لا يقتصر دورك في مكان عملك على مجرد أداء مهمة وظيفتك المباشرة فقط، بل قد تحتاج إلى أن تكون همزة الوصل بينك وبين الإدارة وتستفيد منها بخبرتك وملاحظة العمل على أرض الواقع في تقديم المقترحات والتقييم. الملاحظات والنقد الخفي. ويفضل على الجهات الإدارية بدورها الثناء على هذا النوع من الموظفين وتشجيع الجميع على التواصل المباشر وتقديم الاقتراحات والنقد. من خلال هذه التقارير، يمكنك اقتراح تحسينات على إجراءات سير العمل، أو خيارات لمضاعفة الدخل، أو طرق لترشيد النفقات وتوفيرها. يجب عليك أيضًا كتابة تقارير فورية بالمقترحات العاجلة للإدارة في حال لاحظت مشكلة أو عيبًا معينًا يجب معالجته على الفور. لا تقف مكتوف الأيدي عندما ترى شيئًا خاطئًا، ولا تدفن أفكارك الفريدة في مقابل الخضوع للحدود الضيقة لمسمى وظيفتك، حيث قد تفوتك فرصًا هائلة للتطوير الشخصي وتطوير مكان عملك. خصص وقتك لجمع المعلومات حول موضوع الاقتراح، ثم ناقش أفكارك مع زملاء العمل الذين تثق بهم من أجل معرفة الآراء المختلفة حول نفس القضية، ثم اختر طريقة للتواصل مع الإدارة بلباقة واحترافًا.
خطوات
صياغة الاقتراح
1 حدد فكرتك أو مشكلتك. كما ذكرنا في المقدمة، قد يقدم اقتراحك فكرة جديدة لزيادة الأرباح، أو تبسيط عمليات الإنتاج، أو تقليل النفقات، أو في المقابل قد يكون هو مراقبة مشكلة وتقديم الحلول المقترحة. في كلتا الحالتين، سوف تحتاج إلى تحديد الموضوع الرئيسي للمقترح. قد تكون فكرة التطوير واضحة بالنسبة لك، ولكنها تحتاج إلى مزيد من التوضيح والعرض التقديمي عند التواصل مع الإدارة. وبالمثل، عند إجراء ملاحظة أو التدخل لحل مشكلة ما، يجب أن تكون دقيقًا في عرضك للجوانب ذات الصلة بالمسألة.
2 قم بالبحث. تأكد من حصولك على جميع المعلومات والحقائق ذات الصلة قبل البدء في كتابة الاقتراح. تحدث إلى الأشخاص الأكثر صلة بالموضوع، سواء كانوا زملائك في العمل أو المديرين أو العملاء. قراءة المصادر الخارجية سواء كانت كتب اقتصادية أو إدارية أو تحليلات السوق أو مراقبة السياسات الناجحة التي تتبعها الشركات الأخرى للتعامل مع نفس المشكلة.
- على سبيل المثال وفقًا لتحليلك الشخصي، قد تعتقد أنه يجب على الشركة تغيير مورد المواد الغذائية ؛ تحدث إلى موظفي المطبخ أولاً، واحصل على ملاحظاتهم حول هذا الموضوع، واسأل عن تجربتهم السابقة مع المطاعم أثناء العمل في شركات أخرى. اسأل أيضًا زملائك في العمل عن تقييماتهم لجودة الطعام. الغرض من هذا الاستبيان الشفوي هو معرفة ما إذا كانت ملاحظتك حول الجودة الرديئة للطعام صحيحة أم أنها مجرد اختلاف في الأذواق هل هي مشكلة عامة أم مجرد استياء شخصي
3 اكتب وصفًا للمشكلة. في بداية الاقتراح، سوف تحتاج إلى وصف الوضع الحالي ؛ ماذا يحدث في الوقت الحاضر ضع قائمة بجميع الحقائق ذات الصلة (الأفراد المعنيون، التواريخ والأماكن). لاحظ أنك هنا لا تراقب تقييمك للموقف، لكنك بدلاً من ذلك تشرح الأشياء بموضوعية كما هي بالفعل.
- على سبيل المثال يمكنك أن تكتب، “الشركة” س “تتعامل مع متعهد الطعام” ص “منذ سبع سنوات. خلال ذلك الوقت، تم تقليل عدد خيارات الطعام اليومية من 5 إلى 2. لا يتم أخذ احتياجات الطعام الخاصة في الاعتبار. عدد وجبات الطعام للموظفين النباتيين هو عدد قليل أيضًا من الذين لا يأكلون اللحوم، وفي بعض الأيام لا يتوفر على الإطلاق “.
