.
3 كن على علم بالقواعد. يجب عليك التحقق من الموعد النهائي الحالي قبل أن تطلب التغيير. لا تريد أن تبدو مشوشًا ومربكًا من خلال طلب تمديد وعدم فهم ما هو الوضع الحالي. تطلب بعض الوكالات الحكومية إرسال الطلب في غضون 24 ساعة من الاتصال الأولي بهم ؛ إذا لم يكن ذلك جيدًا معك، فيمكنك الإشارة إلى أن الجدول الزمني ضيق للغاية. X موارد البحث
4 اشرح طلبك بوضوح وبشكل صحيح. خذ وقتك في التفكير وصياغة رسالتك وسيستغرق المستلم وقتًا لقراءتها، لذلك عليك أن تجعلها جديرة بالاهتمام. انتبه إلى السبب الحقيقي الذي يجعلك تطلب تمديدًا، وأنقل هذا السبب بصدق إلى قارئ رسالتك. لا تكذب ولا تبالغ لأن ذلك سيضر بطلبك.
- يمكن أن تكون رغبتك في العمل بدقة وحذر سببًا وجيهًا لاتخاذها. على سبيل المثال إذا كنت تعمل في مشروع يؤثر على سلامة الآخرين، فإن ذكر ذلك عند تقديم طلب تمديد الوقت يعمل لصالحك.
- إذا كان لديك عدة أسباب لطلبك، فاختر أفضلها وركز عليه. على سبيل المثال، إذا كنت تؤجل عرض عمل، فقد ترغب في إخبارهم أنك تريد التفكير في نقل التكاليف (إذا كان هذا هو الحال) بدلاً من إخبارهم أنك تنتظر عرضًا آخر. X موارد البحث
5 قدم بعض التفاصيل المختارة بعناية كجزء من التطبيق. تعطي التفاصيل رسالتك إحساسًا بالشرعية والاحتراف. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت ترسل الخطاب إلى لجنة حكومية أو لجنة لم تلتقي بها شخصيًا. X موارد البحث
- على سبيل المثال إذا مات جدك قبل يومين من الموعد المقرر لمقالك، فمن الأفضل وصفه بأنه حالة طوارئ عائلية وليس حالة طوارئ عامة. يمكنك أيضًا أن تقول إنه توفي وتذكر ترتيبات سفرك. X مصدر البحث
- أكمل أي أوراق قبل تقديم طلبك. تحتاج أحيانًا إلى وضع جدول زمني للإجراءات والتطبيقات التي تم إكمالها، خاصة إذا كنت تتعامل مع الحكومة أو جهة رسمية. تأكد من اتباعك لجميع الخطوات العملية الصحيحة، لأن هذه النقطة تعمل لصالحك. X موارد البحث
6 كن إيجابيا في الأسلوب والمضمون. لا أحد يريد أن يقرأ خطابًا مكونًا من التذمر والسلبيات فقط. صِف الأمر السيئ بسرعة وباختصار، ثم انتقل إلى الحل الإيجابي الذي تود اقتراحه. على سبيل المثال، إذا كنت تعتقد أن عرض الراتب منخفض، يمكنك أن تكتب، “أنا بحاجة إلى مزيد من الوقت للتفكير في العرض، لكنني أعتقد أن الراتب الأعلى سيساعدني في أداء وظيفتي بشكل أكثر كفاءة”.
7 قم بمراجعة الخطاب قبل إرساله. امنح نفسك بضع دقائق على الأقل لقراءة الرسالة مرة أخرى قبل إرسالها. تحقق من وجود أخطاء إملائية بمساعدة برامج القواعد النحوية والإملائية الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أرسله إلى صديق موثوق لقراءته بسرعة ؛ لا تتسرع في هذه العملية، ولا تتجاهلها، وإلا فإن الحرف سيكون في حالة سيئة، مما قد يؤثر على النتيجة النهائية. X موارد البحث
أرسل الرسالة إلى المستلم
1 احتفظ بنسخة من رسالتك. بمجرد التحقق من وجود أخطاء، التقط صورة لرسالتك أو احفظها كمسودة عبر الإنترنت أو احتفظ بنسخة منتظمة على جهازك. قد تحتاج أيضًا إلى تعديل التاريخ إذا كان لا يتطابق مع التاريخ الموجود أعلى الرسالة. احتفظ بهذه النسخة في مكان آمن لسجلك الشخصي.
2 أرسل رسالتك بالبريد. خذ رسالتك إلى مكتب البريد المحلي، أو سلمها إلى ساعي البريد، أو ضعها في صندوق بريد. إذا كنت تريد المزيد من التأكيد على وصول رسالتك، فيمكنك طلب خدمة تتبع الرسائل مقابل رسوم.
- لإرسال نسخة ورقية من رسالتك، يجب التأكد من طباعتها بجودة عالية وبنوع جيد من الحبر. لا يمكن تقديم طلب تمديد مكتوب بخط اليد لأن هذا غير مقبول على الإطلاق. X موارد البحث
3 إرسال طلب التمديد الخاص بك عن طريق البريد الإلكتروني. هذه هي أفضل طريقة لتقديم طلبك، حيث أنها لا تستغرق الكثير من الوقت وهي موثوقة تمامًا. تحقق من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم قبل إرسال الخطاب، ولا تنس تضمين المعرف الخاص بك في سطر الموضوع.
- يمكن للمستلم معرفة الوقت الفعلي الذي تم إرسال الخطاب فيه، لذا كن على علم بذلك في حالة رغبتك في إرسال رسالتك في وقت متأخر من الليل.
- التزم بالكتابة الرسمية لبريدك الإلكتروني، بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني الذي تستخدمه.
- إذا كنت قد أرسلت رسالتك عبر الفاكس، فتأكد من حصولك على صفحة التأكيد التي توضح نجاح الإرسال. X موارد البحث
4 قم بإجراء مكالمة هاتفية بدلاً من الكتابة. إذا كنت بحاجة إلى التمديد في وقت ضيق جدًا أو في اللحظة الأخيرة، فقد تضطر إلى التحدث إلى الشخص شخصيًا أو عن طريق إجراء مكالمة هاتفية. كن رسميًا عند تقديم طلبك عبر الهاتف وتذكر أن تكون منظمًا وواضحًا.
أفكار مفيدة
- حافظ على رسالتك في صفحة واحدة أو أقل. هذا يجعلها تبدو كاملة ولكن من السهل التنقل فيها. X موارد البحث
- كن على علم بما إذا كان المستلم سيرسل لك خطاب تأكيد أم لا. X موارد البحث
تحذيرات
- كن واقعيًا بشأن الوعود التي تقطعها. يجب أن تحصل على تمديد فقط لقضاء الوقت الإضافي في إكمال العمل الإضافي.
- قم بهذا الإجراء مرة واحدة فقط، حيث لا ترغب في تكرار الطلب أكثر من مرة بطريقة قد تجعلك تبدو سلبيًا. X موارد البحث
- تأكد من قيامك بتضمين جميع النماذج اللازمة مع التطبيق. هناك بعض المجموعات التي تتطلب استخدام النموذج الخاص بها عند التقديم. X موارد البحث