ستوضح لك هذه المقالة كيفية المقارنة المباشرة لبيانات ملفين مختلفين من ملفات Excel. بمجرد وصولك إلى مرحلة معالجة البيانات، يمكنك استخدام ميزات “البحث” و “الأرشفة” و “المطابقة” لمساعدتك في تحليل البيانات.
خطوات
استخدام ميزة جنبًا إلى جنب في برامج Excel
1 افتح المصنفات التي تريد مقارنتها. يمكنك القيام بذلك عن طريق فتح البرنامج، ثم فتح قائمة “ملف”، واختيار “فتح”، ثم تحديد المصنفين اللذين تريد مقارنتهما من القائمة التي تظهر.
- انتقل إلى المجلد حيث تحفظ مصنفات Excel الخاصة بك، ثم حدد كل مصنف على حدة واحتفظ بالمصنفين مفتوحين.
2 انقر فوق علامة التبويب “عرض” انقر فوق علامة التبويب “عرض” الموجودة أعلى النافذة بعد فتح كلا المصنفين.
3 انقر فوق “عرض جنبًا إلى جنب”. يوجد في مجموعة خيارات النافذة في قائمة العرض وله أيقونة من ورقتين. سيؤدي القيام بذلك إلى عرض المصنفين في نافذتين رأسيتين صغيرتين.
- إذا كان لديك مصنف واحد فقط مفتوح في Excel، فقد لا يظهر هذا الزر في علامة التبويب عرض.
- سيحدد Excel المجلدين تلقائيًا ويعرضهما جنبًا إلى جنب إذا كان لديك مصنفان فقط من Excel مفتوحان في Excel.
4 انقر فوق “ترتيب الكل”. يتيح لك هذا الإعداد تغيير اتجاه المصنفين أثناء عرضهما جنبًا إلى جنب.
- يمكنك اختيار أفقي أو عمودي أو متسلسل أو مصفوفة.
5 قم بتمكين التمرير المتزامن. انقر فوق نقل متزامن (يظهر ضمن عرض جنبًا إلى جنب) بعد فتح المصنفين لتسهيل نقل الملفين معًا ومقارنة الاختلافات يدويًا.
6 حرك نافذة في مصنف لتحريك النافذتين معًا. مع تمكين الرسوم المتحركة المتزامنة، ستتمكن من نقل مصنفين في نفس الوقت ومقارنة البيانات بسهولة.
استخدم ميزة البحث
1 افتح المصنفات التي تريد مقارنتها. يمكنك القيام بذلك عن طريق فتح البرنامج، ثم فتح قائمة “ملف”، واختيار “فتح”، ثم تحديد المصنفين اللذين تريد مقارنتهما من القائمة التي تظهر.
- انتقل إلى المجلد حيث تحفظ مصنفات Excel الخاصة بك، ثم حدد كل مصنف على حدة واحتفظ بالمصنفين مفتوحين.
2 حدد الخلية التي تريد أن يختار المستخدم منها. ستظهر القائمة المنسدلة في هذه الخلية لاحقًا.
3 انقر فوق الخلية. سيؤدي هذا إلى ظهور حدود الخلية أكثر قتامة.
4 انقر فوق علامة التبويب DATA على شريط الأدوات. حدد تحقق من القائمة المنسدلة بعد النقر فوق علامة التبويب. ستظهر نافذة منبثقة.
- بمجرد تحديد علامة التبويب البيانات، سيظهر شريط أدوات البيانات في نافذة منبثقة ويعرض خيار التحقق من البيانات بدلاً من التحقق إذا كنت تستخدم إصدارًا أقدم من Excel.
5 انقر فوق خيار القائمة من قائمة السماح.
6 انقر فوق زر السهم الأحمر. يتيح لك هذا اختيار المصدر (أو العمود الأول بمعنى آخر) لتتم معالجته في القائمة المنسدلة.
7 حدد العمود الأول من القائمة واضغط مفتاح الإدخال (Enter). انقر فوق الزر “موافق” بعد ظهور نافذة التحقق من صحة البيانات. يجب أن ترى مربعًا به سهم يُظهر قائمة منسدلة بعد النقر فوق السهم.
8 حدد الخلية التي تريد عرض البيانات الأخرى فيها.
9 انقر فوق علامتي التبويب “إدراج” أو “مرجع”. يمكنك تجاوز النقر فوق علامة التبويب “إدراج” والنقر فوق علامة التبويب “الوظائف” لعرض فئة البحث والمصادر في الإصدارات القديمة من Excel.
10 انقر فوق خيار البحث والمراجع من قائمة الفئات.
11 ابحث عن خيار البحث في القائمة. سيؤدي النقر المزدوج فوق الخيار إلى إظهار مربع آخر يجب النقر فوق الزر “موافق” فيه.
12 حدد الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة كمعامل lookup_value.
13 حدد العمود الأول في القائمة كمعامل lookup_vector.
14 يَختارُ العمودَ الثانيَ مِنْ القائمةِ ك a lookup_result مُعطى.
15 اختر عنصرًا من القائمة المنسدلة. يجب أن تتغير البيانات على الفور.