4 اشرح الحل المقترح. لا تنس أن ما تقدمه هو “اقتراح”، أي أنه يحمل اقتراحًا لتطوير أو معالجة مشكلة معينة. بعد أن وصفت المشكلة بإيجاز ووضوح، حان دورك لتكتب على وجه التحديد ما تقترح القيام به ما هي الخطوات التي تشجع على اتخاذها اكتب الحلول ذات الصلة بالموضوع الرئيسي، مع إظهار نتائج بحثك.
- على سبيل المثال، قد تكتب “أود أن أقترح أن تبدأ الشركة” س “بمتعهد آخر. لدينا عدد كبير من الخيارات الأفضل من حيث الجودة والتكلفة. متعهدو المطاعم A و K هم محترفون مثبتون، وتشمل المزايا العديدة تقديم قائمة يومية أكبر بأسعار تنافسية مقارنة بالمقاول الحالي. وجبات لمن يصوم من أكل اللحوم ووجبات وقت غروب الشمس لمن يصوم) مما يضمن تلبية احتياجات فريق العمل. المقاول (ع) في النقطة السابقة أقل، لكنه يظل خيارًا مميزًا نظرًا لجودة الوجبات. أظهر مسح داخل الشركة في عام 2016 أن 40٪ من الموظفين يصومون يومي الاثنين والخميس، و 10٪ يصومون من تناول اللحوم في أوقات معينة من العام، و 5٪ نباتيون. .
5 تقديم خطة تنفيذ الاقتراح. صف الخطوات الدقيقة التي تؤدي إلى تنفيذ الاقتراح، إلى جانب المواعيد النهائية والتكاليف ذات الصلة. كن واضحًا بشأن النقاط التي تعرفها ومعلومات عنها، بالإضافة إلى المجالات التي تحتاج إلى مزيد من البحث. ضع في اعتبارك كتابة الخطوات مرقمة على التوالي، ثم اكتب وصفًا أكثر تفصيلاً. لا تبالغ بشكل شخصي في قيمة النتائج المتوقعة لمقترحاتك، ولكن اذكر فقط النتائج الواقعية المتوقعة من تنفيذ الاقتراح.
خطوات تغيير المتعهد 1- إنهاء العقد من قبل الممون (R). 2- طلب عينات تذوق من المقاولين (أ) و (ك). 3- تشكيل لجنة التقييم السريع واختيار أحد المقاولين. 4- توقيع العقد مع المقاول المختار. ملاحظات * التكلفة المتوقعة للعقد الجديد مماثلة للعقد المبرم مع المقاول الحالي، وأي زيادة طفيفة ستكون مصحوبة بزيادة مضمونة في الجودة. * بعد مراجعة العقد مع المقاول الحالي، يحق لنا إنهاء العقد دون تكبد أي رسوم جزائية مع المقاول (R). * من المتوقع حدوث زيادة في مستوى رضا الموظفين والروح المعنوية داخل مكان العمل نتيجة لتطور جودة الطعام المقدم وحرص الشركة على تلبية الاحتياجات الفردية لفرق العمل المختلفة.
6 ضع قائمة بالاعتراضات المحتملة على الاقتراح. أظهر أنك على دراية باحتمالية وجود عقبات أمام الخطة المقترحة. على سبيل المثال هل سيكون هناك رفض بين الموظفين للعرض لسبب أو لآخر ربما يحب بعض الناس الطعام الذي يقدمه متعهد تقديم الطعام الحالي. هل سيواجه اقتراحك عقبات من حيث التصاريح الحكومية وتلبية متطلبات الأمن والسلامة هل هناك أفكار تقليدية تتعارض مع ما تقترحه تحدث بوضوح عن الخطوات التي تعتقد أنها ستكون قادرة على إقناع المعارضين بمشروعك أو اقتراحك.
7 اذكر الموارد و / أو القوى العاملة المطلوبة لتنفيذ الاقتراح. يجب أن تكون على دراية بضرورة تنفيذ الاقتراح من حيث شراء مواد جديدة أو الاضطرار إلى تعيين موظفين جدد، ثم تضمين ذلك في تقرير الاقتراح بعد ذكر خطوات التنفيذ. اذكر أيضًا “الوقت المطلوب”. الوقت، بدوره، مصنف تحت “الموارد” اللازمة لإكمال المشروع. قم بعمل قائمة مرجعية من نوع أو آخر ؛ على سبيل المثال، يمكنك كتابة
- متطلبات التنفيذ لجنة المراجعة لتقييم المطاعم الجديدة (4 أشخاص من 4 أقسام مختلفة للشركة) – ساعتان للتذوق والمناقشة – 3 ساعات لكتابة التقرير النهائي والاختيار.
