الملخص التنفيذي هو أهم جزء من وثيقة العمل. إنه أول شيء يقرأه المهتمون بمراجعة مستند عملك (وأحيانًا لا يفعلون)، ومن ناحية أخرى، فهو آخر شيء تكتبه. هذه الوثيقة هي مجرد استعراض موجز لوثيقتها، مما يمنح المهتمين بمعرفة تلك الوثيقة / الوثيقة، وللمحة واحدة، فرصة للتعرف على محتوياتها ؛ ما يتوقعون قراءته وما الإجراءات التي يتوقعون اتخاذها ردًا على الملخص التنفيذي.
خطوات
أساسيات
1 افهم أن الملخص التنفيذي هو استعراض قصير لوثيقة العمل. “تصفح” و “قصير” هما المفتاح هنا. الملخص التنفيذي ليس شاملاً بأي حال من الأحوال ولن يكون بديلاً عن المستند الأصلي. يجب ألا يزيد الملخص التنفيذي عن 10٪ من المستند الأصلي ؛ اهدف إلى أن تكون بين 5٪ و 10٪ من المستند الأصلي.
- الملخص التنفيذي يختلف عن السيرة الذاتية. يعطي الملخص للقارئ نظرة عامة واتجاهًا، بينما يعطي الملخص التنفيذي للقارئ ملخصًا لما حدث. يشيع استخدام الملخص في الأوساط الأكاديمية، بينما يتم استخدام الملخصات التنفيذية بشكل أكبر للأغراض التجارية.
2 في الملخص التنفيذي، التزم ببعض الإرشادات الأسلوبية والهيكلية. توافق معظم المصادر الموثوقة التي تكتب الملخصات التنفيذية على إرشادات أسلوبية وتركيبية محددة يجب تنفيذها. تتضمن هذه التعليمات
- يجب أن تكون الفقرات قصيرة ودقيقة.
- يجب أن يكون للملخص التنفيذي معنى في حد ذاته دون أن يضطر المشاهد إلى قراءة المستند الأصلي.
- يجب كتابة ملخص التنفيذ بلغة مناسبة للجمهور المستهدف.
3 حدد المشكلة. يحتاج الملخص التنفيذي إلى تحديد المشكلة بوضوح سواء كانت إدارة سلسلة التوريد أو حملات التسويق في البلدان الأخرى. تحتاج الملخصات التنفيذية على وجه الخصوص إلى تعريفات واضحة للمشكلات لأن الوثائق التي تستند إليها هي طلبات لتقديم مقترحات وغالبًا ما يتم كتابتها من قبل أشخاص تقنيين مع القليل من الفهم للقضايا المفاهيمية. تأكد من أن المشكلة محددة بوضوح وبعبارات مفهومة.
4 قدِّم حلاً. أي مشكلة تحتاج إلى حل، ولتقديم بيان الغرض (وسبب لتمويل المشروع)، ستحتاج إلى تقديم حل يعالج المشكلة بنجاح. إذا كانت المشكلة مكتوبة بوضوح، فمن غير المرجح أن ينجح الحل.
5 استخدم الرسوم البيانية والنقاط والعناوين إذا كان هذا يجعل المستند أسهل في القراءة. الملخص التنفيذي ليس مقالًا ويجب ألا يكون نصًا طويلاً. إذا كانت الرسوم التوضيحية تجعل الملخص أسهل في الفهم ويسهل قراءته، فلا بأس بذلك.
- الرسومات. تُظهر المخططات الموضعية الطبيعة الدقيقة لمشكلة العميل، وتشرح ما يعنيه الملخص. غالبًا ما يكون تحفيز الحس البصري بنفس فعالية الحس التحليلي.
- نقاط. يمكن تقسيم القوائم الطويلة للمعلومات إلى نقاط نقطية أصغر وأسهل في القراءة.
- عناوين. تنظيم الموضوعات المجردة بالعناوين إذا لزم الأمر. يساعد هذا في توجيه القارئ أثناء استعراضه للملخص.
6 اكتب بتنسيق سلس خالٍ من المصطلحات الدخيلة. الغرابة في اللغة هي عدو الفهم وهذا أمر شائع في عالم الأعمال. يجب تجنب كلمات مثل “الواجهة” و “النفوذ” و “الكفاءات الأساسية” و “المنصة المحترقة” قدر الإمكان ؛ تجعل هذه الكلمات المعنى الحقيقي غامضًا وقد تؤدي إلى فقدان الملخص لمعناه وفائدته وتجريده من التفاصيل.
التفاصيل
1 ابدأ بالمستند الأصلي. الملخص التنفيذي هو ملخص لوثيقة أخرى، لذلك ستحتاج إلى أن تكون على دراية بالمستند الأصلي حتى تتمكن من تلخيصه في ملخص مضغوط وغني بالمعلومات. راجع المستند وابحث عن فكرته الرئيسية، سواء كان المستند الأصلي تقريرًا أو خطة عمل أو اقتراحًا أو كتيبًا أو مستندات متنوعة.