استخدام مقارنة XL
1 افتح مستعرض ويب وانتقل إلى موقع الويب. سيؤدي هذا إلى فتح موقع XL Comparator على الويب، حيث يمكنك تحميل مصنفين Excel للمقارنة بينهما.
2 انقر فوق “اختيار ملف”. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة حيث يمكنك تصفح الجهاز لتحديد المستندات التي تريد مقارنتها. تأكد من تحديد ملف في كل حقل.
3 انقر فوق “التالي”> للمتابعة. يجب أن تظهر رسالة منبثقة أعلى الصفحة تخبرك أن عملية التنزيل قد بدأت بمجرد النقر فوق الخيار، ويجب عليك النقر فوق الخيار “موافق” لإغلاق الرسالة.
4 حدد الأعمدة التي تريد حذفها. أدخل ملفًا في القائمة المنسدلة للعمود المحدد أسفل كل ملف. انقر فوق القائمة المنسدلة لكل ملف لتحديد العمود الذي تريد تمييزه للمقارنة.
- ستكون أسماء الأعمدة مرئية عند النقر فوق القائمة المنسدلة.
5 حدد محتويات ملف الإخراج. هناك أربعة خيارات مع البالونات بجانبها، وستحتاج إلى تحديد أحدها كدليل تنسيق في المستند الناتج.
6 حدد الخيارات التي تسهل مقارنة الأعمدة. سيظهر شرطان جديدان لمقارنة المستندات في الخلية الموجودة أسفل قائمة المقارنة تجاهل الحالة وتجاهل “المسافات” قبل القيم وبعدها. تحقق من كلا الخيارين قبل المتابعة.
7 انقر فوق “التالي”> للمتابعة. سينقلك هذا إلى صفحة التنزيل للمستند الناتج.
8 قم بتنزيل مستند المقارنة. بمجرد تحميل المصنفات الخاصة بك وتعيين المعلمات، ستحصل على ملف قابل للتنزيل يعرض مقارنة بين بيانات الملفين، ويمكنك النقر فوق النص المسطر انقر هنا في مربع مقارنة تنزيل الملف.
- انقر فوق مقارنة جديدة في الركن الأيمن السفلي من الصفحة لإعادة تحميل الملف.
الوصول إلى ملف اكسل من خلية مباشرة
1 حدد اسم المصنف وأسماء جداول البيانات.
- سنستخدم في هذه المقالة ثلاثة مصنفات بالأسماء التالية
C \ Compare \ Book1.xls (يحتوي على جدول بيانات يسمى “مبيعات 1999”).
C \ Compare \ Book2.xls (يحتوي على جدول بيانات باسم “Sales 2000”).
- يحتوي كلا المصنفين على اسم المنتج في العمود الأول “أ” والكمية المباعة سنويًا في العمود الثاني “ب”. يحتوي الصف الأول على اسم العمود.
- سنستخدم في هذه المقالة ثلاثة مصنفات بالأسماء التالية
2 قم بإنشاء مصنف مقارنة. سننشئ مصنف Book3.xls للمقارنة وإنشاء عمود بالمنتجات وآخر بالفرق بين هذه المنتجات حسب السنوات.
C \ Compare \ Book3.xls (يحتوي على جدول بيانات يسمى “قارن”).
3 أدخل عنوان العمود. افتح المصنف “Book3.xls” وانتقل إلى الخلية “A1” واكتب
- = ‘C \ قارن \[Book1.xls]مبيعات 1999 ‘! أ 1
- غيّر “C \ Compare \” إلى المسار الصحيح إذا كنت تستخدم موقعًا مختلفًا لتخزين الملفات، وقم بتغيير “Book1.xls” إلى شيء آخر إذا كنت تستخدم اسم ملف مختلف. أعد تسمية جدول البيانات “Sales 1999” باسم جدول البيانات إذا كنت تستخدم جدول بيانات مختلفًا. احرص على عدم ترك الملف الذي تشير إليه (Book1.xls) مفتوحًا، حيث يمكن لبرنامج Excel تغيير المرجع الذي تضيفه إذا كان مفتوحًا، مما ينتج عنه خلية تحتوي على نفس محتوى الخلية التي تشير إليها.
4 اسحب الخلية “A1” لعرض كافة المنتجات. أمسك الخلية بالمربع الموجود أسفل اليمين واسحبها لنسخ جميع الأسماء.
اختر اسمًا للعمود الثاني. سنقوم بتسمية العمود “الفرق” في الخلية “B1” في هذه الحالة.
6 تحديد الفرق في كل منتج على سبيل المثال. اكتب ما يلي في الخلية “B2” في هذه الحالة
- = ‘C \ قارن \[Book2.xls]مبيعات 2000 ‘! B2-‘C \ قارن \[Book1.xls]مبيعات 1999 ‘! B2
- يمكنك إجراء أي عملية عادية في Excel على الخلية التي تشير إليها من الملف الذي تشير إليه.
7 اسحب مربع الزاوية السفلية للحصول على جميع الاختلافات كما فعلت من قبل.
أفكار مفيدة
- تذكر أن تترك الملفات التي تستخدمها كمراجع مغلقة. قد يؤدي تركها مفتوحة إلى قيام Excel بتخطي ما تكتبه في الخلية، مما يجعل من المستحيل الوصول إلى الملف لاحقًا (ما لم يكن مفتوحًا).