8 استنتاج الفوائد الرئيسية المتوقعة. مرة أخرى، في نهاية وثيقة الاقتراح، اذكر التغيير الذي تقترح تنفيذه. كرر ذلك بوضوح في نهاية المستند، مع ذكر ثلاث نقاط رئيسية تدعم الاقتراح، ثم اذكر الاستنتاج الختامي. انظر إلى هذه الفقرة باسم “الملخص التنفيذي”. على سبيل المثال
- كما هو مذكور في تقرير الاقتراح، قام المقاول (R) بتخفيض خيارات الطعام المعروضة على مدى السنوات السبع الماضية. في المقابل، يقدم متعهدو الطعام (أ) و (ك) أسعارًا تنافسية لمجموعة أوسع من الأطعمة. أقترح أن نقوم بتجربة تذوق الطعام الذي يقدمه هؤلاء الممونون في محاولة لاختيار متعهد جديد يمكنه تلبية احتياجات الشركة والموظفين بجودة عالية. تضمن هذه الخطوة تعزيز رضا الموظفين والإنتاجية والولاء “.
- ضع قائمة بالمزايا المالية أو المبالغ التي يمكن عرضها مع الأرقام والحقائق. على سبيل المثال إذا كانت فكرتك ستؤدي إلى انخفاض في تكاليف الشركة، فذكر ذلك بوضوح.
- ضع قائمة بالمزايا النوعية / الوصفية. في بعض الحالات، تكون النتائج والفوائد التي حققتها المؤسسة أو الشركة من اقتراحك غير قابلة للقياس الكمي ولا يمكن التعبير عنها بالأرقام. على سبيل المثال لا يمكن قياس معنويات الموظفين بشكل مباشر بالأرقام، لكنها عامل مهم ويجب تضمينها في تقريرك كميزة وصفية. تعتبر التحسينات الأخلاقية والوصفية ذات أهمية قصوى ولها نفس قيمة التحسين الكمي.
شارك بالاقتراح
1 اطلب من زميلك في العمل قراءة الاقتراح. يفضل أن تختار مجموعة من زملاء العمل تثق بهم وأن تطلب ملاحظاتهم على الاقتراح من حيث الفكرة وكذلك وثيقة التقرير / الاقتراح الذي كتبته وسوف ترسله إلى الإدارة. ستكتسب ثقة إضافية إذا وجدت ردًا على الاقتراح، وتساعد الاعتراضات على توسيع نطاق رؤيتك للوضع الحالي. ضع تعليقات الزملاء في الاعتبار، ولا تكن متعجرفًا في رفض إعادة النظر في عرض ما إذا كنت قد سمعت عن تعليقات مرفوضة ذات قيمة ومنطقية. على أقل تقدير، إذا لم تقنعك تعليقات الرفض الواردة من الزملاء، فيمكنك الاستفادة منها وإضافتها إلى قسم “الاعتراضات المحتملة”. ابدأ في دحض تلك الآراء، مما سيجعل حجتك في الاقتراح أقوى.
2 قم بمراجعة المستند. لقد نجحت حتى الآن في صياغة الاقتراح في شكله الأولي ومشاركته مع بعض الزملاء وإضافة وحذف منه حسب التعليقات التي حصلت عليها. حان الوقت الآن لمراجعة النص نفسه. تحقق من تدفق الكتابة والقواعد والهجاء. مراجعة دقة المعلومات المذكورة. شاهد أيضًا عدد الكلمات، فلا فائدة من تقديم اقتراحك في عشرات الصفحات، لأن المديرين يتجاهلون هذا النوع من الاقتراح. بدلاً من ذلك، اهدف إلى أن يكون مقترحك من صفحة أو صفحتين على الأكثر (قد يختلف هذا وفقًا لسياق العرض. الحجم لا يزال نسبيًا، ولكن كونك “قصيرًا” هو قاعدة أساسية في جميع الأوقات).
3 تقديم الاقتراح إلى الإدارة. بمجرد أن تشعر أن الاقتراح مكتمل وجاهز، فكر في من أو من الذي من المفترض أن تقدم اقتراحك إليه. في بعض المنظمات، قد يكون من الواضح من هو المسؤول عن اتخاذ القرارات (الهيكل الرأسي)، بينما في منظمات أخرى قد يكون من الصعب تحديد من له الحق في اتخاذ القرارات (الهيكل الجانبي). تعرف على النظام داخل مؤسستك وقم بإجراء البحث اللازم لتحديد الشخص المناسب لتقديم اقتراحك.
- حدد الشخص المناسب الذي تثق به ليكون لديه السلطة للنظر في اقتراحك وتنفيذه والذي تعتقد أنه يشجع مقترحات الموظفين، بغض النظر عن لقبه داخل الشركة. ثم ابحث عن إمكانية مقابلته شخصيًا. في معظم الأوقات، يتفاعل المديرون مع مقترحات التحسين والتغيير بشكل أكثر فاعلية من خلال الاتصال وجهًا لوجه. إذا لم تتمكن من القيام بذلك، فيمكنك إرسال نسخة من مستند الاقتراح في نسخة ورقية أو عبر البريد الإلكتروني.