2 اكتب مراجعة موجزة. ما هو الغرض من الشركة الراعية للوثيقة أو ما هو الغرض من الوثيقة نفسها وما هو نطاقها
- مثال “Women Around the World هي منظمة غير ربحية هدفها ربط النساء من جميع البلدان لإيجاد حلول فعالة للعنف المنزلي، فضلاً عن توفير شبكة دعم للنساء اللاتي يتعرضن للعنف المنزلي. يقع مقرها الرئيسي في ألبرتا، كندا وتصل إلى النساء في 170 دولة حول العالم “. . ”
3 اجعل الملخص جذابًا. قد يكون هذا هو القسم الأكثر أهمية في الملخص بأكمله. يجب أن تخبر القارئ بأهمية وتفرد عملك في جملتين أو ثلاث. لماذا يستحق عملك اهتمام القراء المجردة وأيضاً العمل بداخله أم مبادرة الشراكة معه
- ربما روّج أحد عملائك المشهورين لمنتجك على Twitter كإعلان مجاني. ربما تكون قد وقعت للتو اتفاقية شراكة مع Google. ربما تكون قد حصلت على براءة اختراع أو ربما تكون قد أجريت أول عملية بيع كبيرة لك. قم بتضمين تلك المعلومات في الملخص التنفيذي.
- في بعض الأحيان سيفي الاقتباس الصغير أو الشهادة. يكمن سر جذب انتباه الجمهور في إظهار أن عملك ذا سمعة طيبة ولفت انتباه القارئ إلى بقية المستند.
4 تحديد المشكلة الكبيرة. أول عنصر حقيقي في الملخص التنفيذي هو مناقشة المشكلة، لذا اشرح المشكلة التي يعالجها منتجك أو خدمتك. تأكد من تحديد المشكلة “بوضوح”. لا تبدو جميع المشكلات غير المحددة مقنعة، وبغض النظر عن مدى تميز الحل الخاص بك، فلن يكون له أي معنى.
- مثال “القاهرة مزدحمة للغاية بالمرور. وبعيدًا عن منطقة المترو، فإن القاهرة لديها أسوأ حركة مرور في البلاد، وهي ليست مزعجة فقط، فالضباب الدخاني والتلوث الناتج عن ذلك يقلل من إنتاجية العمال، ويزيد من معدلات الربو، ويؤدي ببطء إلى حدوث مشاكل صحية خطيرة في المستقبل “. قد يكون عدد السيارات في الداخل أكثر من عدد الأشخاص المؤهلين للقيادة! ”
5 أرسل الحل الفريد الخاص بك. المشكلة نفسها هي الجزء السهل والجزء الصعب هو إقناع القارئ بأن لديك حلًا فريدًا لها. إذا قمت بربط هذين العنصرين، فستحصل على مقومات الفكرة ليتم تصنيفها على أنها “فكرة جيدة”.
- مثال “أدخلت إحدى الشركات نظامًا رائدًا لمراقبة حركة المرور لتقليل الوقت عن طريق تثبيت” شبكات ذكية “حاصلة على براءة اختراع في ممرات التوقف التي تحتوي على عدد السيارات في أي حارة واتجاه وفقًا لذلك. لن يضطر السائقون بعد الآن إلى الانتظار دقائق عند إشارات المرور باللون الأحمر، بينما تكون الإشارة خضراء في الاتجاه الآخر بحيث لا تمر السيارات “.
6 تحدث عن إمكانات السوق. قم بتوضيح المشكلة الكبيرة من خلال تضمين الإحصائيات المتعلقة بمجال عملك. كن حذرًا ولا تقل أن لديك سوقًا أكبر مما لديك بالفعل. حقيقة أن سوق الأدوية يتضمن 100 مليار دولار سنويًا لا تعني شيئًا إذا كانت أجهزتك الطبية ستشكل جزءًا صغيرًا فقط من السوق. اجعل ما تقوله معقولاً وواقعيًا.
7 دمج عروض البيع المتميزة. في هذا الجزء ركز على الحل الفريد الخاص بك. ما الذي يميز خدمتك أو منتجك عن المنافسين ربما ترسل خدمات الرعاية الصحية المنزلية الأطباء بالفعل إلى المنازل بدلاً من مجرد إرسال الممرضات، أو ربما تضمن زيارة في نفس اليوم، لذلك لن يضطر العميل إلى اتباع أسلوب جدولة في المستقبل. أشر في وثيقتك إلى ما تتفوق فيه.
- مثال تتمتع شركة الإضاءة بميزة إضافية وهي قدرتها على معرفة ما إذا كان أي شخص في المنزل أم لا ؛ إذا تم ترك الإضاءة مضاءة في غرفة فارغة، فسيتم إيقافها تلقائيًا وتشغيلها مرة أخرى عندما تستشعر الحركة في الغرفة. هذه الميزة توفر على العميل تحمل فواتير كهرباء عالية وتقلل من إهدار الطاقة “.
8 تحدث عن “نموذج العمل” إذا لزم الأمر. لن تتطلب بعض الملخصات التنفيذية نموذج عمل (على سبيل المثال، قد لا يكون لدى المنظمات غير الربحية والمنظمات غير الحكومية خطة عمل). إذا كان لديك نموذج عمل، فيجب أن يكون واضحًا وسهل المتابعة. في الأساس، أنت تجيب على السؤال، “كيف ستجعل الناس يأخذون بعض الأموال من محافظهم ويعطونها لك”، لذا حافظ على النموذج بسيطًا، خاصة في الملخص التنفيذي. كل ما تحتاجه هو ملخص سريع.
9 ناقش مع فريق الإدارة إذا لزم الأمر. يلعب هذا دورًا لا غنى عنه في إعداد الملخص التنفيذي للصناعة التي تعمل بها. يضع المستثمرون أو المصرفيون ثقتهم في فريقك وليس بالفكرة. من السهل الحصول على الأفكار، لكن التنفيذ ممكن فقط بوجود فريق قوي. أظهر بإيجاز خبرة فريقك ومعرفته وخصائصه الشخصية التي تجعله مؤهلاً لتنفيذ خطة العمل.
10 قدم توقعات مالية لدعم مطالباتك. تحتاج إلى تفصيل توقعاتك المالية، من الأدنى إلى الأعلى، بناءً على السوق ونموذج العمل وسجل الأداء. تكمن فائدة توقعك في أنه يوضح ببساطة كفاءتك وقدرتك على بناء توقعات مالية بناءً على مجموعة من الافتراضات الصحيحة.
- إذا كانت خطتك لمجموعة من المستثمرين، فلا تقض الكثير من الوقت في هذا الجزء، لأنهم يعرفون بالفعل أنه ليس لديك فكرة عن مقدار الأموال التي ستجنيها. عادة لا يبني المستثمرون خطة الاستثمار أو لا بناء على توقعاتك المالية، لكن المستثمرين سيقدمون توقعاتهم المالية الخاصة.
11 تساهل في طلبك. حان الوقت الآن لطلب استثمار أو قرض، اعتمادًا على الغرض من الملخص التنفيذي. يجب أن تجيب مرة أخرى على ما يلي لماذا تعتبر شركتك ذات قيمة ذكر القارئ بالمشكلة الكبيرة التي تحلها وقوتك في السوق. أخيرًا، أعد تأكيد قدرة فريقك على تنفيذ المهمة. اطلب مبلغ المال الذي تحتاجه لاتخاذ الخطوة الكبيرة التالية في عملك. لا تفصح عن كمية الأسهم التي ترغب في التنازل عنها أو معدل الفائدة الذي ترغب في دفعه. يجب أن يؤخذ هذا إلى مرحلة لاحقة خلال المفاوضات وجهاً لوجه.
12 اقرأ ملخصك. بعد كتابة الأساسيات، أعد قراءتها بعناية. يجب عليك فحص الملخص بعناية فائقة. أثناء القراءة والمراجعة، ضع في اعتبارك رد فعل القارئ على هذه الوثيقة. تأكد من شرح أي مصدر جديد وأن اللغة واضحة لأي شخص لديه خبرة جيدة في هذا المجال. أعد كتابة الأجزاء التي تحتاجها.
- أعد قراءة الملخص التنفيذي وعينيك مفتوحتين وانتبه جيدًا لما يلي
- الوضوح هل الكلمات واضحة والأفكار واضحة والخلاصة خالية من المصطلحات الدخيلة
- الأخطاء يمكن أن تكون الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم والأخطاء الإملائية شائعة ويجب تصحيحها قبل استخدام هذا المستند. يُقترح أيضًا أن يتم المراجعة اللغوية بواسطة شخص متخصص، بالإضافة إلى مراجعة الخبراء للإحصاءات والأرقام في الملخص.
- القوة هل الأفكار مثيرة للاهتمام ما هي نقاط الضعف إن وجدت
- التماسك ما الأجزاء التي لا تتلاءم معًا ما هي الأجزاء المتوافقة
- أعد قراءة الملخص التنفيذي وعينيك مفتوحتين وانتبه جيدًا لما يلي
أفكار مفيدة
- كلما كان المدير التنفيذي أكثر انشغالًا والذي سيقرأ الملخص، قل احتمال قراءته للمستند الطويل ؛ اكتب وفقًا لذلك.
- جرب قوالب المستندات المتوفرة في معظم برامج معالجة الكلمات التي يمكن أن تساعدك على البدء.
- قد تختلف الملخصات التنفيذية وفقًا لطول المستند الأصلي، ولكن بشكل عام يجب أن يكون الملخص موجزًا نسبيًا. هدفك هو وضع أكبر قدر من المعلومات في أقل عدد من الكلمات. إذا قدمت تفاصيل في الملخص، فضع أهم النقاط أولاً، مثل استنتاجاتك ونصائحك.
- يمكن استخدام نفس المجالات الأربعة المذكورة أعلاه في الملخصات التنفيذية لمجموعة من بيئات العمل.